Bí mật quản trị bằng công nghệ của Thế Giới Di Động

Sáng ngày 25/8/2017, Chủ tịch Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động đã nhận lời chia sẻ với hơn 600 doanh nhân là chủ doanh nghiệp và quản lý về chuyện quản trị công ty bằng công nghệ.

Ông Nguyễn Đức Tài kể, khi được đề nghị chia sẻ về cách quản trị bằng công nghệ, ông khá phân vân. “Nếu mình nói hết ra thì đối thủ biết và cạnh tranh với mình. Nhưng tôi nghĩ lại, đất nước mạnh khi có nhiều doanh nghiệp mạnh. Thôi cứ chia sẻ để nhiều doanh nghiệp Việt cùng lớn mạnh”, ông Tài kết thúc lời chia sẻ bằng tiếng vỗ tay dậy cả hội trường.

Thế Giới Di Động hiện có 1.512 siêu thị, 31.000 nhân viên phủ khắp 63 tỉnh thành. Phụ trách xây dựng và phát triển hệ thống công nghệ cho công ty là một nhân sự còn khá trẻ - ông Phạm Văn Trọng, người gắn bó với công ty từ những ngày đầu.

Ông Trọng chia sẻ: “Tôi có may mắn được tham gia làm việc ngay từ đầu ở Thế Giới Di Động, được trải nghiệm trong môi trường phát triển rất nhanh. Nhưng cũng vì vậy, tôi phải đối mặt rất nhiều vướng mắc trong quá trình vận hành hệ thống công nghệ thông tin của tập đoàn”.

Vị giám đốc khối công nghệ thông tin này cho biết, các phần mềm quản trị công ty được xây dựng dựa trên 4 mục tiêu chính. Đó là khách hàng (nỗ lực đóng góp giúp phục vụ khách hàng tốt nhất), nhà cung cấp dịch vụ (hỗ trợ đối tác nhanh hơn và hiệu quả hơn), nhân viên (quan sát các phòng ban khác nhau, đưa ra công cụ giúp họ cải thiện hiệu quả công việc tốt hơn) và mục tiêu quản trị công ty.

Ông kể, vào những giờ cao điểm thấy khách hàng đợi rất lâu. Giải pháp giúp khách không cần đợi nữa được xây dựng sau đó là ứng dụng bán hàng trên điện thoại thông minh. Ứng dụng này hiển thị tất cả thông tin chi tiết về sản phẩm nên nhân viên không cần nhớ. Sau khi tư vấn và lên đơn hàng, thu ngân sẽ thấy được thông tin đó tức thì. Thu ngân cũng không cần nhập liệu và chỉ cần thanh toán với khách.

Số liệu về giá sản phẩm, tồn kho và website luôn được hiển thị đồng bộ nhờ phần mềm. Dưới mỗi sản phẩm cụ thể trong siêu thị có bảng đèn led hiển thị giá theo thời gian thực. Khi sản phẩm đó được bán đi, số liệu chuyển ngay đến tồn kho và thay đổi cả trên website. 

Cơ chế này còn giải quyết được bài toán khác. Khi khách hàng đặt trước một sản phẩm, bảng đèn led này sẽ khóa sản phẩm đó, tránh để nhân viên tiện tay bán cho khách khác. Sau 24 giờ, nếu khách đặt trước không quay lại thì bảng đèn led mới tự động mở khóa cho sản phẩm đó.

Trong khâu mua hàng, công ty xây dựng phần mềm với chức năng dự báo để giải quyết hàng tồn không bị thiếu nhưng cũng không thừa. 

Nhân viên quản lý mua hàng của Thế Giới Di Động cho biết, trước đây thực hiện việc mua hàng cho hơn 1.500 siêu thị trên toàn quốc phải mất 2-3 ngày, giờ dùng phần mềm xử lý chỉ mất khoảng 1 - 2 giờ là xong.

Trong hệ thống giao hàng và lắp đặt, cụ thể với Điện máy Xanh, nhân viên phải chụp hình trước và sau khi thực hiện nhiệm vụ và đưa lên hệ thống. Cơ chế này giúp công ty kiểm tra được thời gian giao hàng có đúng không, hoặc tình trạng lắp đặt có đạt yêu cầu không.

Các phần mềm này cũng tính được phần thưởng cho mỗi nhân viên trên từng sản phẩm cụ thể, từ người bán trực tiếp, người bán gián tiếp (thu ngân, hỗ trợ kĩ thuật…) đến quản lý cửa hàng. Đặc biệt, cơ chế này được các phần mềm tính toán hoàn toàn vào ban đêm. Ông Nguyễn Đức Tài cho biết, nhờ phần mềm này mà ông có thể tự tin trả lương chính xác cho nhân viên theo từng ngày.

Thế Giới Di Động cũng đưa ra các thành quả công nghệ mà đội công nghệ thông tin đạt được. Chẳng hạn như sử dụng hóa đơn điện tử (mỗi năm Công ty có đến 48 triệu hóa đơn, tức 120.000 hóa đơn/ngày), thời gian load website trung bình chỉ 2,07 giây… 

Về khâu nhân sự, Thế Giới Di Động xây dựng hệ thống chung để nhân viên đưa thông tin lên, người quản lý chỉ xét duyệt các mục đó chứ không ngồi gõ từng thông tin. 

Công ty hiện có hơn 31.000 nhân viên trên toàn quốc. Khâu tuyển dụng cũng thực hiện tiếp nhận hồ sơ, đánh giá ứng viên và kí hợp đồng trực tuyến qua website tuyển dụng riêng. Cách làm này giúp rút ngắn thời gian và chi phí, cũng như tiết kiệm tối đa số lượng nhân sự quản lý khâu này.

Trao đổi với TheLEADER, một số chủ doanh nghiệp cho rằng, hiện nay đã có nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm để quản lý hệ thống. Nhưng cái hay của Thế Giới Di Động nằm ở chỗ tự thiết kế các phần mềm riêng để quản lý đồng bộ đến từng việc nhỏ, và phù hợp với hoạt động đặc thù của công ty. 

Nếu thuê ngoài thì chi phí này sẽ rất lớn, vì ngoài chi phí thiết kế, còn nhiều khâu khác sẽ ngốn hàng đống tiền của doanh nghiệp như bảo trì, nâng cấp và sửa chữa. 

“Mà chưa chắc đã phù hợp với hoạt động đặc thù của từng doanh nghiệp khác nhau”, chủ một doanh nghiệp ngành thủy sản ở TP. HCM nhận xét.