Họp không hiệu quả vì không có số liệu
Tại nhiều công ty vừa và nhỏ, việc tổ chức họp đội ngũ bán hàng thường không được chú trọng vì ai cũng cho rằng họp hành mất thời gian và mất cơ hội ra thị trường của nhân sự. Nhưng đây là một sai lầm bởi vì nếu không họp, lãnh đạo sẽ không biết chuyện gì đang xảy ra, không rà soát được thị trường, không biết được tinh thần của nhân viên trong đội.
Có nhiều công ty họp đội bán hàng theo tuần, theo tháng hoặc thậm chí theo năm. Như vậy là không ổn. Nên nhớ rằng doanh nghiệp kiếm được tiền một phần rất lớn dựa trên công sức của nhân viên bán hàng, nên muốn họ làm việc hiệu quả, quản lý phải gặp và đốc thúc thường xuyên.
Đặc biệt, cần yêu cầu nhân viên nộp báo cáo hàng ngày để so sánh giữa các đội, từ đó xây dựng một nền tảng chung cho nhân viên có động lực làm việc và học hỏi lẫn nhau.
Trong báo cáo phải có đủ tất cả các con số, KPI chi tiết. Đó không chỉ là các con số về kết quả bán hàng mà còn các con số liên quan đến thị trường. Phải có thông tin của khách hàng, chủng loại sản phẩm, hoạt động của đối thủ cạnh tranh… để nắm tình hình thực tế bên ngoài bên cạnh tình hình nội bộ của công ty; từ đó, xác định một con số chuẩn về năng suất trung bình hàng ngày của nhân viên. Chỉ có như vậy, lãnh đạo mới biết năng suất, hiệu quả tăng hay giảm và nguyên nhân là gì.
Rất nhiều cuộc họp không có các số liệu này cũng như không có kịch bản bán hàng và kịch bản họp nên rơi vào một trường hợp oái oăm là sếp họp thì cứ họp, nhưng nhân viên trả lời theo kiểu lý do khi được hỏi một vấn đề, hình thành một phản xạ tiêu cực nếu bị áp đặt và thậm chí nhân viên sẽ tạo ra luồng thông tin tiêu cực.
Những người làm lãnh đạo nên đặt ra các câu hỏi, có nhiều góc nhìn từ nhân viên hơn, đồng thời kết hợp với góc nhìn của mình để ra được góc nhìn chung. Lúc đó mới xác định được vấn đề một cách khách quan, không bị cảm tính. Khi đã xác định được vấn đề, cần phải đưa ra được giải pháp đề nghị.
Lưu ý tránh tình trạng nhân viên đặt câu hỏi và sếp đưa ra giải pháp. Nguyên tắc là nhân viên nêu vấn đề và đề xuất giải pháp vì đó là quyền và nghĩa vụ của họ. Nếu nhân viên đưa ra vấn đề mà không có giải pháp đề xuất thì quản lý mới vào cuộc vì thông thường, giải pháp do nhân viên đưa ra sẽ phù hợp với năng lực, điều kiện và nhu cầu thực tế. Đa phần, yêu cầu của nhân viên đều cao hơn khả năng hỗ trợ của công ty nhưng lúc đó mới cần có sự góp mặt của quản lý để cân bằng.
Các cuộc họp nên bắt đầu bằng con số và kết thúc bằng con số. Cuộc họp không chỉ giải quyết vấn đề được nêu ra ngay thời điểm đó mà giúp quản lý nắm được tình hình, không chỉ tình hình bên ngoài mà cả tình hình nội bộ bên trong và còn để duy trì ấn tượng đội nhóm. Sự hiệu quả trong hoạt động của đội nhóm là một trong các lý do quan trọng khiến nhân viên luôn muốn ở lại công ty.
5 lý do các chủ doanh nghiệp đang phớt lờ số liệu
Số liệu thống kê vô cùng quan trọng, vì số liệu không biết nói dối. Bên cạnh các số liệu trong báo cáo của đội bán hàng, số liệu từ các công ty nghiên cứu hay từ các đội được đặt hàng làm nghiên cứu sẽ không chỉ cho biết nhu cầu khách hàng mà còn cho biết thực trạng thị trường, nắm được cả đặc điểm mua hàng của người tiêu dùng.
Tuy nhiên, từ trước đến nay, các doanh nghiệp kể cả có số liệu hay không thì hoặc là ít dùng hoặc là có dùng cũng không phát huy được hết. Tôi đã từng gặp rất nhiều trương hợp như vậy và vô cùng đáng tiếc khi doanh nghiệp đã đầu tư rất nhiều tiền bạc cho nghiên cứu thị trường mà cuối cùng lại không biết áp dụng.
Có rất nhiều lý do cho thực trạng này.
Thứ nhất là do người đứng đầu thường ra quyết định dựa vào cảm tính. Người lãnh đạo tự tin rằng lâu nay vẫn làm như vậy và vẫn thành công nên số liệu không mang nhiều ý nghĩa. Nhưng rõ ràng, điều đáng tiếc là nếu các quyết định được đưa ra dựa trên phân tích số liệu thì sẽ mang lại hiệu quả cao hơn rất nhiều, biết được năng lực của đội ngũ đã được phát huy hết hay chưa để từ đó khai thác.
Điều thứ hai khiến chủ doanh nghiệp không muốn đọc số liệu là do lãi quá lớn. Doanh nghiệp ghi nhận lãi, có khi lên đến hơn 20% và tăng trưởng nhưng doanh nghiệp lại không nhận ra rằng đang chi ra một số tiền vô cùng lớn. Chỉ cần cầm được đồng lãi trong tay là đã thấy sướng rồi, không cần tính toán nhiều đến câu chuyện tối ưu.
Có nhiều doanh nghiệp lãi từ 80 - 90 % trên cái giá họ bán ra và sẵn sáng trích 50 - 60% lãi đó để làm quảng cáo. Họ thấy rằng số tiền chạy quảng cáo rất lớn nên khách hàng sẽ tự động tìm đến với họ, họ thích thú với việc đó trong khi thực tế lãi thu về chỉ còn từ 20 - 30%. Nhưng đến một lúc nào đó trong tương lai sẽ không còn được như vậy nữa.
Từ trước đến nay, các doanh nghiệp kể cả có số liệu hay không thì hoặc là ít dùng hoặc là có dùng cũng không phát huy được hết.
Ông Đỗ Xuân Tùng
Chuyên gia huấn luyện và đào tạo bán hàng
Với những đơn vị chỉ làm kinh doanh đơn thuần, trước đây, các sản phẩm làm nhái không mất tiền bản quyền nên giá rất rẻ, chỉ bằng khoảng 1/3 giá hàng chính hãng. Trong tương lai, câu chuyện này sẽ không còn nữa nên các doanh nghiệp phải sớm thay đổi, đừng nghĩ rằng lãi cao là ổn.
Lãi cao có thể do doanh nghiệp đó là người tiên phong trên thị trường nhưng đến một lúc các đối thủ khác xuất hiện buộc doanh nghiệp phải giảm giá, mức lãi hiện tại sẽ không thể duy trì mãi.
Nói như vậy để thấy, số liệu nên dùng ngay từ đầu, ngay cả khi chưa có lãi chứ không phải để bao giờ có lãi mới dùng
Thứ ba, doanh nghiệp có vài số liệu nhưng mà không có đủ thời gian để dùng số liệu đó vì còn quá nhiều việc cần làm. Trong công ty vừa và nhỏ, một người thường làm nhiều việc. Có khi giám đốc vừa làm kế toán, vừa phụ trách nhân sự, vừa làm hành chính nên không có thời gian để làm việc với các con số.
Thứ tư, có rất nhiều doanh nghiệp quan tâm đến các con số, chi rất nhiều tiền để mua thông tin nhưng lại không biết dùng để làm gì. Có khoảng cách rất lớn từ hiểu biết của các chuyên gia đến những người áp dụng con số vào thực tế. Doanh nghiệp rất hiểu về tầm quan trọng của các con số nhưng lại không biết phải làm gì để triển khai trong thực tế. Vì vậy mà đến một lúc nào đó, bảng số liệu cũng bị mất tác dụng.
Thứ năm, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường làm một cách tự phát, tiện đâu làm đấy nên khi đọc bảng số liệu cũng không biết phải làm phần nào đầu tiên, không biết sự liên kết giữa các con số nên bị loạn và rồi thấy nản và bỏ cuộc.
Ai cũng biết rằng số liệu rất quan trọng nhưng làm thế nào để các con số có thể phát huy tác dụng?
Trước hết, cần biết mình đang đứng ở đâu, đang có con số nào. Hai là xác định hướng đi của doanh nghiệp cũng như các vấn đề phát sinh trong quá trình phát triển, từ đó tham vấn các chuyên gia nghiên cứu thị trường để xem hướng đi đó có phù hợp với tình hình thực tế hay không, có phát huy tối đa hiệu suất hay không.
Sau khi có số liệu, phải nhờ các chuyên gia tư vấn diễn giải số liệu, cái gì nên làm và làm ra sao trong thực tế luôn biến động và thay đổi.
