Chiến thuật 'làm mát' căng thẳng trong cuộc họp hội đồng quản trị

Việc tổ chức một bộ máy có HĐQT hoạt động hiệu quả, đi đúng mục tiêu là đề tài được bàn luận và chia sẻ tại nhiều thời điểm và nhiều quốc gia. Tiêu chí lựa chọn, đào tạo kỹ năng cho các thành viên HĐQT cũng như việc xây dựng cơ cấu, mô hình và xu hướng hoạt động mới vẫn là những câu hỏi thiếu lời giải đáp thích đáng đối với mỗi doanh nghiệp.

Đánh giá về những khó khăn và thách thức đối với một HĐQT, ông Alan Hepburn, nhà quản trị tại Công ty Tư vấn kiến trúc HĐQT (ABA) cho rằng “những vấn đề này thường giống nhau ở tất cả mọi nơi trên thế giới”.

“Mọi người thường bắt đầu bằng cách truyền thống và khi doanh nhân làm cho doanh nghiệp thành công hơn, họ lựa chọn và thuê người nhà, bạn bè vào vị trí tại HĐQT”, ông Alan Hepburn chia sẻ với TheLEADER bên lề hội thảo “Xây dựng và triển khai hoạt động HĐQT hiệu quả: Vai trò của Chủ tịch và kế hoạch kế nhiệm”.

Ông Alan Hepburn nhận định rằng, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước nhiều cơ hội hơn bao giờ hết giữa bối cảnh nền kinh tế tăng trưởng mạnh mẽ cùng dòng vốn đầu tư nước ngoài chảy vào.

“Hãy nghĩ về cách vận hành thành viên HĐQT như một công cụ để nâng cao việc kinh doanh và tận dụng những cơ hội to lớn như hiện nay. Việc sử dụng những người có kinh nghiệm hơn và thậm chí quốc tế hơn sẽ tạo ra những ý tưởng mới, giúp doanh nghiệp có nhiều thị phần hơn cũng như phát triển nhanh hơn”.

Với kinh nghiệm xây dựng và điều hành ban cố vấn cho các công ty tư nhân và đại chúng trên khắp châu Á, ông Alan Hepburn lưu ý rằng một HĐQT cần có sự đa dạng, “không chỉ là đa dạng về con người mà còn là đa dạng về ý tưởng, từ đó tạo ra nhiều thảo luận dẫn tới quyết định sáng suốt hơn”.

“Nếu tất cả mọi người đều có cùng ý tưởng và cùng kinh nghiệm, những ý tưởng mới sẽ không nảy nở hoặc sẽ không hấp dẫn”, ông nhấn mạnh.

Chia sẻ cùng quan điểm, tại hội thảo, nhà sáng lập kiêm quản trị ABA Bob Arciniaga cho rằng hiện nay rất nhiều doanh nghiệp không xem HĐQT là một nguồn lực hỗ trợ mà là một cơ chế báo cáo.

Trong khi đó, các thành viên HĐQT hoàn toàn có thể đóng góp các thông tin đầu vào, giúp ban điều hành tư duy khác đi về những phương án, mô hình kinh doanh, cách thức vận hành doanh nghiệp để có được nhiều thành công hơn.

Tuy vậy, dung hòa mối quan hệ này không phải là điều dễ dàng bởi trên thực tế, sự đóng góp ý kiến từ nhiều người có khả năng dẫn tới va chạm và đình trệ.

Theo ông Bob Arciniaga, doanh nghiệp có thể sử dụng một số chiến thuật để tận dụng tốt hơn cũng như gia tăng hiệu quả HĐQT.

Thứ nhất, nghệ thuật kể chuyện – kể cho người nghe những câu chuyện.

“Ví dụ thương vụ mua lại một công ty khác được tiến hành theo cơ chế nào đó. Một thành viên HĐQT có thể nhìn ra những sai sót trong cách xử lý và những câu hỏi như “vì sao lại chọn hướng đó, cách đó sẽ không có hiệu quả, chúng ta phải làm theo cách khác” sẽ khiến người nghe xù lông nhím và rơi vào trạng thái phòng vệ”, ông Bob Arciniaga giải thích.

Đây được xem là diễn biến tâm lý khá bình thường và nếu những câu hỏi trên được thay đổi, mọi thứ sẽ chuyển biến rất khác. Thay vì áp đặt lên người nghe, việc chia sẻ kinh nghiệm được đánh giá mang lại hiệu quả cao hơn.

“Nếu người ta nói với tôi: “Tôi nhớ lại lần tôi mua một công ty khác theo cách anh làm bây giờ và tôi muốn kể cho anh câu chuyện lúc đó mọi sự diễn ra tệ như thế nào”, tôi sẽ quyết định xem có nên làm mọi thứ như cách thức cũ không khi từng có kết quả tệ như vậy”.

Đơn giản chỉ là chia sẻ kinh nghiệm nhưng sự thay đổi này sẽ giúp người nghe tập trung hoàn toàn vào ý tưởng được đưa ra thay vì thái độ phòng vệ trước đó.

Thứ hai, chiến thuật lửa trại – mang mọi người đến gần nhau hơn.

“Nếu bạn là Chủ tịch HĐQT, hãy hình dung cả phòng họp là một lửa trại và tất cả mọi người tham gia buổi họp là một đại gia đình, bạn bè cùng cắm trại”, nhà sáng lập kiêm quản trị ABA mô tả.

Cách thức này giúp các câu chuyện được đưa ra mang theo kinh nghiệm, ý kiến, nêu bật những vấn đề và khó khăn. Đây được xem là con đường tốt để đạt được sự cởi mở và minh bạch, xây dựng và nâng cao sự tin cậy giữa mọi người, từ đó thúc đẩy trao đổi và đưa ra ý kiến.

Thứ ba, câu hỏi quyền năng – tạo ra những tấm gương phản chiếu. Việc đặt câu hỏi là cách hiệu quả nhất để chất vấn và không đồng ý với lãnh đạo cấp cao.

Những câu hỏi được đặt ra “phải là những câu hỏi mở, làm giảm đi cảm giác e ngại, chống chế, phòng thủ của người bị hỏi, gợi mở nhiều khả năng trả lời và tạo dựng niềm tin, sự tin cậy từ phía người được hỏi như ban điều hành hay tổng giám đốc”, ông Bob Arciniaga lưu ý.

Bên cạnh đó, những câu hỏi cần được đưa ra một cách khéo léo, hướng đến mục đích chia sẻ thông tin thay vì thách thức.

Nhìn chung, những câu hỏi và câu chuyện sẽ giúp tạo dựng niềm tin, thúc đẩy sự thông cảm, gia tăng thảo luận về các vấn đề khó khăn. Việc hạn chế giải thích sẽ tiết kiệm thời gian cuộc họp, dành nhiều không gian hơn cho việc tranh luận và tạo ra ý tưởng.