Trong bối cảnh Covid-19, truyền thông nội bộ đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Trong đó, việc duy trì động lực và gắn kết nhân sự để làm việc hiệu quả, giúp doanh nghiệp và chính người lao động vượt qua khó khăn về vật chất lẫn tinh thần phụ thuộc rất lớn vào những người làm công tác truyền thông nội bộ.
Hãy tưởng tượng, cả công ty hàng trăm, hàng nghìn, thậm chí hàng chục nghìn người làm việc từ xa trong mùa dịch mà không có các hoạt động truyền lửa, gắn kết thì câu chuyện “văn hoá doanh nghiệp bị xói mòn” là điều tất yếu.
Hay một nhà máy hàng nghìn cán bộ công nhân viên ở những cấp bậc, trình độ khác nhau phải ở cùng nhau trong nhà máy suốt một tháng trời mà không có bất kỳ hoạt động truyền cảm hứng và động lực, các hoạt động gắn kết và chia sẻ cũng như đảm bảo thông tin kịp thời và minh bạch trong mùa dịch thì hậu quả sẽ thật khôn lường.
Chuẩn bị chu đáo, truyền thông kịp thời, minh bạch
Vào cuối tháng 5/2021 khi Bắc Ninh đang là “điểm nóng” của đợt dịch Covid-19 thứ tư ở Việt Nam, đứng trước yêu cầu đảm bảo mục tiêu kép "vừa sản xuất kinh doanh, vừa phòng chống dịch bệnh", nhà máy Fushan Technology Việt Nam (thuộc tập đoàn Foxconn) với quy mô 5.000 nhân sự đã phản ứng nhanh chóng để đảm bảo duy trì sản xuất, vừa không ghi nhận bất cứ ca nghi nhiễm nào.
“Trước hàng loạt tin về số lượng ca nhiễm tăng nhanh trong các khu công nghiệp, không chỉ công nhân viên mà ban lãnh đạo nhà máy cũng lo lắng cho sức khỏe của mọi người. Lúc này, vai trò của truyền thông nội bộ được đẩy mạnh vì hơn bao giờ hết, anh chị em cần luồng thông tin nhanh chóng và chính xác”, chị Lê Hoàng Phương Liên, phụ trách bộ phận truyền thông Fushan chia sẻ trong sự kiện “Eliter Talk: truyền thông từ tâm bão”.
Chị Liên cho biết, trước khi Covid-19 ập đến, ban lãnh đạo và bộ phận truyền thông đã xây dựng kịch bản và phương án đối phó. Trong đó, Fushan đã sớm chuẩn bị kế hoạch hoạt động trong trường hợp phải thực hiện yêu cầu “3 tại chỗ”, cách thức khoanh vùng và truy vết nếu xảy ra trường hợp F0, F1…
Cùng với đó, bộ phận truyền thông nội bộ liên tục truyền thông qua nhiều kênh trực tiếp và trực tuyến về các nỗ lực của nhà máy trong việc đảm bảo một môi trường làm việc an toàn trong mùa dịch.
“Truyền thông nội bộ phải nêu bật những hoạt động mà nhà máy đang hàng ngày triển khai nhằm duy trì môi trường an toàn giúp cán bộ nhân viên yên tâm trước khi bước vào giai đoạn chiến đấu”, chị Liên nói.
Chị Lê Hoàng Phương Liên, phụ trách bộ phận truyền thông của Fushan Technology Việt Nam Khi lệnh “tổng huy động lực lượng” được phát ra sau yêu cầu của UBND tỉnh Bắc Ninh về việc tổ chức cho người lao động lưu trú tại chỗ trong nhà máy từ 1/6/2021 để đảm bảo tiến độ sản xuất và giảm thiểu nguy cơ lây lan dịch bệnh, ban chỉ huy phòng chống Covid-19 của Fushan đã phải làm việc hết công suất.
Ban chỉ huy này bao gồm: đội phản ứng nhanh (ERT), công đoàn, nhân sự, hành chính, truyền thông nội bộ cùng đại diện các phòng, ban chức năng…nhằm điều phối toàn bộ hoạt động trong quá trình thực hiện 3 tại chỗ trong nhà máy.
Trong văn bản đầu tiên được ban hành, UBND tỉnh chỉ đạo doanh nghiệp duy trì thực hiện “3 tại chỗ” trong vòng hai tuần, nhưng ban lãnh đạo Fushan đã có tầm nhìn về việc chống dịch có thể kéo dài một tháng.
Lấy hình ảnh và thông điệp xuyên suốt là “người chiến sĩ trên mặt trận sản xuất”, truyền thông nội bộ lên tinh thần cho nhân sự chiến đấu, đồng cam cộng khổ cùng nhau trong vòng một tháng.
"Sự cống hiến, hi sinh của từng cá nhân sẽ tạo nên sức mạnh của tổ chức được nhấn mạnh trong mọi nội dung truyền thông. Nhờ đó, mỗi cá nhân đều cảm thấy tự hào với những đóng góp của mình và những thành tựu của nhà máy. Đó là khoảng thời gian cấp bách nhưng cũng đã để lại nhiều ấn tượng trong anh chị em khi kể lại câu chuyện này”, đại diện truyền thông Fushan chia sẻ.
Khi đối tượng lao động trực tiếp và gián tiếp cùng sống và làm việc chung trong một môi trường thì giá trị cốt lõi 'tôn trọng lẫn nhau, tôn trọng mọi người như nhau và tôn trọng từng cá nhân' được bộ phận truyền thông Fushan tập trung khai thác.
Cũng nhờ các kênh truyền thông minh bạch, mà bộ phận truyền thông đã “đập tan” toàn bộ tin đồn về sự phân biệt đối xử giữa các đối tượng. Để tiếp thêm sức mạnh cho đội ngũ, cấp lãnh đạo và quản lý cấp cao cũng ở lại nhà máy cùng công nhân, không phân biệt bất cứ ai và không quản ngại điều kiện cơ sở vật chất nào.
Trước ngày "nhập ngũ", Fushan đã gửi danh sách các vật dụng mà người lao động tự chuẩn bị cùng những vật phẩm công đoàn sẽ cung cấp để từng cá nhân thấy được sự quan tâm. Đồng thời, đoạn băng ghi lại “lời kêu gọi" từ Tổng giám đốc nhà máy được phát hành đúng thời điểm đóng vai trò quan trọng trong việc lên dây cót tinh thần cho cán bộ nhân viên.
Một buổi "lễ nhập ngũ” với sự tham gia của ban lãnh đạo nhà máy đã được tổ chức để chào đón toàn bộ “chiến sĩ”. Khi cán bộ nhân viên cùng nhau hô vang “Fushan, quyết chiến – quyết thắng” cũng là lúc tất cả thành viên nhà máy cảm nhận được sự quyết tâm chảy trong từng mạch máu.
Trong một tháng thực hiện 3 tại chỗ, nhiều hoạt động giải trí và gắn kết đã được tổ chức như các hoạt động thể dục thể thao, cung cấp wifi cho toàn nhà máy, mở tiệm cắt tóc “soái ca”, bữa tiệc sinh nhật chung, suất ăn đặc biệt...
Bữa tiệc sinh nhật cho những người có ngày sinh trong tháng Sáu được tổ chức tại nhà máy Fushan Nói về tính nhân văn trong việc duy trì sự gắn kết với cán bộ nhân viên, phải kể đến cách ứng xử của Fushan đối với những trường hợp rơi vào hoàn cảnh đặc biệt. Một tháng ở lại nhà máy đã khó khăn, vậy mà có những cá nhân còn phải chịu nỗi đau mất người thân như: mất mẹ, mất em gái.
Thấu cảm cùng sự mất mát đó, ban chỉ huy phòng chống Covid của công ty đã đề xuất những phương án như xét nghiệm Covid-19 ngay lập tức để người lao động được đoàn tụ với gia đình hoặc bố trí khu vực tưởng niệm người thân trong nhà máy.
Đặc biệt, những công nhân sản xuất ở lại nhà máy còn được nhận thêm một khoản hỗ trợ tương ứng 1/3 tháng lương sau khi kết thúc một tháng “chiến đấu”. Chị Liên cho biết, nhân sự đã rất hài lòng và cảm thấy hạnh phúc với chính sách này của công ty.
Chia sẻ kinh nghiệm, chị Liên nhấn mạnh, truyền thông nội bộ cần bám sát biểu đồ tâm lý của nhân viên để truyền thông hiệu quả. Có các hoạt động, chiến dịch khác nhau được thực hiện ở từng giai đoạn tâm lý khác nhau, từ lúc còn hoang mang, khi duy trì ổn định, lúc xuống tinh thần và đến giai đoạn vỡ oà khi đã đạt được thành công.
“Đồng lòng” chiến đấu, cùng nhau tiến về phía trước
“Đồng lòng” là từ khoá được anh Trần Nguyễn Phi Long, Giám đốc tiếp thị bán lẻ của Công ty CP Vàng bạc đá quý Phú Nhuận (PNJ) nhấn mạnh khi nói về quá trình truyền thông nội bộ của PNJ trong suốt mùa dịch Covid-19, thể hiện quyết tâm cùng nhau đảm bảo công tác phòng chống dịch bệnh và cùng đi qua cơn bão Covid-19.
Anh Trần Nguyễn Phi Long, Giám đốc tiếp thị bán lẻ của PNJ Sự đồng lòng này của PNJ được thể hiện rõ trong bốn khía cạnh.
Thứ nhất là đồng lòng trong việc thực hiện mục tiêu kép: vừa bảo vệ sức khoẻ, vừa kinh doanh an toàn. PNJ thành lập Uỷ ban phòng chống Covid-19, xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) để đảm bảo sức khoẻ thể chất và tinh thần cho nhân viên.
Thứ hai là đồng lòng trong việc xây chắc năng lực nội tại, ưu tiên giai đoạn thấp điểm tập trung tối ưu vận hành, chuẩn hoá quy trình đặc biệt là khuyến khích và hỗ trợ từng nhân viên nâng cao năng lực cá nhân, phát triển bản thân để bứt phá tăng tốc sau khi hết giãn cách.
Thứ ba là đồng lòng trong quyết tâm bảo vệ tinh thần của nhân viên. Covid-19 xảy ra đi kèm với nỗi lo về nguy cơ cắt giảm thu nhập và thậm chí là việc làm của người lao động. Tuy nhiên PNJ vẫn quyết định nhấn nút tái tạo “F5” thu nhập cho đội ngũ nhân viên. Vừa qua, PNJ đã áp dụng chương trình điều chỉnh tăng thu nhập diễn ra vào tháng 4/2021.
Anh Long cho biết, có hai hoạt động mà chính anh với tư cách là một nhân viên cũng cảm thấy hạnh phúc và tự hào. Đó là trước hai ngày TP.HCM có yêu cầu giãn cách xã hội, gần 3.500 nhân viên đã nhận được phần tạm ứng lương tháng 7/2021 để có thể chuẩn bị và chăm sóc cho gia đình mình trong những ngày giãn cách sắp tới. Hai là PNJ tiếp tục tạm ứng nửa tháng lương thứ 13 cho toàn bộ nhân sự vào giữa năm 2021 để thể hiện sự đồng lòng chia sẻ từ công ty.
Trước đó vào hồi năm ngoái, PNJ cũng đã tổ chức một chuyến đi “lịch sử” cho gần 5.000 cán bộ nhân viên đến Phú Quốc nghỉ dưỡng ở khách sạn 5 sao để chăm sóc, gắn kết và trấn an tinh thần cho nhân viên sau đợt dịch Covid-19 lần thứ nhất.
Thứ tư là đồng lòng tao ra giá trị xã hội cho cộng đồng. Với triết lý kinh doanh “đặt lợi ích khách hàng và xã hội bên trong lợi ích doanh nghiệp”, nhiều chương trình đã được PNJ thực hiện để hỗ trợ cộng đồng chống dịch mà nổi bật trong đó là chiến dịch “Siêu thị mini 0 đồng” được thực hiện trong suốt hơn một tháng qua. Điều này cũng đồng thời tạo nên niềm tự hào cho những cán bộ nhân viên đang làm việc cho công ty.
“Hoá ra, cái giá trị được treo trên tường không vứt đi”
Theo ông Nguyễn Đình Thành, đồng sáng lập Elite PR School, sự thay đổi và điều chỉnh để thích nghi là điều rất quan trọng trong bối cảnh hiện nay. Giờ đây, rất nhiều lãnh đạo doanh nghiệp mới thấy được tầm quan trọng của truyền thông nội bộ.
“Không có truyền thông nội bộ hoặc truyền thông nội bộ không hiệu quả, 5.000 con người ở trong nhà máy với nhau buồn chán rồi đập phá thì truyền thông đối ngoại xử lý như thế nào”, ông Thành nhìn nhận.
Ông Nguyễn Đình Thành, đồng sáng lập Elite PR SchoolĐồng sáng lập Elite PR School cũng nhấn mạnh, văn hoá doanh nghiệp và truyền thông nội bộ cần có chung ngôn ngữ, cho toàn bộ thành viên công ty hiểu rằng cần có chung vận mệnh và chung lợi ích.
Vị chuyên gia này cho rằng, thực ra ai cũng vì chính bản thân họ. Họ sẽ quan tâm và có động lực khi quyền lợi của họ được chăm sóc. Có người cần tiền, có người cần vị trí, có người cần kiến thức, có người cần được tôn trọng. Khi chủ doanh nghiệp quyết định mang lại lợi ích cho cán bộ nhân viên thì truyền thông nội bộ sẽ chuyển tải đến mọi người, khiến họ cảm thấy trân trọng.
Lúc đó, người làm văn hoá doanh nghiệp, truyền thông nội bộ cần dựa trên các giá trị của công ty, lấy các hành động cụ thể để cho nhân sự thấy các giá trị ấy, để cả nhân sự và lãnh đạo thấy rằng “hoá ra, những giá trị được treo trên tường nó không vứt đi”.
Ông Thành lưu ý, dù là truyền thông nội bộ hay đối ngoại cũng đều cần nhìn lại về tầm quan trọng của lý thuyết truyền thông tử tế và thực sự hữu ích vì con người, tạo dựng sự đồng thuận.
Covid-19 là thời gian để nâng cấp trí tuệ, củng cố lại các mối quan hệ “con người”, để làm tiếp thị nhân văn, truyền thông nội bộ và xây dựng văn hoá doanh nghiệp vững mạnh. Có như vậy, doanh nghiệp mới hạn chế khủng hoảng và hồi sinh mạnh mẽ trong tương lai.
