Những độc chiêu tổ chức sự kiện 8-3 mùa dịch Covid-19

Không thể phủ nhận rằng dịch Covid-19 đang “gây khó” cho những người làm truyền thông nội bộ, những người tổ chức sự kiện khi Ngày Quốc tế phụ nữ 8-3 đang đến rất gần.

Vì ưu tiên sức khoẻ nên tâm lý chung những ngày này là cố gắng hạn chế gặp gỡ người lạ, tụ tập nơi đông người ở các không gian xa lạ như khu công cộng, khu du lịch, công viên. Có những công ty do nguồn lực phân bổ trải đều ở nhiều khu vực, địa bàn khác nhau nên thường tận dụng ngày lễ 8-3 để tụ họp, và chính những nhân sự công ty cũng cảm thấy không thoải mái.

Chuyên gia về tổ chức hoạt động xây dựng đội ngũ (team-building) Nguyễn Bá Tùng, nhà sáng lập Ancoric nhìn nhận, dịch Covid-19 ảnh hưởng rất lớn đến những đơn vị tổ chức sự kiện nhân ngày 8-3, bao gồm cả ban tổ chức nội bộ trong các công ty và cả các công ty có dịch vụ tổ chức sự kiện.

Ông Tùng nhìn nhận đây là một dịch bệnh nguy hiểm, không được lơ là nhưng cũng không đến mức quá căng thẳng. Cần luôn nắm vững thông tin, hiểu biết và áp dụng các biện pháp đã được hướng dẫn để bảo vệ bản thân cũng như người xung quanh, giữ được một tâm lý vững vàng thay vì chỉ biết lo sợ. Trong các sự kiện nhân dịp 8-3, điều quan trọng là các doanh nghiệp phải có các biện pháp an toàn cho những người tham gia để nhân sự cảm thấy an tâm, thoải mái hoà mình vào không khí vui vẻ.

Từ Tết Nguyên đán đến nay, mọi người bị đóng kín trong các không gian quen thuộc như ở nhà, công ty. Những sự kiện thuộc về giải trí, tìm niềm vui rất ít được tìm đến trong thời gian qua. Vì vậy, đây là dịp mà công ty tạo không khí vui vẻ nhưng đảm bảo an toàn.

Khi dịch Covid-19 đang tác động rất nặng nề lên hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, ngân sách dành cho các sự kiện như 8-3 cũng như nhiều sự kiện khác bị cắt giảm để tiết kiệm chi phí.

Ông Nguyễn Bá Tùng

Nhà sáng lập Ancoric

Ông Tùng cũng cho biết, khi dịch Covid-19 đang tác động rất nặng nề lên hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, ngân sách dành cho các sự kiện như 8-3 cũng như nhiều sự kiện khác bị cắt giảm để tiết kiệm chi phí.

Giải pháp tối ưu, theo ông Tùng, là doanh nghiệp tự tổ chức thay vì thuê ngoài. Bên cạnh đó, không tổ chức sự kiện ở các địa điểm bên ngoài như khu du lịch, nhà hàng, khu nghỉ dưỡng mà tự tổ chức tại văn phòng, hội trường công ty. Khi tổ chức, sử dụng các phương án tự trang trí, chuẩn bị các món quà thiên về tinh thần nhiều hơn là những món quà thiên về giá trị vật chất.

Trong nguy có cơ, khi chi phí và không gian tổ chức sự kiện trở nên hạn hẹp cũng là lúc sự sáng tạo của những người làm truyền thông nội bộ, những người tổ chức sự kiện lên ngôi để người tham gia dù ở trong một không gian rất quen thuộc cũng có được cảm giác mới mẻ.

Trên nhóm Facebook của những người làm công tác truyền thông nội bộ, từ cuối tháng 2/2020 đã xuất hiện các bài viết bàn tán sôi nổi về ý tưởng tổ chức sự kiện 8-3 sao cho vừa vui, ý nghĩa, mới lạ nhưng vẫn tiết kiệm.

Một doanh nghiệp thậm chí không tổ chức gặp gỡ, ngay cả trong nội bộ công ty, nhưng đã tạo được những chương trình rất ý nghĩa. Về quà tặng, doanh nghiệp này cho chị em được nghỉ làm chiều thứ Sáu, liên thông cả thứ Bảy và Chủ Nhật. Sáng thứ Sáu, chị em được các đồng nghiệp nam đón ở cổng, tặng hoa kèm phong bì để chị em mùa quà theo ý thích; cùng với đó là lời chúc từ tâm của ban lãnh đạo công ty và công đoàn gửi qua email đúng ngày 8/3.

Ngoài ra, do đặc thù nhân sự rải đều khắp cả nước, doanh nghiệp này tổ chức một cuộc thi ảnh cho đối tượng là “hậu phương” và các đồng nghiệp nữ, để những nhân sự nam vốn dĩ “khô khan” thể hiện tình cảm cho nửa kia của mình.

Một cán bộ truyền thông nội bộ khác “tuyên bố” rằng 8-3 năm nay, cánh đàn ông đã "buông lời tán tỉnh" cả chị em công ty khi thức đến tận 1h sáng ngày 6-3 để hoàn tất mọi khâu chuẩn bị, từ hoa hồng, bóng bay đến những tấm thiệp in thơ gửi đến từng chị em vào đầu giờ làm việc.

Nhân sự là nam giới của một doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất bản sách còn sản xuất một video ca nhạc để tặng cho chị em công ty. Sáng sớm thứ Sáu đến cơ quan, chị em của công ty này, và nhiều công ty khác, đã bất ngờ nhận được hoa và quà trên bàn làm việc. 

Cán bộ truyền thông nội bộ của doanh nghiệp này chia sẻ: “Cuối cùng em cũng có một lần được nghỉ ngơi, toàn bộ chương trình từ sản xuất video đến kịch bản chương trình đều do các anh con trai công ty lo hết, cứ dấm dúi bí mật làm các chị em háo hức và kết quả là được một bữa tiệc cười đau ruột, hạnh phúc và thư giãn sau bao ngày chạy deadline. Kể ra nếu không đi làm mà tự kinh doanh chắc ko được hưởng những món quà tinh thần vô giá như này”.

Một doanh nghiệp khác trong lĩnh vực công nghệ thông tin còn kết hợp sự kiện 8-3 và sinh nhật quý với hai chủ đề song song gồm “quốc tế thiếu nữ” và “mãi mãi tuổi 15” với hoạt động bình chọn “mít” (miss – hoa hậu) và các trò chơi vận động gợi nhớ tuổi thơ. Các hoạt động này đã được các thành viên công ty nhiệt tình, hào hứng tham gia.

Đáng chú ý, một ý tưởng “bắt trend” (theo xu hướng) đã được đề xuất khi lấy virus corona làm chủ đề sáng tạo của sự kiện. Có đơn vị còn lựa chọn khẩu trang là một trong số những phần quà tặng chị em năm nay. 

Ngày quốc tế phụ nữ là dịp để nam giới thể hiện tình cảm, trân trọng đến nửa còn lại của thế giới. Tuy nhiên, đây dường như cũng chính là thời điểm để tất cả nhân sự trong doanh nghiệp có thể cảm thấy vui vẻ, thư giãn và thoải mái sau những ngày làm việc căng thẳng trong bầu không khí ảm đạm mùa dịch. 

Đây cũng là lúc đội ngũ làm truyền thông nội bộ tận dụng thời cơ để thúc đẩy các hoạt động truyền thông, gắn kết các thành viên trong tổ chức cũng như tạo niềm tin và nhận được sự ủng hộ của người thân nhân sự khi mang lại cho họ một môi trường làm việc có văn hoá tốt, được quan tâm.