Chậm truyền dữ liệu hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần làm gì?

Việc dữ liệu hóa đơn điện tử không được truyền kịp thời đến cơ quan thuế do sự cố kỹ thuật không đồng nghĩa hộ kinh doanh sẽ bị xử phạt, song cũng không thể mặc nhiên lấy lý do lỗi hệ thống để miễn trách nhiệm.

Đây là lưu ý được bà Nguyễn Thị Thu Hà, chuyên viên chính thuộc Ban Chính sách, thuế quốc tế (Cục Thuế, Bộ Tài chính), chia sẻ khi giải đáp băn khoăn của hộ kinh doanh về tình huống đã lập hóa đơn điện tử đúng quy định nhưng dữ liệu chưa được truyền đến cơ quan thuế do mất kết nối hoặc sự cố kỹ thuật.

Theo bà Hà, khi phát sinh tình trạng chậm hoặc không truyền được dữ liệu hóa đơn điện tử, điều quan trọng trước tiên là xác định nguyên nhân của sự cố theo quy định tại Điều 14, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.

Trường hợp hệ thống tiếp nhận dữ liệu của cơ quan thuế gặp sự cố, cơ quan thuế sẽ công khai thông tin trên các phương tiện thông tin và website của ngành thuế. Khi đó, việc chậm truyền dữ liệu sẽ được xác định là không thuộc lỗi của người bán.

Nếu sự cố phát sinh từ đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, đơn vị này có trách nhiệm phối hợp với khách hàng và cơ quan thuế để xác định nguyên nhân, đồng thời xử lý sự cố nhằm bảo đảm dữ liệu được truyền đầy đủ theo quy định.

Đối với các trường hợp phát sinh do nguyên nhân khách quan hoặc bất khả kháng, cơ quan có thẩm quyền cũng sẽ xem xét để xác định trách nhiệm trên cơ sở nguyên nhân thực tế.

Tuy nhiên, bà Hà nhấn mạnh, người bán không thể mặc nhiên cho rằng chỉ cần viện dẫn lý do lỗi hệ thống thì sẽ không bị xử phạt. Việc xem xét trách nhiệm luôn dựa trên nguyên nhân cụ thể của sự cố và trách nhiệm của từng bên liên quan.

Để bảo vệ quyền lợi của mình, đại diện Cục Thuế khuyến nghị hộ kinh doanh chủ động lưu giữ đầy đủ các tài liệu chứng minh nguyên nhân khách quan của sự cố.

Các tài liệu này có thể gồm tin nhắn hoặc thông báo từ đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, ảnh chụp màn hình hiển thị lỗi khi truyền dữ liệu, thông báo từ hệ thống của cơ quan thuế cùng các bằng chứng liên quan khác.

Theo bà Hà, những tài liệu này sẽ là căn cứ quan trọng để cơ quan quản lý xem xét trách nhiệm khi xảy ra tình trạng chậm truyền dữ liệu, đồng thời giúp người bán chứng minh sự cố không xuất phát từ lỗi chủ quan của mình.