Nâng cao hiệu quả quản trị tài chính nhờ chuyển đổi số

“Dữ liệu số sẽ tạo giá trị tầm cao trong lộ trình quản trị tài chính doanh nghiệp”, là khẳng định của ông Lê Hồng Quang, Phó tổng giám đốc thường trực công ty phần mềm MISA.

Minh chứng cho nhận định của mình, ông Quang dẫn một khảo sát của MISA cho thấy, trước đây, công tác kế toán của doanh nghiệp thường phải mất đến 50% thời gian để làm những phần không mang lại nhiều giá trị nhiều là ghi chép, tổng hợp và xử lý dữ liệu.

Trong khi công tác phân tích và dự đoán dù mang ý nghĩa và tạo ra nhiều giá trị nhưng lại chưa có thời gian tương xứng để thực hiện.

Nhưng ngày nay, ông Quang nhận xét, mô hình đó đang đảo ngược. Các hoạt động thủ công như nhập liệu, xử lý hóa đơn đầu vào, phân bổ chi phí, tổng hợp, báo cáo… đã từng bước được tự động hóa, giúp tiết kiệm tới 30% thời gian, công sức để tập trung hơn cho công tác phân tích, dự báo.

Cụ thể hơn, trước đây, về quy trình xử lý hóa đơn, thông thường bên bán sẽ xuất hóa đơn và cơ quan thuế cấp mã, sau đó bên mua sẽ nhận được hóa đơn. Khi doanh nghiệp nhận được thư mục hóa đơn, họ sẽ tải xuống và bắt đầu xác minh, kiểm tra những thông tin người mua người bán có chính xác hay không, theo quy định chữ kí số trên hóa đơn còn hạn hay không hay các thông tin có chính xác hay không? Công tác này mất khoảng đến 5 - 10 phút.

Tuy nhiên, hệ thống kế toán hiện nay sẽ tự động xử lý. Phần mềm này sẽ kết nối với những hóa đơn nhận được từ Tổng cục Thuế để lấy những hóa đơn của doanh nghiệp về và sau đó sẽ quét xem những thông tin nào là hợp lệ, hợp pháp.

Nếu những thông tin đó không hợp lệ, hệ thống sẽ ngay lập tức cảnh báo. Trong trường hợp thông tin hợp lệ và doanh nghiệp đồng ý nhập, phần mềm sẽ tự động đồng bộ dữ liệu lên các hệ thống tài chính kế toán. Doanh nghiệp không mất nhân lực như trước đây để kiểm tra, nhập liệu.

Ngoài ra, hoạt động hạch toán các dòng tiền ngân hàng cũng được tự động hóa. Ví dụ, khi tích hợp khoảng hơn 20 ngân hàng vào phần mềm, khi người dùng bán hàng trên các sàn thương mại điện tử, phần mềm kế toán sẽ ghi nhận tất cả các các dữ liệu tiền về từ các ngân hàng theo giời gian thực, do đó bộ phận kế toán sẽ không phải lấy sổ phụ ra nhập liệu.

Tương tự, việc hạch toán các chi phí, tính giá tồn kho... cũng được tự động hóa.

Tại phiên thảo luận với chủ đề “Định hình tương lai tài chính: Đổi mới, ứng dụng và chuyển đổi” trong khuôn khổ Diễn đàn CFO Hà Nội 2024 tổ chức mới đây, ông Quang cho biết chuyển đổi số và sự phát triển của các hệ thống kế toán cũng giúp các doanh nghiệp tự động tiếp cận các hệ thống gói vay vốn. 

Các hệ thống này kết nối với những ngân hàng đưa ra các gói vay vốn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường là vay tín chấp.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống, phần mềm này để lựa chọn gói vay phù hợp, hệ thống sẽ tự đánh giá xem điểm tín dụng của doanh nghiệp có đủ khả năng vay vốn hay không.

Nếu doanh nghiệp đồng ý vay, hệ thống sẽ đẩy khoản vay đó sang cho các ngân hàng tự động hóa quá trình vay hoàn toàn trong vòng một ngày và sẽ ra quyết định cho vay hay không. Kể cả hoạt động giải ngân cũng được thực hiện qua việc ký số, doanh nghiệp không phải trực tiếp gặp ngân hàng.

Theo ông Quang, thông qua việc thí điểm trong sáu tháng cuối năm qua với các ngân hàng như Techcombank, MSB, Standard Chartered, MISA đã giúp các ngân hàng giải ngân được 5.000 tỷ đồng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam. 

Thêm vào đó, việc xử lý các giao dịch định kỳ, các hoạt động phân bổ chi phí cũng được thực hiện tiện lợi và nhanh gọn.

Thứ ba, trong cơn lốc số, doanh nghiệp cũng có thể ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong hoạt động và quản trị tài chính, kế toán.

Doanh nghiệp có thể ứng dụng AI theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ, doanh nghiệp có thể dùng AI viết các email thu hồi công nợ, soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng và thậm chí là xây dựng các giáo trình để giảng dạy kiến thức về tài chính, kế toán cho nhân viên một cách rất hiệu quả.

Chuyên sâu về tài chính, kế toán, bản thân công ty MISA cũng đã phát triển riêng cho mình một AI mang tên AVA tích hợp trong phần mềm kế toán với nhiều công dụng.

AVA có thể hỗ trợ người sử dụng ứng dụng phần mềm MISA. Ví dụ, khi người dùng muốn sử dụng một tính năng nào đó mà không biết cách, AVA sẽ trả lời để người sử dụng có thể dùng được.

AVA cũng có khả năng trích xuất các báo cáo tóm tắt nếu doanh nghiệp cần. Ví dụ, khi doanh nghiệp cần biết về tình trạng của các công nợ, AVA sẽ ngay lập tức cung cấp một cách nhanh gọn. Doanh nghiệp cũng có thể cài đặt tính năng tự động cảnh báo sai sót hay đưa ra yêu cầu nhập liệu, AVA sẽ thực hiện việc đó tự động.

“Đồng thời, dữ liệu được hội tụ tập trung trên cùng một hệ thống giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tài chính toàn diện và ra quyết định tức thời", ông Quang nhấn mạnh.

Tuy nhiên, theo ông Quang, chuyển đổi số về tài chính, kế toán chỉ là một trong những góc độ của doanh nghiệp và phải đặt trong bối cảnh kết nối với những ứng dụng bên trong doanh nghiệp cũng như các hệ thống bên ngoài như ngân hàng, cơ quan thuế và các ứng dụng khác.

Điều đó sẽ giúp các doanh nghiệp có thể thống nhất được dữ liệu và giảm được công sức nhập liệu chồng chéo giữa các bộ phận, từ đó tiết kiệm được nhiều công sức, thời gian. 

"Và khi dữ liệu hội tụ thì doanh nghiệp mới đạt được đến tầm cao hơn của chuyển đổi số, tức là dùng dữ liệu để tạo ra những giá trị mới của doanh nghiệp", ông Quang nói.