Cách CEO Misa hóa giải nỗi sợ AI cho nhân sự

Việc đưa AI vào doanh nghiệp thường gặp phản ứng mạnh từ nhân viên, đặc biệt là lo ngại về khả năng mất việc. Nhiều người e ngại công nghệ mới sẽ thay thế vai trò của họ, khiến sự chuyển đổi trở nên khó khăn và đầy thách thức. Công cuộc này ở một doanh nghiệp công nghệ như Misa cũng không là ngoại lệ.

Lấy ví dụ về ứng dụng AI trong lĩnh vực quảng cáo, ông Lê Hồng Quang, CEO Công ty CP Misa cho biết, đội ngũ truyền thông và quảng cáo gặp phải một sự ngần ngại khi công ty bắt đầu triển khai AI, lo sợ công nghệ mới này sẽ khiến công việc của mình trở nên dư thừa. Ban lãnh đạo yêu cầu họ nghiên cứu và báo cáo mức độ tiết kiệm công suất mà AI mang lại. Tuy nhiên, họ chỉ báo cáo một phần thay vì làm rõ hết các tác động lâu dài hoặc toàn diện của công nghệ này.

Sau khi nghiên cứu, ông Quang đưa ra hai lựa chọn, hoặc là tăng gấp ba lần mục tiêu, hoặc là thu gọn nhân sự chỉ còn một nửa. Cuối cùng, bộ phận này quyết định chọn phương án tăng gấp ba mục tiêu và thúc đẩy ứng dụng AI rất tích cực và hiệu quả.

Ngoài sáng tạo nội dung quảng cáo, Misa đang ứng dụng AI trong nhiều lĩnh vực như cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, tự động hóa quy trình tiếp thị và bán hàng, chatbot chăm sóc khách hàng và trợ lý ảo, dự đoán và phân tích thị trường.

Chia sẻ trong cuộc gặp gỡ ban lãnh đạo và các thành viên Hội các Nhà quản trị doanh nghiệp Việt Nam (VACD) tại văn phòng Misa mới đây, ông Quang cho biết trước đây, MISA phải tuyển 200 nhân viên để trả lời câu hỏi từ 100 nghìn khách hàng. Với chatbot, AI đã hỗ trợ xử lý 2,8 triệu câu hỏi, tiết kiệm 250 nhân sự và tăng năng suất 1,71 lần khi lượng khách hàng tăng lên con số 300 nghìn trong năm nay.

Trước khi ứng dụng AI, Misa phải huy động đến 45 nhân viên kế toán để xử lý hàng triệu hóa đơn, thu hồi nợ và đối chiếu mỗi năm. Tuy nhiên, nhờ vào sự chuyển mình số hóa và áp dụng AI, công ty đã giảm số lượng nhân sự xuống còn 30 người, đồng thời tái định nghĩa lại nhiều vai trò công việc để phù hợp với xu hướng mới.

Để ứng dụng AI thành công, CEO Misa cho rằng, doanh nghiệp cần có ba yếu tố quan trọng: công cụ AI, dữ liệu chất lượng và con người phù hợp để khai thác hiệu quả các công cụ và dữ liệu đó.

Đầu tiên, việc có được dữ liệu là điều kiện tiên quyết. Doanh nghiệp cần phải thực hiện chuyển đổi số toàn diện, số hóa và quản lý dữ liệu một cách tập trung. Dữ liệu cần được tích hợp giữa các hệ thống bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Ngày nay, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện điều này thông qua việc triển khai các hệ thống quản trị doanh nghiệp hoặc tận dụng các API chia sẻ giữa các nền tảng phần mềm.

Thứ hai, để có được công cụ AI phù hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ AI phổ biến cho những nhu cầu cơ bản như sáng tạo nội dung, phân tích dữ liệu hay báo cáo. Cùng với đó, việc chuyển đổi số qua các nền tảng và phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp AI sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.

Các công cụ AI phát triển theo hướng no code - low code (không cần kiến thức lập trình chuyên sâu) cũng là lựa chọn để doanh nghiệp có thể chủ động tạo và huấn luyện các hệ thống như chatbot chăm sóc khách hàng hay tư vấn bán hàng. Ngoài ra, các công cụ AI cần được thiết kế riêng biệt để phù hợp với đặc thù và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Cuối cùng, để tận dụng hiệu quả AI và dữ liệu, doanh nghiệp cần phải có mục tiêu rõ ràng và chiến lược cụ thể. Lãnh đạo cần xác định chính xác AI sẽ hỗ trợ những lĩnh vực nào, chẳng hạn như phân tích dữ liệu khách hàng hay tự động hóa quy trình công việc. Doanh nghiệp cần xây dựng tư duy đổi mới và liên tục đào tạo nhân viên về giá trị của AI, đồng thời giao KPI cụ thể để đo lường hiệu quả ứng dụng AI. Đồng thời, việc rà soát và tối ưu hóa các quy trình công việc hiện tại là điều cần thiết để khai thác tối đa tiềm năng của AI.

“Tại Misa, 10% thu nhập của nhân viên gắn với việc ứng dụng AI trong công việc, các phòng ban đều có KPI rõ ràng”, ông Quang nói.

AI len lỏi vào mọi hoạt động của doanh nghiệp

Theo khảo sát của Forbes Advisor, các chủ doanh nghiệp hiện đang sử dụng hoặc có kế hoạch ứng dụng AI trong nhiều lĩnh vực quan trọng như dịch vụ khách hàng, an ninh mạng và quản lý gian lận, trợ lý ảo, quản lý quan hệ khách hàng, và quản lý hàng tồn kho.

Trong thời đại số, nhiều doanh nghiệp đã tận dụng dữ liệu để ra quyết định hiệu quả hơn. Theo McKinsey, các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu để đưa ra quyết định có khả năng thu hút khách hàng gấp 23 lần so với những doanh nghiệp khác. Ví dụ, Netflix sử dụng dữ liệu từ 30 triệu người dùng để quyết định sản xuất nội dung phim, Coca-Cola ứng dụng dữ liệu lớn và AI để phát triển các chiến lược marketing hiệu quả từ mạng xã hội, còn Uber xây dựng chiến lược giá cước dựa trên dữ liệu lịch sử chuyến xe.

AI không chỉ giúp doanh nghiệp phân tích những gì đã xảy ra mà còn có thể chẩn đoán nguyên nhân, dự báo xu hướng tương lai và đề xuất giải pháp để tối ưu hóa các quyết định. Với khả năng xử lý dữ liệu phức tạp, AI mở ra cơ hội mới cho doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng hơn.

Chính vì vậy mà bên cạnh ứng dụng AI để tối ưu hóa năng suất trong chính doanh nghiệp của mình, Misa cũng tích hợp vào hệ sinh thái sản phẩm và dịch vụ của mình. AI và dữ liệu thông minh được triển khai trong nhiều lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, từ tài chính, nhân sự đến điều hành tổng thể.

Trong quản trị tài chính, Misa tích hợp AI để tự động hóa các nhiệm vụ như tập hợp và kiểm tra chứng từ, nhập liệu, phân tích báo cáo tài chính, dự báo và phân tích tài chính, đánh giá rủi ro, phát hiện gian lận, cũng như chấm điểm tín dụng để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận vốn vay.

Về tối ưu nhân sự, doanh nghiệp này ứng dụng AI để hỗ trợ nhân viên mới thông qua chatbot tư vấn và giải đáp thắc mắc, đồng thời sử dụng AI trong việc tuyển dụng thông minh, từ sàng lọc hồ sơ đến phân tích ứng viên. Ngoài ra, AI còn hỗ trợ tạo bộ đề thi và chương trình đào tạo cá nhân hóa, cùng với việc đánh giá hiệu suất và phân tích kết quả.

Trong công tác điều hành chung của CEO, Misa ứng dụng AI để cung cấp báo cáo theo thời gian thực, phân tích và dự báo các chỉ số quan trọng phục vụ điều hành, đồng thời đưa ra các đề xuất hỗ trợ công tác lãnh đạo.

Ông Quang cho biết, vào năm 2025, mỗi khách hàng sử dụng phần mềm của Misa sẽ có "nhân viên AI" (AI Agent) hỗ trợ xử lý công việc tự động, giúp gia tăng năng suất đáng kể.

Vị CEO Misa kiêm Ủy viên Ban điều hành VACD nhắn nhủ, ứng dụng AI là xu thế không thể đảo ngược, vì vậy cần phải phổ cập ứng dụng AI trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần xây dựng một văn hóa ra quyết định dựa trên dữ liệu, đồng thời đẩy mạnh chuyển đổi số để tạo ra dữ liệu chất lượng, đặc biệt là ứng dụng các nền tảng điện toán đám mây tích hợp AI.

Ngoài ra, các doanh nghiệp cần liên tục rà soát và xây dựng kế hoạch rõ ràng để ứng dụng AI vào từng quy trình, từng hoạt động cụ thể.