Hộ kinh doanh cần lưu ý gì về hóa đơn điện tử từ 1/7/2026?

Từ ngày 1/7/2026, Luật Quản lý thuế cùng Nghị định số 254/2026/NĐ CP và Thông tư số 91/2026/TT BTC chính thức có hiệu lực, bổ sung nhiều quy định mới về hóa đơn, chứng từ điện tử.

Những thay đổi này tác động trực tiếp đến hộ và cá nhân kinh doanh, đặc biệt là nhóm bán hàng đa kênh khi doanh thu được xác định trên toàn bộ hoạt động kinh doanh thay vì từng cửa hàng hay từng gian hàng riêng lẻ.

Theo bà Nguyễn Thị Thanh Hằng, Trưởng ban Chính sách về hóa đơn điện tử, một trong những thay đổi quan trọng nhất là xác định rõ đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Chia sẻ trong sự kiện "Những quy định quan trọng khi triển khai chính sách thuế mới - thuế và hóa đơn điện tử trong thương mại điện tử và bán hàng đa kênh", bà Hằng cho biết, hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng một năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Chính sách mới cũng tiếp tục khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo định hướng của Nghị quyết 68. Trên thực tế, từ năm 2025, một số hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng một năm trở lên và bán trực tiếp cho người tiêu dùng đã áp dụng hình thức này. Các quy định mới mở rộng và hoàn thiện khung pháp lý nhằm thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử đồng bộ hơn.

Đối với các hộ mới thành lập hoặc các hộ có doanh thu năm trước dưới ngưỡng quy định nhưng doanh thu phát sinh trong năm đạt từ 1 tỷ đồng trở lên, thời hạn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế đạt ngưỡng.

Đáng chú ý, doanh thu dùng để xác định nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử được tính trên tổng doanh thu của người nộp thuế ở tất cả các kênh bán hàng. Điều này đồng nghĩa với việc hộ kinh doanh bán trên nhiều sàn thương mại điện tử, mạng xã hội hoặc kết hợp cửa hàng truyền thống sẽ phải cộng gộp doanh thu để xác định nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử.

Ngay cả khi chưa thuộc diện bắt buộc, hộ kinh doanh vẫn có thể chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu có nhu cầu.

Quy định mới cũng mở rộng phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán tài sản thuộc diện đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng. Trường hợp này vẫn phải lập hóa đơn điện tử dù doanh thu chưa đạt ngưỡng 1 tỷ đồng một năm.

Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định một số trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử, bao gồm hoạt động thuộc diện lập bảng kê thu mua theo quy định của pháp luật thuế, thu nhập từ cho thuê bất động sản, thu nhập từ cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc nội dung số cho tổ chức và cá nhân nước ngoài, cùng hoạt động đại lý xổ số, bảo hiểm hoặc bán hàng đa cấp khi doanh nghiệp đã thực hiện kê khai, khấu trừ và nộp thuế thay.

Đối với các hộ đang bán trực tiếp cho người tiêu dùng và đã sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, bảo đảm lập hóa đơn đầy đủ và truyền dữ liệu cho cơ quan thuế, quy định mới cho phép tiếp tục sử dụng giải pháp hiện có. Người bán được lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh, miễn đáp ứng đầy đủ yêu cầu về lập hóa đơn và tránh phát sinh hóa đơn trùng lặp.

Một điểm mới đáng chú ý khác là cơ chế ủy nhiệm lập hóa đơn. Theo Thông tư số 91, hộ kinh doanh được phép ủy nhiệm cho tổ chức kinh tế, trong đó có sàn thương mại điện tử, lập hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, việc sàn thương mại điện tử thực hiện khấu trừ, kê khai hoặc nộp thuế thay không đồng nghĩa với việc được tự động lập hóa đơn thay cho người bán. Việc lập hóa đơn chỉ được thực hiện trên cơ sở ủy nhiệm hợp pháp và phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

Để hỗ trợ việc lập hóa đơn, người bán có quyền yêu cầu đơn vị vận hành sàn thương mại điện tử cung cấp thông tin về người mua, giao dịch, thời điểm giao hàng và trạng thái đơn hàng. Việc kết nối dữ liệu giữa đơn hàng, thanh toán, giao hàng và hóa đơn được kỳ vọng sẽ giúp nâng cao tính chính xác trong kê khai thuế.

Quy định mới cũng bổ sung hướng dẫn chi tiết về thông tin người mua trên hóa đơn. Nếu bên mua là tổ chức hoặc cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì hóa đơn phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ và mã số thuế. Trường hợp người mua là cá nhân có cung cấp thông tin thì ghi theo thông tin được cung cấp. Nếu người mua không cung cấp thông tin thì hóa đơn ghi "bán cho người tiêu dùng". Những hóa đơn này sẽ không được sử dụng làm căn cứ hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế của bên mua.

Một nội dung mới khác là khuyến khích thể hiện nhóm ngành hàng trên hóa đơn bán hàng theo định dạng dữ liệu XML gửi cơ quan thuế, kể cả đối với hàng hóa không chịu thuế. Quy định này có ý nghĩa đối với các hộ kinh doanh nhiều nhóm hàng vì doanh thu của từng nhóm sẽ là căn cứ xác định nghĩa vụ thuế theo từng mức thuế suất.

Về thời điểm lập hóa đơn, nếu giao dịch phát sinh vào ban đêm và người bán chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động thì được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, dữ liệu phải được chuyển cho cơ quan thuế vào cuối ngày. Trong trường hợp phát sinh sự cố khách quan, người bán phải lập và gửi hóa đơn trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ khi khắc phục xong sự cố, đồng thời lưu giữ hồ sơ chứng minh nguyên nhân.

Quy định mới cũng đơn giản hóa việc xử lý hóa đơn có sai sót. Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền hoặc thuế suất thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn. Đối với giao dịch qua sàn thương mại điện tử, người bán cũng không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận với người mua trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.