Làm việc ở bất kì đâu: Mô hình vận hành doanh nghiệp tương lai

Dịch bệnh khiến cả thế giới hiểu được và cần áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong vận hành kinh tế xã hội. Khảo sát trên 358 doanh nghiệp Việt Nam cho thấy, khoảng 38% công ty bắt đầu sử dụng mô hình nửa văn phòng, nửa làm việc từ xa; 27% giảm số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng. Và chỉ có 8% chưa công nhận làm việc từ xa có hiệu quả.

GS. TS Bùi Xuân Tùng - Giám đốc điều hành chương trình MBA cấp cao của trường Kinh doanh Shidler, Đại học Hawaii tại Việt Nam cho biết, để doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả, cần đáp ứng được 3 điều kiện: có phương thức liên lạc tối ưu hóa; công nghệ tốt; tư duy tốt (hỗ trợ tinh thần, động viên những người làm việc từ xa).

"Khó có thể dự đoán được chính xác tình hình kinh tế sẽ diễn ra thế nào, nên doanh nghiệp cần nhanh chóng thay đổi chiến lược trong bối cảnh dịch bệnh. Nếu trước đây chỉ ưu tiên hiệu quả tăng trưởng thì giờ sẽ phải chú trọng vào các mô hình vận hành phục hồi, kinh doanh không gián đoạn. Thay vì chỉ Làm việc tại nhà (WFH) thì chuyển sang tư duy Làm việc ở bất kì đâu (WFA)", GS. TS Bùi Xuân Tùng nói.

Vị chuyên gia đưa ra dẫn chứng, một nhà hàng ở Hawaii chuyên đón tiếp các khách VIP, nhưng do Covid-19 phải đóng cửa, những đầu bếp nổi tiếng của nhà hàng này nghĩ ra phương án là tổ chức học nấu ăn qua mạng hoặc đến nấu ăn tận nhà.

Tương tự với ngành y tế, trước đây, bác sĩ, y tá phải đến bệnh viện ngồi chờ bệnh nhân, thì bây giờ ra đời mô hình khám bệnh từ xa, bệnh nhân lên ứng dụng tìm bác sĩ. Các trung tâm thể thao giờ đây cũng tổ chức các chương trình tập luyện online.

Nhìn chung, bất cứ lĩnh vực nào, từ sản xuất cho tới kinh doanh địa ốc đều có thể thay đổi mô hình, áp dụng công nghệ nhằm tìm ra giải pháp trong thời dịch. GS. TS Bùi Xuân Tùng cho rằng, mục tiêu chính không hẳn là công nghệ, mà là tìm được mô hình kinh doanh giải quyết được nhu cầu hiện tại của khách hàng.

Tất nhiên, khi doanh nghiệp thay đổi mô hình, cũng kéo theo việc đội ngũ nhân sự cần được đào tạo lại nhằm thích nghi với hình thái mới. Do đó, trước khi WFA, doanh nghiệp cần phải hình dung đến một mô hình quản trị nhân sự, bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có một văn hóa khác nhau.

Trong quá khứ, nghĩ đến nhân sự, doanh nghiệp chỉ nghĩ đến chi phí và năng suất lao động. Thế nhưng, bài toán đào tạo con người hiện tại là làm sao để nhân sự có những kỹ năng thích nghi với hoàn cảnh mới, tập trung vào kỹ năng hơn là vai trò.

Theo vị chuyên gia, đến nay thế giới đã có 4 mô hình Làm việc ở bất kì đâu (WFA). Nên tùy thuộc vào ngành nghề, điều kiện của từng doanh nghiệp có thể áp dụng linh hoạt các mô hình này gồm: WFH - Làm việc tại nhà; Satellite Office - Văn phòng vệ tinh thuộc công ty; Neighborhood - Văn phòng chia sẻ; Mobile Worker - Làm việc di động.

Đồng tình với GS. TS Bùi Xuân Tùng, ông Phạm Duy Phúc, Tổng Giám đốc Công ty TNHH MTV Viễn thông Quốc tế FPT (FTI, thuộc FPT Telecom) cho rằng, trong bối cảnh dịch bệnh, doanh nghiệp cần nhanh chóng chuyển đổi mô hình nhằm thích ứng với những hoàn cảnh mới của thị trường.

Trong giai đoạn dịch bệnh bùng phát, từ 2020 - 2021, FTI đã gặp rất nhiều khó khăn, nhưng nhờ thích ứng nhanh, chuyển đổi số và thay đổi cơ cấu hoạt động kinh doanh đã đêm về kết quả tốt.

"Khi dịch bệnh ập đến, chúng tôi hoàn toàn bị động, đặc biệt là việc giữ chân khách hàng trong các ngành nghề: giáo dục, du lịch - vốn bị ảnh hưởng nặng nề. Đó thực sự là nỗi đau, nhưng với quyết tâm số hóa toàn bộ quy trình hoạt động, năm 2020 FTI đã tái cấu trúc tổ chức phù hợp với tình hình mới", ông Phạm Duy Phúc chia sẻ.

Cụ thể, ngay từ khi đợt dịch đầu tiên bùng phát, ngoài việc điều chỉnh kế hoạch kinh doanh, FTI đề ra mục tiêu đầu tiên là đảm bảo an toàn cho nhân viên, để làm sao khi bất kì nhân sự nào có vấn đề sẽ được hỗ trợ ngay.

FTI nhanh chóng thành lập ban chỉ đạo khi nhân sự bị nhiễm Covid-19 phải đi cách ly sẽ có người hỗ trợ, tạo ra quy trình khi gặp vấn đề cần liên lạc ai, hỗ trợ như thế nào. Hỗ trợ cả về tinh thần và vật chất. Đặc biệt là đảm bảo yếu tố tinh thần cho nhân sự, với việc giữ được mối liên hệ với nhân sự là quan trọng nhất.

"Khi dịch bệnh ập đến, Việt Nam nói về 5K khử khuẩn, thì chúng tôi cũng có 5K của chúng tôi", lãnh đạo FTI cho hay. Theo đó, 5K được ông Phạm Duy Phúc đề cập gồm: 

Kiểm soát tài chính: Dòng tiền là mạch máu của doanh nghiệp, quản lý dòng tiền là vô cùng quan trọng. Đồng thời FTI đánh giá lại khách hàng, nhà cung cấp.

Kế hoạch số hóa: Tại thời điểm này, FTI có thể hoạt động, vận hành bình thường là nhờ số hóa các quy trình, sử dụng hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, chữ ký số, gần như các hoạt động không bị gián đoạn.

Kế hoạch kinh doanh: FTI thay đổi mô hình kinh doanh, chuyển dịch cung cấp dịch vụ cho các hộ kinh doanh cá thể. Bên cạnh đó, công ty cũng đào tạo sâu về marketing online cho toàn bộ nhân viên kinh doanh.

Kế hoạch làm mới hình ảnh công ty: Liên tục làm mới hình ảnh FTI trong mắt khách hàng, đưa ra các sản phẩm mới mang tính sáng tạo cho khách hàng

Kế hoạch sản phẩm: Tăng cường đào tạo sản phẩm, dịch vụ, trao đổi các ý tưởng kinh doanh vận hành mới.

Tất nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng dễ dàng vượt qua những khó khăn, rào cản khi áp dụng chuyển đổi số vào các mô hình WFA. Ông Nguyễn Bằng, Giám đốc nhân sự 365 Group cho hay, trước đây cơ cấu của 365 Group giống như một ma trận. Do đó, lựa chọn ứng dụng, công nghệ nào phù hợp là một bài toán khó.

Sử dụng qua nhiều công nghệ và phần mềm khác nhau, 365 Group lựa chọn dùng Base Wordkflow, Base HRM, và Base Info để giải quyết cùng lúc nhiều vấn đề như: đảm bảo hoạt động công việc thường ngày ở bất kỳ đâu; quản lý nhân sự trong giai đoạn dịch bệnh; duy trì mục tiêu, các dự án mới; truyền thông và quản trị thông tin nội bộ.

Trong đó, quy trình làm việc là yếu tố được ông Nguyễn Bằng quan tâm nhất. Bởi khi các doanh nghiệp đã hình thành hệ thống quy trình, thì tới khi triển khai sẽ dễ dàng hơn. Chẳng hạn, trước đây dù đã chia thời gian trình ký các nhóm theo ngày, nhưng vẫn mất 5 - 7 ngày để ký xong hợp đồng, thì khi áp dụng công nghệ chỉ mất từ 4 - 15 tiếng.

Tương tự, với hoạt động quản lý nhân sự, nhân viên có thể thấy được giá trị ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả trong thời dịch, có thể làm việc và chấm công tại nhà. Trước kia để có được danh sách nhân viên theo yêu cầu, công ty phải mất tới 2 tiếng, nhưng giờ có thể lấy danh sách nhân viên khoảng 15-30 phút gửi ngay.

Cũng nhờ công nghệ, 365 Group tiết giảm được một nửa nhân sự tuyển dụng. Ví dụ như gửi mail cho ứng viên, các thông tin được cá nhân hóa cho từng ứng viên. Hay công ty cũng không cần gửi công văn theo kiểu truyền thống, mà có thể sử dụng email, phần mềm chỉ mất 5 phút, gửi trực tiếp cho từng nhân viên.