Những tình tiết thú vị về công tác hậu cần APEC bây giờ mới tiết lộ

Bất chấp thời tiết mưa gió bão bùng và những yêu cầu chặt chẽ về mặt an ninh, các khách sạn và khu nghỉ dưỡng ở Đà Nẵng như InterContinental, Furama và Sheraton đã phối hợp tổ chức thành công tất cả các sự kiện trong khuôn khổ cũng như bên lề Hội nghị Lãnh đạo các nền kinh tế APEC.

Ông Nguyễn Đức Quỳnh, Phó tổng giám đốc Furama Resort, chia sẻ với TheLEADER những tình tiết thú vị, bất ngờ nhưng đầy thách thức về công tác hậu cần cho sự kiện trọng đại này mà khi kết thúc ông mới tạm thở phào.

Chưa bao giờ Đà Nẵng tổ chức một sự kiện lớn như APEC 2017, trong đó có tới 80% sự kiện diễn ra ở quần thể Furama Resort và Cung Hội nghị Ariyana. Ông có cảm thấy bị áp lực trước khi khi bắt tay vào việc chuẩn bị cho sự kiện này hay không?

Ông Nguyễn Đức Quỳnh: Hội nghị APEC là một trong những sự kiện quốc tế lớn nhất của Việt Nam từ trước tới nay, không chỉ về thời gian diễn ra các sự kiện dài gần một tuần lễ, các sự kiện liên tục và đan xen lẫn nhau, với số lượng người tham gia lớn, mà còn là sự quan trọng của nó với sự có mặt của 21 lãnh đạo các nền kinh tế APEC trong thời điểm Việt Nam đang ở một vị thế khác.

Áp lực lên chủ đầu tư, ban giám đốc và nhân viên Furama Resort Đà Nẵng cũng như Cung Hội nghị Quốc tế Ariyana rõ ràng là rất lớn, mặc dù chúng tôi đã từng tổ chức thành công Hội nghị Quan chức cao cấp SOM 3 của APEC Vietnam 2006 tại Cung Hội nghị Furama Đà Nẵng tháng 11/2006, và cá nhân tôi đã trực tiếp tham gia tổ chức các sự kiện lớn khác của Việt Nam như Francophonie 1997 và ASEM 2004.

Áp lực về xây dựng các công trình phục vụ APEC cho đúng thời hạn để có thời gian chuẩn bị, áp lực về việc đào tạo đội ngũ quản lý, nhân viên phục vụ và nhân viên thời vụ để đáp ứng phục vụ số lượng người rất lớn, áp lực về các khâu chuẩn bị trang thiết bị cũng như thực phẩm và đồ uống phục vụ cho những bữa tiệc quan trọng. Chúng tôi tự tạo cho mình một trách nhiệm lớn để góp phần đưa Việt Nam lên một vị thế quốc tế cao hơn, đồng thời vẫn giới thiệu được bản sắc văn hoá dân tộc.

Đâu là những thách thức lớn nhất khi Furama Resort Đà Nẵng tham gia tổ chức các sự kiện APEC là gì?

Ông Nguyễn Đức Quỳnh: Thách thức lớn nhất chính là chuẩn bị lực lượng nhân sự phục vụ sự kiện này. Số lượng các cuộc họp lớn nhỏ theo tính toán của chúng tôi là gần 30 cuộc, trong đó có những hội nghị số lượng đại biểu tham gia đến 2.200 người. Đặc biệt, hầu hết các cuộc họp có sự tham gia của các lãnh đạo các nền kinh tế, bao gồm Đối thoại Lãnh đạo các nền kinh tế APEC với ABAC, đối thoại APEC-ASEAN, nên tầm quan trọng và sự đòi hỏi là rất lớn.

Bên cạnh các kênh tuyển dụng thông thường, ngay từ tháng 7/2017 chúng tôi đã bắt đầu làm việc với các trường đại học và cao đẳng nghề tại Đà Nẵng và Huế để tuyển dụng sinh viên từ năm thứ 2 trở lên. Để đảm bảo sự ổn định về nhân sự chúng tôi tổ chức các buổi ký kết hợp tác nhân sự với các trường, đồng thời phải có bản cam kết của các em.

Ngay từ tháng 8, chúng tôi đã bắt đâu khâu đào tạo từ xa, để các em có thể nhận thức được tầm quan trọng của cá nhân các em khi phục vụ sự kiện lớn của đất nước, chúng tôi mở một nhóm facebook cho các em tham gia và liên tục post tin bài ảnh trên đây và gửi cho các em hàng tuần bằng hệ thống thư điện tử Ariyana Connect.

Tháng 9 và tháng 10, chúng tôi đã sắp xếp để các em được làm việc ngay tại các bữa tiệc và nhà hàng, đào tạo các em ngay tại chỗ. Số lượng nhân viên thời vụ tham gia phục vụ các sự kiện cho những ngày cao điểm là ngày 8-9-10/11/2017 lên tới 600 người.

Ngoài ra, chúng tôi phải huy động lực lượng nhân sự cốt cán từ hai khu nghỉ dưỡng cùng tập đoàn tại Nha Trang là L’Alyana Ninh Vân Bay và Evason Ana Mandara Nha Trang cũng như lực lượng chăm sóc khách hàng từ Vietjet và Ngân hàng HDBank.

Nhân đây, cho tôi gửi lời cám ơn các bạn đồng nghiệp đã sát cánh cùng chúng tôi để hoàn thành sứ mệnh phục vụ APEC được Nhà nước giao phó, đồng thời chia sẻ những khó khăn với những bạn có gia đình bị ảnh hưởng nặng nề bởi bão Damrey tại Nha Trang.

Có thể lấy ví dụ về thách thức này là số lượng thẻ an ninh ra vào Furama Resort Đà Nẵng và Cung Hội nghị Ariyana Đà Nẵng cho nhân viên cũng như cho các nhà cung cấp đối tác của chúng tôi lên đến 2.200 cái.

Các thách thức khác như nhu cầu cao về an ninh của các đoàn, đặc biệt là đoàn Mỹ, Trung Quốc và Nga cũng như việc chuẩn bị thực phẩm cho các món ăn đa dạng đều đã được nằm trong kế hoạch của chúng tôi nên chúng tôi luôn trong tình trạng sẵn sàng đáp ứng.

Cơn bão số 12 ảnh hưởng nặng nề đến Đà Nẵng ngay trước Tuần lễ APEC. Bên ông có phương án dự phòng nào không nếu như thời tiết tiếp tục diễn biến xấu?

Ông Nguyễn Đức Quỳnh: Với số lượng các cuộc họp nhiều như vậy cho cả APEC và CEO SUMMIT thì các phòng họp lớn nhỏ của Furama Resort Đà Nẵng và Ariyana Đà Nẵng cũng không đủ. Chúng tôi phải xây dựng thêm các phòng họp khác ở tầng trệt Cung Hội nghị Ariyana và dỡ bỏ 2 sân tennis để làm các phòng họp cho Lãnh đạo các nền kinh tế APEC họp với các thành viên ABAC cũng như cho hội nghị TPP.

Đồng thời dựng thêm 2 khu nhà bạt rộng gần 1.500m2, một để làm khu triển lãm 63 tỉnh thành và để làm nơi ăn trưa cho các đại biểu.

Thực tế, chúng tôi chính là phương án dự phòng khi thời tiết xấu cho cả sự kiện Hội nghị thượng đỉnh APEC khi khu Bán đảo Sơn Trà trở nên không phù hợp.

Các hạng mục công trình kể cả kiên cố lẫn tạm đều đã lường trước được những diễn biến thời tiết xấu, các khu nhà bạt và các phòng họp trên sân tennis chúng tôi đều đã thử xối lượng nước lớn trên mái, các cột kèo và hệ thống mái cũng tính tới sức gió lớn. Tuy nhiên, chúng tôi cũng có phương án dự phòng như lấy quầy lounge làm phòng hợp lớn, các biệt thự được chuyển sang làm các phòng họp nhỏ, khu vực ăn trưa chuyển lên sảnh lớn của Cung Hội nghị.

Mưa to và gió lớn mấy ngày liền trước thềm Cuộc họp ABAC 4-6/11/2017 tại Cung Hội nghị Ariyana Đà Nẵng khiến chúng tôi rất lo lắng, nhà bạt cho khu ăn trưa sập đêm 3/11/2017 chúng tôi liền đổi ngay phương án dự phòng là chuyển ăn trưa vào trong Sảnh Cung Hội nghị.

May mắn là đến cuộc họp CSOM, AMM và TPP thì sức gió đã giảm, chỉ còn mưa lớn, nên chúng tôi chỉ cần tập trung vào củng cố lại khu nhà bạt trên sân tennis bên Cung Hội nghị Furama Đà Nẵng. Tiểu ban APEC, Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Chủ tịch nước cũng như Bộ Ngoại giao đã khen ngợi sự chuẩn bị của chúng tôi, đặc biệt các Lãnh đạo các nền kinh tế APEC và Ban tổ chức ABAC rất hài lòng với khu nhà này, còn gọi nó là Garden House vì ngôi nhà nằm ở giữa khu vườn của Furama Đà Nẵng.

Việc phối hợp giữa Furama với ban tổ chức và các bên liên quan có gặp khó khăn gì không, đặc biệt là mặt an ninh?

Ông Nguyễn Đức Quỳnh: Với cơ sở hạ tầng dịch vụ tốt và đa dạng, với kinh nghiệm tổ chức các sự kiện lớn nhỏ và đặc biệt là đã từng tổ chức nhiều sự kiện có đòi hỏi an ninh cao trước đây thì chúng tôi hầu hết đáp ứng được ngay các yêu cầu của Ban tổ chức.

Có những yêu cầu về an ninh mà chúng tôi phải sắp xếp nhiều phương án, như đoàn Mỹ là chúng tôi phải tính tới các phương án tiếp cận nơi diễn ra CEO Summit ngày 10/11/2017 của Tổng thống Mỹ, đi bằng đường qua bếp, đi bằng đường vận chuyển trang thiết bị vào phòng họp, thậm chí đi bằng đường từ bãi biển. Nhưng cuối cùng, an ninh Tổng thống đã chọn đường Ocean Gate của Cung Hội nghị.

Trong tuần lễ APEC, có những tình huống bất ngờ hoặc thay đổi ở phút chót khiến ông phải thay đổi kế hoạch phục vụ hay không và ông xử lý bằng cách nào?

Ông Nguyễn Đức Quỳnh: Có thể nói APEC 2017 có những tình huống bất ngờ và những thay đổi vào phút chót nhiều nhất từ trước tới nay mà tôi từng chứng kiến. Ngoài những việc thay đổi hoặc kéo dài các cuộc họp do nội dung không được thông qua ngay nên các cuộc họp hầu như bắt đầu từ rất sớm và kết thúc hầu như là nửa đêm thì những thay đổi do ảnh hưởng của thời tiết xấu cũng đòi hỏi sự linh hoạt của chúng tôi.

11 giờ đêm 7/10/2017, tự dưng mưa to hơn và gió rất lớn và đảo chiều, khu nhà Garden House, nơi diễn ra cuộc họp TPP và các cuộc gặp của Lãnh đạo các nền kinh tế với thành viên ABAC, có một số nơi bị thấm nước và các lớp bạt bọc bên ngoài tường thạch cao đập mạnh và các thanh trụ có nguy cơ bị rách, chúng tôi phải huy động toàn bộ nhân viên trực, gọi thêm các nhân viên phụ trách bộ phận cũng như nhà cung cấp, đến để gia cố mái và các bức tường.

Toàn bộ các trang thiết bị đã lắp đặt cho Cuộc họp TPP phải chuyển sang Cung Hội nghị Furama Đà Nẵng. Chúng tôi phải họp ngay trong đêm với Bộ Ngoại giao để lập kế hoạch chuyển các cuộc họp vào các địa điểm khác nhưng rất may buổi sáng thì trời ngớt gió, Bộ Xây dựng và Sở Xây dựng vào kiểm tra lại khu Garden House và cho phép gia cố thêm và các sự kiện được diễn ra tại đây.

Tình huống bất ngờ kéo theo là do nhà bạt để dùng ăn trưa bị sập, đồng thời gió và mưa to cũng như số lượng người tăng từ 1.700 lên 2.000 người trong ngày 10/11/2017, chúng tôi chuyển ăn trưa vào Sảnh của Cung Hội nghị Ariyana Đà Nẵng và phục vụ cơm hộp cho các đại biểu. Chúng tôi phải mua ngay hơn 2.000 khay cơm từ TP. Hồ Chí Minh và nhờ hãng Vietjet chuyên chở ngay trong ngày để chúng tôi kịp phục vụ đại biểu.

Cung Hội nghị Ariyana là khoản đầu tư rất lớn, lên tới 350 tỷ đồng. Sau sự kiện APEC, chủ đầu tư có kế hoạch gì để tiếp tục khai thác hiệu quả chưa?

Ông Nguyễn Đức Quỳnh: Chúng tôi đã lập kế hoạch kinh doanh cho Cung Hội nghị Ariyana từ rất sớm, ngay từ khi mới khởi công xây dựng với các nghiên cứu thị trường, xây dựng đội ngũ cán bộ kinh doanh và tiếp thị và đã bắt đầu triển khai các công tác quảng bá bán hàng ở trong nước và trên thế giới. Chúng tôi tập trung vào các ngành hay tổ chức các Hội nghị lớn, các hội chợ lớn, và tất nhiên cả các sự kiện lớn nhỏ đòi hỏi một không gian thoáng đãng, có vị trí độc đáo bên bờ biển như Ariyana.

Hiện tại chúng tôi đã có nhiều sự kiện đặt tại Ariyana Convention Centre trong 6 tháng tới. Tuy nhiên, để lấp đầy Cung Hội nghị trong tất cả các ngày, chúng tôi mong muốn có sự ủng hộ của Chính phủ và các Bộ, ngành cũng như các doanh nghiệp và các công ty chuyên tổ chức sự kiện mang nhiều sự kiện tới đây. Chúng tôi là một số ít các nhà đầu tư và công ty quản lý dùng kinh phí của chính mình để xây dựng lên một Cung Hội nghị ấn tượng, hoàn thành trước tiến độ để phục vụ APEC 2017, gây ấn tượng mạnh mẽ tới các đoàn đại biểu từ các nền kinh tế tham dự sự kiện này, đóng góp vào khẳng định vị thế của Việt Nam.

Ông kỳ vọng gì về du lịch Đà Nẵng sau sự kiện APEC?

Ông Nguyễn Đức Quỳnh: Sự kiện APEC 2017 không chỉ mang Đà Nẵng tới gần hơn với bạn bè quốc tế mà có thể nói là cả miền Trung Việt Nam đặc biệt là Huế và Hội An có thể có thêm nhiều khách du lịch sau sự kiện này. APEC tại Đà Nẵng diễn ra tốt đẹp cũng một lần nữa khẳng định đẳng cấp của một Thành phố lễ hội và sự kiện. Các nhà tổ chức sự kiện tầm cỡ thế giới có thể tự tin hơn để mang các thêm nhiều khách hội nghị, khách du lịch tới Đà Nẵng.

Chúng tôi cũng tự tin hơn trong việc phát triển các dự án khách sạn và condotel của tập đoàn tại miền Trung, cụ thể dự án quần thể Du lịch Quốc tế Ariyana Đà Nẵng, trong đó có Ariyana Beach Resort & Suites ngay sát Cung Hội nghị Ariyana Đà Nẵng có thể được lấp đầy ngay khi mở cửa. Các nhà đầu tư cũng mạnh dạn hơn trong việc mua bán và cũng tạo nên niềm hy vọng cho những dự án vừa mở cửa đón APEC. Tôi tin rằng sự tăng trưởng du lịch Đà Nẵng năm 2018 có thể lên tới 30%.

Ngành du lịch Đà Nẵng và các tỉnh miền Trung cần phải tận dụng cơ hội này để quảng bá ngay sau APEC, cũng như thu hút thêm các sự kiện chính trị, kinh tế và xã hội tới đây.