Những điều cần biết về thủ tục đăng ký bảo hộ sáng chế

Bước đầu tiên trong việc bảo hộ sáng chế là nộp đơn đăng ký sáng chế. Mẫu đơn đăng ký sáng chế có thể nhận tại cơ quan cấp bằng sáng chế quốc gia của mỗi nước. Doanh nghiệp nhất định không được bộc lộ sáng chế trước khi nộp đơn đăng ký sáng chế. Việc bộc lộ sớm sẽ làm ảnh hưởng đến cơ hội nhận được bằng độc quyền sáng chế của doanh nghiệp vì sáng chế của bạn sẽ không còn được coi là mới nữa.

Để biết được sáng chế của mình có mới hay không, doanh nghiệp cần tra cứu kỹ lưỡng trước khi nộp đơn đăng ký sáng chế. Qua việc tra cứu, doanh nghiệp sẽ biết được sáng chế của mình có tính mới hay không, từ đó đánh giá được khả năng nhận bằng độc quyền sáng chế. Doanh nghiệp có thể thuê các tổ chức dịch vụ chuyên nghiệp thực hiện hoặc tự tra cứu. Ngày nay, nhiều cơ quan cấp bằng sáng chế quốc gia trên thế giới đã có hệ thống cơ sở dữ liệu sáng chế trực tuyến miễn phí, cho phép doanh nghiệp tự tra cứu.

Mỗi quốc gia có những quy định khác nhau về việc thuê đại diện sở hữu công nghiệp khi nộp đơn đăng ký sáng chế. Dù có thể tự nộp đơn đăng ký sáng chế mà không cần thuê đại diện sở hữu công nghiệp, doanh nghiệp nên thuê một chuyên gia có kinh nghiệm để bảo đảm rằng việc soạn thảo đơn sáng chế được thực hiện chính xác. Tuy vậy, hầu hết mọi quốc gia trên thế giới đều quy định rằng nếu muốn đăng ký sáng chế, những người không cư trú tại quốc gia đó phải có đại diện sở hữu công nghiệp là tổ chức có cơ sở tại nước mà người đó muốn đăng ký bảo hộ.

Sau khi nhận đơn đăng ký, cơ quan cấp bằng sáng chế thường thực hiện một loạt công việc trước khi cấp bằng độc quyền sáng chế. Cơ quan cấp bằng sáng chế sẽ thực hiện ba công đoạn chính: đầu tiên là thẩm định hình thức, sau đó là thẩm định nội dung và cuối cùng là cấp văn bằng bảo hộ và công bố. Thông thường ở mỗi giai đoạn, thẩm định viên của cơ quan cấp bằng sáng chế và người nộp đơn thường trao đổi với nhau các thủ tục dưới dạng văn bản. Phía đại diện sở hữu công nghiệp có thể đóng vai trò là người trung gian, nhận các thông báo từ cơ quan cấp bằng sáng chế, tư vấn người nộp đơn để có các hành động thích hợp, lĩnh hội chỉ dẫn của người nộp đơn và đưa ra các phản hồi với cơ quan cấp bằng sáng chế.

Thẩm định hình thức

Trong giai đoạn này, cơ quan cấp bằng sáng chế sẽ kiểm tra tất cả các vấn đề liên quan đến hình thức của đơn theo quy định. Ví dụ: Tất cả các thông tin liên quan đã được điền đầy đủ và chính xác hay chưa? Người nộp đơn có cơ hội sửa chữa tất cả mọi lỗi được phát hiện trong quá trình này. Nếu những lỗi này không được sửa trong một thời hạn nhất định, cơ quan cấp bằng sáng chế sẽ từ chối đơn.

Thẩm định nội dung

Mục đích của việc thẩm định nội dung đó là xác định giải pháp kỹ thuật đã biết trong lĩnh vực kỹ thuật mà sáng chế liên quan đến. Để thẩm định nội dung, cơ quan cấp bằng sáng chế sẽ kiểm tra cơ sở dữ liệu của họ để xác định xem có tài liệu nào mô tả giải pháp trùng hoặc tương tự với giải pháp được mô tả trong đơn đăng ký sáng chế.

Mục đích của việc thẩm định nội dung là để đảm bảo rằng đơn đăng ký đáp ứng những điều kiện để được cấp bằng độc quyền sáng chế. Về bản chất, mục đích của hoạt động thẩm định nội dung là tránh việc cấp bằng độc quyền cho những sáng chế bị loại trừ khỏi khả năng bảo hộ theo các quy định cụ thể của pháp luật; những sáng chế không mới, không có trình độ sáng tạo và/hoặc không có khả năng áp dụng công nghiệp; hoặc những sáng chế không được bộc lộ một cách đầy đủ và rõ ràng.

Tương tự như khi thẩm định hình thức, người nộp có cơ hội phản đối những quyết định được đưa ra trong quá trình thẩm định nội dung. Không phải tất cả mọi cơ quan cấp bằng sáng chế đều tiến hành thẩm định nội dung đơn đăng ký sáng chế. Thậm chí, một số quốc gia cấp bằng độc quyền sáng chế ngay sau khi hoàn thành quá trình thẩm định hình thức. Trong trường hợp này, khả năng đáp ứng các điều kiện bảo hộ và hiệu lực thực sự của bằng độc quyền sẽ được xác định bởi toà án khi có tranh chấp xảy ra.

Cấp văn bằng bảo hộ và công bố

Nếu sáng chế đáp ứng được tất cả những điều kiện về hình thức và nội dung, không bị cơ quan cấp bằng sáng chế yêu cầu bổ sung thông tin hoặc phủ quyết, hoặc doanh nghiệp giải quyết được tất cả những vấn đề phát sinh trong quá trình thẩm định hình thức và nội dung, cơ quan cấp bằng sáng chế sẽ cấp bằng độc quyền sáng chế cho đơn đăng ký đó.

Việc này liên quan đến một số thủ tục thuộc trách nhiệm của cơ quan cấp bằng sáng chế như đưa thông tin về sáng chế vào Đăng bạ sáng chế quốc gia, cấp bằng độc quyền sáng chế (tài liệu pháp lý xác lập quyền sở hữu sáng chế) cho người nộp đơn. Nói chung, cơ quan cấp bằng sáng chế công bố tài liệu sáng chế.

Nhiều cơ quan cấp bằng sáng chế công bố cả đơn đăng ký sáng chế sau 18 tháng kể từ ngày nộp đơn (hoặc ngày ưu tiên). Thông thường, để duy trì hiệu lực của sáng chế, mỗi năm, trong thời hạn bảo hộ, chủ sở hữu phải nộp một khoản phí để gia hạn hoặc duy trì hiệu lực theo quy định cho cơ quan cấp bằng sáng chế.

Những loại chi phí liên quan đến bảo hộ sáng chế

Có 4 loại chi phí liên quan đến việc bảo hộ sáng chế. Đầu tiên là lệ phí nộp đơn và phí xử lý đơn được nộp cho cơ quan cấp bằng sáng chế quốc gia và khu vực. Những loại phí này thường thấp hơn so với các loại phí khác và có biểu phí tương đối khác nhau ở mỗi quốc gia (doanh nghiệp có thể trực tiếp tìm được những loại thông tin này tại các cơ quan sở hữu trí tuệ quốc gia).

Loại phí thứ hai là chi phí thuê đại diện sở hữu công nghiệp hoặc tổ chức hỗ trợ soạn thảo đơn sáng chế. Mặc dù không bắt buộc phải sử dụng dịch vụ của đại diện sở hữu công nghiệp (trừ trường hợp người nộp đơn không cư trú ở nước đó và pháp luật của nước đó quy định họ phải được đại diện bởi luật sư hoặc tổ chức được phép hành nghề), tốt hơn hết, doanh nghiệp nên xin tư vấn pháp lý khi soạn thảo các tài liệu liên quan đến sáng chế.

Thứ ba, doanh nghiệp có thể sẽ phải trả chi phí dịch thuật. Những chi phí này chỉ phát sinh khi doanh nghiệp muốn bảo hộ sáng chế ở những nước có ngôn ngữ chính thức khác với ngôn ngữ sử dụng trong đơn. Chi phí này thường rất lớn, đặc biệt là đối với các đơn đăng ký sáng chế thuộc lĩnh vực công nghệ cao.

Cuối cùng, doanh nghiệp phải nộp phí duy trì hiệu lực. Những chi phí này thường được nộp theo thời hạn nhất định (ví dụ như hằng năm hay 5 năm một lần) để duy trì hiệu lực của văn bằng bảo hộ. Ở một số nước, việc duy trì hiệu lực của sáng chế trong toàn bộ thời hạn bảo hộ (thường là 20 năm) có thể sẽ rất tốn kém. Trên thực tế, doanh nghiệp cần phải xem xét thời gian bảo hộ vì phí duy trì hiệu lực hằng năm sẽ ngày một tăng nếu thời gian bảo hộ càng kéo dài.

Hiện nay, hệ thống PCT do WIPO quản lý có thể giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở nhiều quốc gia tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức khi đăng ký bảo hộ sáng chế do các thủ tục được đơn giản hóa ở mức đáng kể.