Hộ kinh doanh thu trên 3 tỷ đồng tránh 'đội thuế' thế nào?

Một hộ kinh doanh quần áo có doanh thu toàn hệ thống cửa hàng trên 3 tỷ đồng/năm bày tỏ sự lúng túng về việc xác định chi phí hợp lệ.

Chủ hộ kinh doanh này mong muốn làm rõ các danh mục chi phí được khấu trừ và những quy định bắt buộc về phương thức thanh toán để đảm bảo tính pháp lý khi kê khai thuế.

Theo bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn thuế Việt Nam, khi doanh thu vượt ngưỡng 3 tỷ đồng mỗi năm, nhiều hộ kinh doanh không còn áp dụng hình thức thuế khoán mà phải chuyển sang kê khai theo thu nhập thực tế. Điều này đồng nghĩa với việc thuế không còn tính trên doanh thu, mà dựa trên phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí hợp lệ.

Bà Cúc nhấn mạnh, nguyên tắc cốt lõi là lấy doanh thu trừ chi phí, phần còn lại chính là thu nhập chịu thuế.

Vấn đề không nằm ở cách tính, mà nằm ở việc hộ kinh doanh có đủ điều kiện để ghi nhận chi phí hay không.

Những khoản chi phí nào được trừ khi tính thuế

Đối với hộ kinh doanh bán lẻ như quần áo, các khoản chi phí hợp lệ bao gồm giá vốn hàng hóa mua vào và các chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh.

Cụ thể, chi phí có thể bao gồm tiền nhập hàng, chi phí thuê mặt bằng, mua sắm kệ trưng bày, vật tư, tiền lương nhân viên bán hàng, chi phí quảng cáo và các khoản chi vận hành khác.

Tuy nhiên, không phải cứ phát sinh chi phí là được trừ. Điều kiện quan trọng là các khoản này phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Trong một số trường hợp như mua hàng nông lâm thủy sản, hộ kinh doanh cần có bảng kê theo quy định để thay thế hóa đơn đầu vào.

Một điểm mới đáng chú ý là các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt nếu muốn được tính vào chi phí hợp lệ.

Quy định này áp dụng cho hầu hết các loại hàng hóa, bao gồm cả nông lâm thủy sản. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, khoản chi đó có thể bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra.

Điều này buộc hộ kinh doanh phải thay đổi thói quen giao dịch, chuyển sang chuyển khoản hoặc các hình thức thanh toán điện tử để đảm bảo tính hợp lệ.

Sau khi xác định được thu nhập chịu thuế, theo bà Cúc, số thuế phải nộp được tính bằng cách nhân với thuế suất 15%.

Bà Cúc lưu ý, cần hiểu rõ rằng mức 15% này áp dụng trên lợi nhuận, không phải trên tổng doanh thu.

Đây cũng là điểm dễ gây nhầm lẫn. Nhiều hộ kinh doanh cho rằng thuế được tính trực tiếp trên tiền bán hàng, dẫn đến tâm lý lo ngại khi chuyển sang kê khai. Trên thực tế, nếu chi phí được ghi nhận đầy đủ, số thuế phải nộp có thể thấp hơn đáng kể.

Đồng thời, người nộp thuế có trách nhiệm thông báo cho cơ quan thuế tất cả các số tài khoản ngân hàng và ví điện tử được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nếu không duy trì được hệ thống hóa đơn chứng từ đầy đủ hoặc vi phạm quy định về thanh toán, cơ quan thuế sẽ loại bỏ các khoản chi này, khiến thu nhập tính thuế bị đẩy lên cao và người kinh doanh sẽ phải chịu thiệt thòi về mặt tài chính.

Như vậy, rủi ro lớn nhất với hộ kinh doanh không nằm ở thuế suất, mà ở việc không chứng minh được chi phí.

Nếu hàng hóa mua vào không có hóa đơn, hoặc chi phí thuê nhân công, vận hành không có chứng từ hợp lệ, cơ quan thuế có thể loại bỏ các khoản này khi tính thu nhập chịu thuế.

Khi đó, phần lợi nhuận bị “đẩy lên” cao hơn thực tế, kéo theo số thuế phải nộp tăng lên. Nói cách khác, càng thiếu minh bạch, số thuế thực tế càng có nguy cơ cao hơn, dù thuế suất không thay đổi.