Khủng hoảng quản trị từ 'hai sổ kế toán'

Việc cơ quan thuế siết quản lý và yêu cầu nhận diện doanh nghiệp có dấu hiệu sử dụng hai hệ thống sổ kế toán đang đặt ra một bài toán không chỉ về tuân thủ, mà còn về năng lực quản trị dữ liệu và tính minh bạch của doanh nghiệp.

Bài toán “hệ thống hai sổ kế toán” và giới hạn của công nghệ

Danh sách 302 doanh nghiệp được cơ quan thuế “điểm tên” trong danh sách đề nghị kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế, chủ yếu ở TP. Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Hưng Yên, Ninh Bình... trong đó có nhiều thương hiệu nổi tiếng, đang tạo ra một làn sóng quan tâm lớn trong cộng đồng doanh nghiệp.

Dù không phải vấn đề mới, nhưng đây lại là vấn đề mang tính thời sự trong bối cảnh cơ quan quản lý Nhà nước đang yêu cầu cao hơn về tính minh bạch trong hoạt động kê khai thuế của các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều chủ trương, chính sách quan trọng, trong đó có Nghị quyết số 41-NQ/TW và Nghị quyết số 68-NQ/TW của Bộ Chính trị về phát triển kinh tế tư nhân. Những định hướng này không chỉ tạo hành lang pháp lý mà còn đặt ra yêu cầu về đạo đức kinh doanh, xây dựng văn hóa tuân thủ pháp luật trong cộng đồng doanh nhân.

Trước đây, dù pháp luật đã có quy định rõ ràng, hệ thống hai sổ kế toán vẫn tồn tại ở một số doanh nghiệp.

Nguyên nhân có nhiều, nhưng chủ yếu xuất phát từ nhiều yếu tố mang tính hệ thống và hành vi, trong đó phổ biến nhất việc áp lực cạnh tranh và dòng tiền theo cùng hạn chế về quản trị, minh bạch tài chính và tâm lý đối phó với cơ quan quản lý để chấp nhận rủi ro duy trì “hai sổ”.

Thực tế này dẫn tới doanh nghiệp, hộ kinh doanh ghi nhận 2 sổ, với sổ nội bộ có doanh thu lớn hơn sổ thuế, tức sẽ tạo ra một khoản chênh lệch doanh thu. Nhưng vấn đề khiến cho rủi ro pháp lý phát sinh lại rất lớn về dài hạn.

Câu chuyện của thương hiệu vàng Bảo Tín Minh Châu thời gian vừa qua là một ví dụ điển hình khi doanh nghiệp chưa đánh giá hết rủi ro pháp lý và uy tín khi vi phạm quy định về kế toán, kiểm toán và thuế do duy trì và sử dụng hệ thống hai sổ kế toán.

Trước đây, nhiều doanh nghiệp vận hành song song nhiều lớp dữ liệu: một phần được ghi nhận trên phần mềm chính thức, một phần được tách ra quản lý nội bộ bằng Excel, hoặc thậm chí thông qua các phần mềm khác từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Trong bối cảnh đó, mỗi đơn vị cung cấp phần mềm chỉ nắm giữ một phần dữ liệu. Họ không có “toàn cảnh dữ liệu” để đối chiếu, phân tích và đưa ra kết luận về việc doanh nghiệp có sử dụng hai hệ thống sổ kế toán hay không.

Ngay cả trong trường hợp một đơn vị có thể tiếp cận nhiều nguồn dữ liệu, việc đối soát cũng đòi hỏi chi phí lớn về thời gian, nhân lực và công nghệ. Quan trọng hơn, việc này có thể vướng vào các rào cản pháp lý, đặc biệt là các điều khoản bảo mật thông tin giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ.

Nhưng hiện nay, kể từ khi triển khai bắt buộc hóa đơn điện tử có mã, cũng như hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan Thuế đã hình thành cơ chế kiểm soát gần như theo thời gian thực, góp phần minh bạch hóa doanh thu. Các giải pháp công nghệ cho phép cơ quan thuế đối chiếu tự động doanh thu theo hóa đơn với số liệu trên tờ khai thuế.

Trên nền tảng đó, các phần mềm kế toán có thể kiểm tra và cảnh báo rủi ro hóa đơn mua vào, chuẩn hóa quy trình ghi nhận doanh thu, chi phí. Điều này đồng nghĩa các vùng “xám” với hệ thống hai sổ gần như không còn nữa.

Cũng cần lưu ý thêm, trong những năm gần đây, cơ quan quản lý đã từng bước yêu cầu các tổ chức trung gian, từ ngân hàng, sàn thương mại điện tử đến các nhà cung cấp dịch vụ công nghệ, cung cấp dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế.

Điều này phản ánh một xu hướng rõ rệt khi dữ liệu doanh nghiệp không còn “đóng kín” trong nội bộ, mà ngày càng được kết nối và chia sẻ giữa nhiều bên. Trong bối cảnh đó, việc duy trì các hệ thống dữ liệu song song không chỉ làm gia tăng rủi ro sai lệch, mà còn khiến doanh nghiệp dễ bị phát hiện khi dữ liệu được đối chiếu từ nhiều nguồn khác nhau.

Cảnh báo rủi ro từ “phát hiện vi phạm”

Tất nhiên, để đảm bảo tuân thủ và hạn chế rủi ro thuế, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm cốt lõi trong tổ chức hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ. Trước hết, cần xây dựng hệ thống sổ kế toán thống nhất, trong đó mọi nghiệp vụ phát sinh phải được ghi nhận đầy đủ, kịp thời và có chứng từ hợp lệ, không để tồn tại “vùng xám” ngoài sổ sách.

Tiếp theo là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Thông tư số 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 1/1/2026 yêu cầu doanh nghiệp chủ động xây dựng quy chế quản trị và kiểm soát nội bộ. Theo đó, quy chế phải phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận trong việc tạo lập, thực hiện, quản lý và kiểm soát các giao dịch kế toán, đảm bảo tính tuân thủ và minh bạch.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chủ động quản trị rủi ro thuế trong bối cảnh các chính sách có nhiều thay đổi. Việc cập nhật kịp thời và áp dụng đúng quy định sẽ giúp tránh các khoản phạt và truy thu không đáng có. Đồng thời, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá đối tác định kỳ, bởi giao dịch với các nhà cung cấp có rủi ro có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của doanh nghiệp.

Góc nhìn hiện tại, quan điểm của tôi là cách tiếp cận đối với việc nhận diện rủi ro đối với doanh nghiệp cần thay đổi. Thay vì tập trung vào việc “tránh bị phát hiện”, doanh nghiệp cần coi đây là cơ hội để rà soát và củng cố hệ thống quản trị.

Các dấu hiệu như chênh lệch doanh thu giữa các hệ thống, sai lệch dòng tiền, chi phí không nhất quán hay lợi nhuận bất thường đều là những chỉ báo quan trọng. Chúng không chỉ phản ánh rủi ro về thuế, mà còn cho thấy những vấn đề sâu xa trong quản trị nội bộ.

Việc phát hiện sớm các sai lệch này giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh, thay vì bị động khi cơ quan quản lý vào cuộc. Quan trọng hơn, quá trình này giúp nâng cao chất lượng dữ liệu – yếu tố nền tảng cho mọi quyết định kinh doanh.

Một trong những rào cản lớn nhất đối với việc chuẩn hóa hệ thống kế toán là tâm lý lo ngại về chi phí thuế. Nhiều doanh nghiệp e ngại rằng việc minh bạch hóa sẽ khiến nghĩa vụ thuế tăng lên, tuy nhiên, đây là một cách nhìn chưa đầy đủ.

Trên thực tế, chi phí thuế chỉ là một phần trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Khi tính đến các yếu tố như chi phí vận hành, chi phí rủi ro và chi phí cơ hội, việc duy trì hai hệ thống sổ kế toán có thể khiến tổng chi phí cao hơn đáng kể. Ngược lại, việc chuẩn hóa một hệ thống duy nhất giúp giảm chi phí vận hành, giảm rủi ro và tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển bền vững.

Nói cách khác, minh bạch không phải là một khoản chi phí, mà là một khoản đầu tư vào năng lực quản trị và sức cạnh tranh trong dài hạn.

Cần giảm áp lực cho các đơn vị cung cấp dịch vụ

Ở một góc độ khác, liên quan đến vấn đề Cục Thuế vừa yêu cầu các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, các tổ chức cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế phải thông tin các doanh nghiệp có dấu hiệu sử dụng 2 hệ thống sổ kế toán cho cơ quan thuế, tôi cho rằng cần làm rõ hơn vấn đề này.

Về bản chất, đây là các doanh nghiệp kinh doanh, với mục tiêu chính là phát triển khách hàng và tối ưu hiệu quả dịch vụ. Họ không phải là cơ quan thanh tra, cũng không có chức năng pháp lý để kết luận hành vi vi phạm.

Nếu đặt lên vai họ trách nhiệm “phát hiện vi phạm” mà không có cơ chế rõ ràng về tiêu chí, quy trình và trách nhiệm pháp lý, nguy cơ phát sinh bất cập là rất lớn – từ xung đột lợi ích, chi phí tuân thủ cho đến rủi ro pháp lý.

Do đó, cách tiếp cận hợp lý hơn, theo giới chuyên gia, là chuyển từ “phát hiện vi phạm” sang “cảnh báo rủi ro”.

Trong mô hình này, các đơn vị cung cấp phần mềm sẽ đóng vai trò như một “cảm biến dữ liệu”, giúp phát hiện các dấu hiệu bất thường như chênh lệch doanh thu giữa các hệ thống, sai lệch dòng tiền hoặc chi phí không nhất quán.

Phần còn lại, bao gồm việc đánh giá bản chất vấn đề, xác minh và đưa ra kết luận – cần được thực hiện bởi cơ quan thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra. Cách tiếp cận này không chỉ phù hợp với chức năng của từng chủ thể, mà còn giúp đảm bảo tính khách quan và đồng bộ trong quản lý.