Quản lý quy trình: Bài toán khó của mọi doanh nghiệp

Để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban một cách cụ thể là điều cốt yếu. Quy trình càng nhiều bước, luân chuyển qua nhiều bộ phận, dữ liệu càng dễ bị phân tán, lặp lại và dẫn đến sai sót.

Chính vì thế, quản lý quy trình trở thành một bài toán khó mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ trong kỷ nguyên số hóa, việc chuẩn hóa các quy trình làm việc đã có những lời giải tốt hơn.

Mới đây, Base.vn vừa công bố ra mắt sản phẩm Base Workflow - phần mềm quản lý quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Được biết, giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ nội bộ nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.

Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian, giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành và nâng cao hiệu suất của mỗi cá nhân. Không chỉ là số hóa quy trình, Base Workflow còn hỗ trợ quá trình thực thi, kiểm soát, đo lường, tương tác, và tối ưu hóa các luồng trao đổi thông tin cũng như quá trình hoạt động.

“Trước nay, các quy trình được thiết lập trên giấy tờ vốn mang lại nhiều bất cập và tạo ra khá nhiều rào cản khi thực thi. Ở một khía cạnh khác, rất khó để chúng ta biết được một công việc hiện đang bị trì hoãn ở bước xử lý nào, đâu là nguyên nhân thường xuyên gây ra các vấn đề. Base Workflow ra đời để giải quyết nút thắt này. Cùng với Base Workflow, Base Request, Base Wework, chúng tôi tin rằng các doanh nghiệp sẽ có được một giải pháp tổ chức, quản lý công việc hiệu quả và toàn diện nhất”, ông Phạm Kim Hùng - Nhà sáng lập & CEO của Base cho biết.

Do đó, tính năng cơ bản nhất của Base Workflow là chuẩn hóa các quy trình làm việc theo từng giai đoạn. Ở mỗi giai đoạn, doanh nghiệp có thể lựa chọn người đảm nhận công việc, thời gian hoàn thành, hướng dẫn cách thực thi cũng như liệt kê ra các công việc con để hệ thống giao tự động mỗi khi có một nhiệm vụ mới sinh ra trong quy trình.

“Bên cạnh đó, tính năng nhắc nhở công việc hằng ngày giúp nhân viên mỗi sáng đến làm sẽ biết ngay được hôm nay mình cần phải làm gì, công việc trong tuần còn nhiều hay không, từ đó có thể sắp xếp để hoàn thành đúng yêu cầu và thời hạn”, ông Hùng nói.

Đối với mỗi quy trình làm việc doanh nghiệp có thể tùy chỉnh để thiết lập các cấu trúc dữ liệu khác nhau. Ví dụ, quy trình thanh toán sẽ yêu cầu thông tin nhà cung cấp, hay quy trình chăm sóc khách hàng sẽ yêu cầu thông tin khách hàng… Base Workflow giúp doanh nghiệp tự định nghĩa các thông tin cần thu thập theo từng quy trình và trong từng giai đoạn cụ thể.

Không chỉ giới hạn trong các quy trình riêng lẻ, Base Workflow còn giúp các doanh nghiệp liên kết toàn diện tất cả các quy trình với nhau. Ví dụ, quy trình Sales, quy trình quản lý hợp đồng & thanh toán, quy trình chăm sóc khách hàng là ba quy trình riêng biệt.

Tuy nhiên, mỗi công việc khi kết thúc ở một quy trình này có thể được chuyển tiếp tự động sang quy trình khác. Thậm chí, doanh nghiệp có thể tạo riêng một quy trình xử lý vấn đề, để tự động nhận các công việc không được hoàn thành ở ba quy trình trước đó.

Mỗi giai đoạn trong từng quy trình đều có một thời hạn giải quyết cụ thể, theo ông Hùng điều này sẽ giúp người quản lý luôn nắm được bức tranh chung của tổ chức, biết được các công việc đang tắc nghẽn ở đâu hay ai là người gây ra sự tắc nghẽn đó.

Việc có được số liệu khách quan theo thời gian thực về các điểm chưa hiệu quả sẽ giúp nhà quản lý tìm ra các giải pháp khắc phục cũng như tạo ra các điều chỉnh hợp lý. Các số liệu đó cũng giúp chính nhân viên nhìn nhận vấn đề trực quan và nỗ lực làm việc tốt hơn.

Được thành lập vào tháng 8/2016, tính đến này vừa tròn 3 năm, Base.vn là một startup trẻ cung cấp nền tảng SAAS giúp quản trị và điều hành doanh nghiệp như quản trị nhân sự, quản lý công việc và tài chính cho hơn 1.500 khách hàng. 

Base.vn có tốc độ tăng trưởng gấp 2 lần mỗi quý, liên tục duy trì trong hơn 1 năm vừa qua. Lần gần nhất Base.vn nhận vốn là vào tháng 6/2019, từ quỹ đầu tư mạo hiểm Nextrans của Hàn Quốc. Đến hết năm nay, Base.vn dự kiến sẽ tiếp tục cho ra mắt các sản phẩm mới và chính thức tham gia vòng gọi vốn Series A.