Hướng dẫn đăng ký, kê khai thuế cho hộ kinh doanh (phần 2)

Để thuận tiện trong quá trình quản lý và thực hiện nghĩa vụ thuế, pháp luật đã phân loại hộ kinh doanh theo quy mô doanh thu trong một năm, từ đó quy định về cách khai thuế, chế độ sổ sách kế toán và việc sử dụng hóa đơn tương ứng.

Theo đó hộ kinh doanh cần đối chiếu quy mô doanh thu của mình vào một trong ba nhóm: doanh thu từ 500 triệu đồng trở xuống, doanh thu trên 500 triệu đồng đến 3 tỷ đồng, doanh thu trên 3 tỷ đồng.

Với mỗi nhóm doanh thu, nghĩa vụ thuế, cách kê khai và chế độ sổ sách kế toán sử dụng hóa đơn sẽ có những quy định khác nhau.

Doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống

Hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống không phải nộp thuế giá trị gia tăng và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn cần theo dõi doanh thu và thực hiện thông báo doanh thu cho cơ quan thuế.

Cụ thể có 3 trường hợp cần lưu ý.

Thứ nhất, đối với hộ kinh doanh đang hoạt động ổn định, mỗi năm chỉ cần thông báo doanh thu một lần bằng mẫu số 01/TKN-CNKD chậm nhất vào ngày 31/1 của năm sau.

Thứ hai, đối với hộ mới bắt đầu kinh doanh, phải thông báo doanh thu 6 tháng đầu năm chậm nhất vào ngày 31/7 và doanh thu 6 tháng cuối năm chậm nhất vào ngày 31/1 của năm tiếp theo.

Về sổ sách kế toán, nhóm này chỉ cần ghi chép một sổ duy nhất là Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ mẫu số S1a-HKD. Khi ghi sổ, cần lưu ý: cột ngày tháng ghi ngày thực tế thực hiện ghi sổ; cột diễn giải ghi tóm tắt nội dung khoản doanh thu phát sinh.

Thứ ba, nếu trong năm doanh thu lũy kế vượt 500 triệu đồng thì ngay trong quý phát sinh vượt ngưỡng, hộ kinh doanh phải chuyển sang kê khai nộp thuế theo nhóm doanh thu trên 500 triệu đến 3 tỷ đồng, đồng thời chuyển sang sử dụng sổ kế toán mẫu số S2a-HKD theo quy định.

Doanh thu trên 500 triệu đến 3 tỷ đồng mỗi năm

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng đến 3 tỷ đồng mỗi năm phải thực hiện nghĩa vụ thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân.

Thuế giá trị gia tăng được tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, tùy theo từng ngành nghề kinh doanh.

Đối với thuế thu nhập cá nhân, hộ kinh doanh được lựa chọn một trong hai phương pháp tính thuế:

Một là tính thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Theo cách này, thuế thu nhập cá nhân được xác định bằng: Doanh thu trừ 500 triệu đồng giảm trừ, sau đó nhân với tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân theo quy định. Trường hợp áp dụng phương pháp này, hộ kinh doanh ghi chép sổ kế toán theo mẫu số S2a-HKD.

Hai là tính thuế theo thu nhập tính thuế nhân với thuế suất. Theo phương pháp này, thu nhập tính thuế được xác định bằng: Doanh thu trừ chi phí hợp lý. Phần thu nhập còn lại sẽ nhân với thuế suất 15% để xác định số thuế phải nộp. Khi lựa chọn phương pháp này, hộ kinh doanh phải áp dụng ổn định trong ít nhất 2 năm, đồng thời phải thực hiện đầy đủ hệ thống sổ kế toán giống như nhóm doanh thu trên 3 tỷ đồng.

Về kê khai thuế, hộ kinh doanh trong nhóm này thực hiện kê khai theo quý, bằng tờ khai thuế mẫu 01/CNKD, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.

Về hóa đơn, hộ kinh doanh được khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đặc biệt, trường hợp doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên trong năm, hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Trường hợp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hệ thống sẽ hỗ trợ tổng hợp dữ liệu để tạo lập tờ khai thuế. Hộ kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra lại thông tin trước khi nộp.

Ngoài ra cần lưu ý, nếu đến cuối năm xác định doanh thu thực tế vượt 3 tỷ đồng thì từ năm tiếp theo, hộ kinh doanh phải chuyển sang áp dụng phương pháp tính thuế theo thu nhập tính thuế, tức là chuyển sang chế độ áp dụng đối với nhóm doanh thu trên 3 tỷ đồng.

Doanh thu hộ kinh doanh trên 3 tỷ đồng mỗi năm

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng mỗi năm thuộc nhóm hộ kinh doanh có quy mô lớn. Thuế giá trị gia tăng được tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, tùy theo từng ngành nghề kinh doanh.

Tuy nhiên đối với thuế thu nhập cá nhân, nhóm này không được áp dụng phương pháp tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Thay vào đó, bắt buộc phải tính thuế theo phương pháp thu nhập tính thuế nhân với thuế suất.

Cụ thể, thu nhập tính thuế được xác định bằng: doanh thu trừ chi phí hợp lý. Phần thu nhập còn lại sẽ nhân với thuế suất 15% để xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp.

Theo quy định hiện hành, doanh thu từ 3 tỷ đến 50 tỷ đồng áp dụng thuế suất 17%; doanh thu trên 50 tỷ đồng áp dụng thuế suất 20%.

Về kê khai thuế, hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ - 50 tỷ đồng thực hiện kê khai theo quý. Hộ kinh doanh có doanh thu trên 50 tỷ đồng thực hiện kê khai theo tháng. Riêng đối với kỳ kê khai đầu tiên của năm 2026, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của tháng 1, tháng 2 và tháng 3/2026 được gia hạn đến ngày 20/4/2026.

Trong năm, khi thực hiện kê khai, hộ kinh doanh tạm nộp thuế thu nhập cá nhân theo từng kỳ kê khai trên tờ khai mẫu 01/CNKD.

Số thuế thu nhập cá nhân tạm nộp trong kỳ được xác định bằng thuế suất nhân với doanh thu tính thuế của kỳ kê khai.

Đến cuối năm, hộ kinh doanh phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, xác định lại số thuế phải nộp theo doanh thu thực tế trừ chi phí hợp lý. Số thuế đã tạm nộp trong năm được đối trừ khi quyết toán thuế.

Về sổ sách kế toán, nhóm này phải thực hiện đầy đủ hệ thống 4 sổ kế toán bao gồm: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu số S2b HKD), sổ chi tiết doanh thu và chi phí (mẫu số S2c- HKD), sổ theo dõi vật liệu, hàng hóa (mẫu S2d-HKD), và sổ theo dõi thu chi tiền (mẫu số S2e HKD).

Việc ghi chép đầy đủ các sổ kế toán này nhằm xác định chính xác doanh thu, chi phí và thu nhập tính thuế của hộ kinh doanh. Ngoài ra nhóm doanh thu trên 3 tỷ đồng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.