Kết nối những ‘ốc đảo’ trong logistics

Từ số hóa từng phần đến nền tảng dùng chung

Chuyển đổi số không còn là câu chuyện của tương lai đối với doanh nghiệp logistics. Từ cảng biển, vận tải quốc tế đến khai báo hải quan, thanh toán hay quản lý chứng từ, công nghệ ngày càng hiện diện sâu hơn trong hoạt động của ngành. Tuy nhiên, tốc độ chuyển đổi giữa các doanh nghiệp vẫn có sự chênh lệch đáng kể.

Việt Nam hiện có hơn 34.000 doanh nghiệp logistics, đóng góp khoảng 4,5 - 5% GDP, trong khi chi phí logistics vẫn ở mức khoảng 16% GDP. Trong chiến lược phát triển giai đoạn 2025 - 2035, chuyển đổi số được xác định là một trong những hướng quan trọng nhằm nâng năng suất và đưa chi phí logistics xuống khoảng 12 - 15% GDP.

Chuyển đổi số vì thế cần vượt ra khỏi phạm vi từng doanh nghiệp, hướng tới kết nối và trao đổi dữ liệu trong toàn chuỗi logistics.

Tham gia thảo luận tại Hội nghị Quản trị pháp lý doanh nghiệp TP.HCM 2026 - Lĩnh vực Logistics, ông Ngô Khắc Lễ, Trọng tài viên Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC), Hòa giải viên Trung tâm Hòa giải Việt Nam (VMC), nhận định quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp logistics trong nước hiện vẫn đan xen giữa phương thức truyền thống và số hóa, hay còn gọi là “số trong - giấy ngoài”.

Thực tế này xuất phát từ nhiều nguyên nhân, từ quy định pháp luật, cách thức xử lý của các cơ quan liên quan đến tâm lý chưa yên tâm khi bỏ hoàn toàn chứng từ giấy hay việc hệ thống giữa các đối tác chưa đồng bộ.

Theo ông Nguyễn Duy Hưng, Phó chủ tịch thường trực Hiệp hội Logistics Đồng Nai, đây có thể xem là một "mô hình lai" trong quá trình chuyển đổi số, khi một số công đoạn đã được đưa lên môi trường số nhưng những khâu khác vẫn sử dụng giấy tờ hoặc xử lý thủ công.

Tuy nhiên, mô hình lai chỉ nên được xem là bước chuyển tiếp. Nếu tình trạng số hóa từng phần kéo dài, dữ liệu tiếp tục phân tán giữa nhiều hệ thống và các quy trình thiếu liên thông, doanh nghiệp khó khai thác đầy đủ giá trị của chuyển đổi số.

Ông Hưng cho rằng nếu mỗi doanh nghiệp xây dựng một hệ thống riêng nhưng dữ liệu chung không thể kết nối, chuyển đổi số có nguy cơ tạo ra những "ốc đảo" công nghệ.

Để hình dung về yêu cầu kết nối này, ông ví hạ tầng công nghệ thông tin như một tuyến cao tốc. Nếu nhu cầu trong tương lai tương đương sáu hay tám làn xe nhưng năng lực hạ tầng chỉ dừng ở hai hoặc bốn làn, tình trạng quá tải và nghẽn sẽ sớm xuất hiện.

Vì thế, hạ tầng số cần được chuẩn bị với khả năng đáp ứng nhu cầu trong tương lai, thay vì chỉ giải quyết những yêu cầu trước mắt.

Một hướng đi được Hiệp hội Logistics Đồng Nai tính đến là xây dựng hạ tầng công nghệ dùng chung, qua đó hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ và vừa kết nối, trao đổi thông tin mà không phải tự đầu tư toàn bộ hệ thống riêng.

Giá trị của hạ tầng này không chỉ nằm ở việc giảm gánh nặng đầu tư công nghệ. Quan trọng hơn, nó có thể đưa các doanh nghiệp nhỏ vào dòng dữ liệu chung của chuỗi logistics, qua đó từng bước thu hẹp khoảng cách số giữa các doanh nghiệp có quy mô và nguồn lực khác nhau.

Để dữ liệu đi cùng dòng hàng hóa

Một chuỗi logistics có thể đã số hóa ở nhiều khâu nhưng chỉ cần một chứng từ quan trọng vẫn phụ thuộc vào bản giấy, dòng dữ liệu vẫn có thể bị ngắt quãng. Vận đơn là một trường hợp điển hình.

Chia sẻ cùng phóng viên, Luật sư Đặng Việt Anh, Công ty Luật TNHH ANHISA cho biết trong phương thức truyền thống, bộ vận đơn gốc được luân chuyển giữa các bên liên quan và có thể đi qua hệ thống ngân hàng trước khi hàng hóa được giao cho người nhận.

Khác với một hồ sơ thông thường, vận đơn không chỉ chứa thông tin về lô hàng mà còn có thể gắn với quyền nhận hàng. Vì vậy, việc chuyển giao chứng từ không đơn thuần là chuyển thông tin từ bên này sang bên khác mà còn liên quan đến quyền đối với lô hàng có giá trị lớn.

Ở phương thức truyền thống, việc luân chuyển vận đơn giấy có thể phát sinh rủi ro thất lạc, chậm trễ hoặc giả mạo. Theo ông Việt Anh, thực tế đã xuất hiện những tranh chấp phức tạp liên quan đến việc sử dụng vận đơn giả để nhận hàng, kéo theo trách nhiệm của nhiều chủ thể tại các quốc gia khác nhau.

Số hóa vận đơn vì vậy không đơn thuần là thay bản giấy bằng bản điện tử. Điều quan trọng là phải bảo đảm chứng từ có thể được xác thực, biết được đang thuộc quyền kiểm soát của ai và đã được chuyển qua những bên nào. Công nghệ như blockchain có thể hỗ trợ quá trình này, qua đó giảm rủi ro thất lạc, chỉnh sửa hoặc giả mạo chứng từ.

Quan trọng hơn, vận đơn điện tử có thể giúp khép lại khoảng trống còn tồn tại trong một chuỗi giao dịch đã số hóa ở nhiều khâu. Khi hóa đơn đã điện tử, nhiều thủ tục hải quan được thực hiện trực tuyến và thanh toán ngày càng dịch chuyển lên môi trường số, việc vận đơn vẫn phải in ra, chuyển qua nhiều bên và xác nhận thủ công sẽ làm gián đoạn dòng dữ liệu.

Nhưng chuyển vận đơn từ giấy lên môi trường số không phải việc doanh nghiệp logistics có thể tự mình thực hiện.

Ngân hàng là một mắt xích quan trọng bởi chứng từ vận tải còn liên quan đến các giao dịch tài trợ thương mại. Khi chứng từ gắn với quyền nhận hàng, ngân hàng không chỉ cần xử lý nhanh mà còn phải xác định được chứng từ có hợp lệ hay không, ai có quyền đối với chứng từ và việc chuyển giao có bảo đảm an toàn hay không.

Nếu doanh nghiệp chấp nhận chứng từ số nhưng ngân hàng vẫn yêu cầu bản giấy, quá trình số hóa sẽ dừng lại ở ngân hàng. Tương tự, khi doanh nghiệp và ngân hàng đã sẵn sàng nhưng hệ thống của cơ quan quản lý hoặc quy định pháp luật chưa tương thích, dòng dữ liệu vẫn bị ngắt ở một mắt xích khác.

Nhìn từ vận đơn có thể thấy, nền tảng số cho logistics không đơn thuần là một phần mềm hay hệ thống công nghệ dùng chung. Điều quan trọng hơn là tạo được khả năng trao đổi và công nhận dữ liệu giữa doanh nghiệp, ngân hàng, cơ quan quản lý và các chủ thể khác trong chuỗi.

Đây cũng là lý do hành lang pháp lý trở thành một phần không thể tách rời của quá trình số hóa logistics.

Từ năm 2017, Ủy ban Liên Hợp Quốc về Luật Thương mại quốc tế (UNCITRAL) đã thông qua Luật mẫu về Chứng từ điện tử có thể chuyển nhượng (MLETR), tạo cơ sở pháp lý cho việc sử dụng chứng từ điện tử có chức năng tương đương với chứng từ có thể chuyển nhượng bằng giấy.

Đến cuối năm 2025, Đại hội đồng Liên Hợp Quốc tiếp tục thông qua Công ước Liên Hợp Quốc về Chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng, còn được gọi là Công ước Accra. Công ước thiết lập khuôn khổ pháp lý thống nhất cho việc phát hành và sử dụng chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng dưới dạng giấy hoặc điện tử, đại diện cho hàng hóa đang được vận chuyển, không phụ thuộc vào phương thức vận tải.

Những khuôn khổ này tạo điều kiện để chứng từ điện tử được công nhận và sử dụng trong giao dịch, kể cả khi hàng hóa và chứng từ được chuyển qua nhiều chủ thể, hệ thống hay quốc gia khác nhau.

Yêu cầu này đặc biệt quan trọng với logistics bởi dòng hàng hóa vốn mang tính xuyên biên giới. Việt Nam có thể phát triển nền tảng số và hoàn thiện pháp luật về chứng từ điện tử, nhưng nếu quốc gia đối tác hoặc các chủ thể ở đầu bên kia chưa công nhận hoặc chưa có hệ thống tương thích, một phần giao dịch vẫn có thể phải quay trở lại phương thức giấy.

Vì vậy,  xây dựng nền tảng số cho logistics không chỉ là câu chuyện đầu tư thêm phần mềm. Đó còn là quá trình tạo ra một môi trường trong đó doanh nghiệp, ngân hàng, cơ quan quản lý và các đối tác có thể cùng trao đổi, công nhận và xử lý dữ liệu trên những chuẩn tương thích.

Khi những mắt xích đó được kết nối, chuyển đổi số mới có thể đi từ từng doanh nghiệp sang toàn bộ chuỗi.