Đừng xem thường điều lệ công ty!

Dù được coi là hiến pháp của doanh nghiệp, thực tế đáng buồn là phần lớn các công ty thành lập mới không ý thức được đầy đủ tầm quan trọng của văn bản này, thường bỏ qua và nhờ công ty dịch vụ thành lập doanh nghiệp “chế” cho một bản để hoàn thành thủ tục đăng ký kinh doanh, rồi hầu hết là không bao giờ ngó lại.

“Chỉ là thủ tục mất thời gian”

Trang “Thông tin pháp luật công thương” của Bộ Công thương có bài viết nêu rõ tầm quan trọng của điều lệ công ty/doanh nghiệp. Pháp luật cũng quy định rõ doanh nghiệp bắt buộc phải có điều lệ thì mới đủ hồ sơ để đăng ký kinh doanh.

Thế nhưng đại bộ phận các chủ doanh nghiệp hiện nay thuê dịch vụ làm thủ tục đăng ký kinh doanh, các gói dịch vụ thường bao gồm luôn 1 bộ điều lệ mẫu và chỉ cần “thay tên đổi họ” là đủ điều kiện. Mọi việc đơn giản nhanh chóng nên thường được các nhà sáng lập bỏ qua và coi là phần việc không đáng để tâm.

Nhưng điều đáng nói nhất là rất ít nhóm khởi nghiệp thực sự ngồi bàn và thống nhất các điều khoản trong điều lệ doanh nghiệp. Quan niệm “chỉ là thủ tục” đã vô tình làm các nhà sáng lập xếp cho điều lệ công ty vào danh sách ít ưu tiên hơn. 

Thật đáng tiếc, bỏ qua hoặc xem nhẹ khâu quan trọng này là khởi đầu cho rất nhiều các vấn đề nội bộ của công ty khi vận hành.

Hiểu đúng về điều lệ công ty

Nếu nói điều lệ là hiến pháp của doanh nghiệp làm bạn thấy to tát xa vời quá thì chỉ cần hiểu điều lệ là bản hợp đồng đầu tiên của các nhà sáng lập với nhau, ở đó quy ước những điều mà các bên cùng thống nhất trước khi chính thức chung vốn làm ăn.

Cho nên điều lệ công ty mang trong nó tầm nhìn và định hướng của doanh nghiệp, nền tảng của tổ chức doanh nghiệp cũng như các kịch bản kinh doanh dự kiến (dù sơ đẳng và có phần võ đoán) của công ty. 

Nói đơn giản thì việc này giống như những đôi yêu nhau sắp đến ngày cưới thường có rất nhiều những “giao kèo” với nhau kiểu như luân phiên ăn Tết ở nhà nội và nhà ngoại, chi tiêu gia đình thế nào, sinh mấy đứa con, sau này mua nhà đất hay chung cư, mua xe ô tô gì… 

Khác với các cặp uyên ương, các nhà sáng lập doanh nghiệp bỏ vốn để làm ăn kinh doanh, nên có yêu nhau đến mấy cũng không thể nói miệng và nên thực tế bằng cách văn bản hóa mọi giao kèo!

Để vận hành và phát triển một doanh nghiệp, các nhà sáng lập sẽ phải thống nhất với nhau rất nhiều điều ở mọi khía cạnh của công việc. 

Những khía cạnh đó bao gồm nhưng không giới hạn ở: sản phẩm, khách hàng, tài chính, con người, cơ cấu tổ chức, quy định nội bộ, đối tác và rất nhiều vấn đề khác. 

Điều lệ công ty không nhất thiết phải cụ thể, tỉ mỉ và chi tiết hóa tất cả mọi thứ, nhưng nên đủ chặt chẽ, rộng và sâu để làm cơ sở, nền móng cho những chính sách và quy trình thực thi sau này.

Cuốn hiến pháp doanh nghiệp bị thất sủng?

Thường sau khi thành lập doanh nghiệp, mọi sự ưu tiên của công ty dồn hết vào sản phẩm, bán hàng, doanh thu, lợi nhuận… 

Những thứ “không ra tiền” bị xếp vào tủ hồ sơ và hầu như không bao giờ mở ra nữa (cho đến khi gặp vấn đề thực sự nghiêm trọng). 

Điều lệ công ty cũng vậy, nhanh chóng bị rơi vào lãng quên và thậm chí còn không được ý thức là nó có tồn tại ở nhiều doanh nghiệp nhỏ!

Trong quá trình vận hành, công ty phải ban hành rất nhiều các quy định, chính sách nội bộ. Phần lớn các doanh nghiệp mới và SMEs thường bỏ qua điều lệ mà xây dựng chính sách hoàn toàn theo các hướng: hoặc là để đối phó với các vấn đề tức thời của doanh nghiệp, hoặc là bê nguyên chính sách của một doanh nghiệp khác về áp dụng cho công ty mình. 

Nực cười là trong mọi quyết định ban hành luôn có dòng: Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty!

Kết quả là các chính sách này thường không có tác dụng tốt lâu dài và không đạt được sự đồng thuận hoàn toàn trong nội bộ công ty, nhất là từ phía các cổ đông. 

Nan giải hơn nữa là khi phải ra các quyết định quan trọng của doanh nghiệp, các thành viên sáng lập lại phải ngồi bàn lại từ đầu để thống nhất những vấn đề đáng lẽ phải được thống nhất từ lâu, dẫn đến tốn kém thời gian, nguồn lực, mất cơ hội và làm nảy sinh xung đột nội bộ.

Một số trường hợp may mắn khi công ty phát triển, hoặc có thêm thành viên góp vốn, hoặc chuyển đổi mô hình kinh doanh, lại theo yêu cầu của thủ tục pháp lý, một bản điều lệ mới phải được cập nhật và nộp cùng với hồ sơ đăng ký mới. Trên thực tế cũng không nhiều các chủ doanh nghiệp hay các nhóm cổ đông sáng lập tận dụng được cơ hội này để xem xét lại điều lệ doanh nghiệp.

Để điều lệ công ty thực sự là hiến pháp và là cuốn cẩm nang hiệu quả

Nếu chậm lại một chút, các chủ doanh nghiệp sẽ nhận ra tầm quan trọng tuyệt vời của điều lệ doanh nghiệp, và thật sự hiểu tại sao nó là phần bắt buộc trong thủ tục đăng ký kinh doanh. 

Nếu có được sự chú ý xây dựng điều lệ một cách tâm huyết và vận dụng nó sát sao ngay từ đầu, văn bản này sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình xây dựng và phát triển của công ty.

Chậm mà chắc, hãy xây dựng điều lệ với tâm huyết cao độ!

Bởi vì những gì được thống nhất trong điều lệ chính là những gì mà mỗi thành viên sáng lập sẽ mong muốn và đồng ý cho tương lai của công ty. 

Nếu làm kỹ, điều lệ công ty sẽ bàn đến mọi khía cạnh kinh doanh của công ty ngay từ ngày đầu. Những điều này bao gồm cả ước mơ, lý tưởng của các thành viên sáng lập, các quy tắc ứng xử, các triết lý kinh doanh, định hướng sản phẩm dịch vụ, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp. 

Điều lệ được xây dựng với tâm huyết từ đầu cũng sẽ trở thành điểm hình thành về tư duy quản trị, thành nền móng của văn hóa doanh nghiệp, là các quan điểm ứng phó với rủi ro hay phân chia lợi nhuận trong tương lai.

Đừng nghĩ điều lệ là cái gì đó quá cao siêu. Có những phần của điều lệ được quy định theo pháp luật thì rõ ràng và “dễ” rồi. Phần còn lại xuất phát từ chính tư tưởng, mong muốn, hiểu biết và các điều kiện ràng buộc nhau của các nhà sáng lập công ty. 

Có lẽ phần khó nhất lại ở chỗ “anh em sáng lập” chịu ngồi xuống nói chuyện cởi mở, vượt qua những áp lực, rào cản tâm lý, biết tôn trọng và chấp nhận sự khác biệt, biết điều chỉnh dung hòa mong muốn của cá nhân mình để cùng thống nhất được với nhau, để thực sự “we are a team” (Chúng ta là một đội) và “on the same page” (tạm dịch: cùng thống nhất, nhất trí).

Đằng nào trước khi bắt đầu một doanh nghiệp hay dự án mới, các thành viên sáng lập cũng cần phải bàn đủ các khía cạnh của công ty, vậy đừng tiếc thời gian bàn bạc chi tiết, ghi chép cẩn thận và đưa luôn vào điều lệ công ty để vừa tiết kiệm thời gian, vừa biến nó thành cuốn cẩm nang cho mọi hoạt động sau này.

Cho nên, bản điều lệ lưu hành nội bộ của công ty, có chữ ký của từng thành viên sáng lập, thì buộc phải có và phải được xây dựng một cách thật chú tâm!

Học từ việc xây dựng điều lệ

Thành lập một công ty, một dự án mới nghĩa là có nhóm làm việc mới và điều cần học đầu tiên chính là học cách làm việc với nhóm này.

Nhà đầu tư, doanh nhân, chuyên gia hay bất kỳ ai thì cũng là con người. Không cá nhân nào giống cá nhân nào, mỗi người lại có những mong muốn, thói quen, quan điểm khác nhau. 

Việc bàn bạc kỹ các điều khoản trong điều lệ công ty là cơ hội đầu tiên và quý giá để bạn hiểu được những người đồng đội của mình và mong muốn của họ với công ty sắp thành lập. Mạnh dạn chia sẻ suy nghĩ và kế hoạch của mình, đồng thời cởi mở tiếp nhận suy nghĩ và kế hoạch của đồng đội là bước đầu tiên để đảm bảo bộ máy công ty vận hành được trơn tru sau này.

Cũng qua thảo luận, những ý kiến khác nhau sẽ cho thấy rất nhiều điều mà những người khác chưa nghĩ tới hoặc chưa biết đến. Đây cũng chính là cơ hội tuyệt vời để các thành viên sáng lập dự tính các mô hình hoạt động, định hướng, đánh giá, giảm thiểu rủi ro và học thêm được những kiến thức mới trong kinh doanh và quản trị.

Cũng cần nhắc đến vai trò của việc tham vấn chuyên gia, đồng nghiệp hay những người đi trước về xây dựng điều lệ công ty. Qua tham vấn, các thành viên sáng lập sẽ có được cái nhìn cụ thể hơn, rõ hơn và học được nhiều điều hơn cho phần việc quan trọng này.

Vận dụng điều lệ công ty hiệu quả

Điều lệ đã được xây dựng kỹ rồi thì việc ứng dụng cần được tương xứng.

Trước tiên, điều lệ công ty cần được phổ biến đến các bộ phận nhân viên với khối lượng nội dung phù hợp và đầy đủ, đảm bảo toàn bộ cán bộ nhân viên nắm được công ty vận hành dựa trên điều lệ nội bộ cụ thể. 

Phần việc này nên được đưa ngay vào chương trình đào tạo nhân viên mới, và thường xuyên được nhắc lại trong các hoạt động của tập thể của công ty. 

Bằng cách này, nhân viên công ty sẽ luôn thấy được công ty có định hướng và triết lý kinh doanh rõ ràng, từ đó gia tăng niềm tin của nhân viên vào tổ chức của doanh nghiệp.

Kế đến là việc tuân thủ, làm gương của các nhà sáng lập và lãnh đạo doanh nghiệp. Điều lệ sẽ trở nên vô nghĩa nếu chính những người thảo ra nó lại không tuân theo. Có thể khẳng định, việc tuân thủ điều lệ công ty của lãnh đạo chính là điều kiện cần đầu tiên để xây dựng chính sách và văn hóa doanh nghiệp trên đường dài.

Tiếp đó là việc xây dựng tổ chức, quy trình làm việc, các chính sách nội bộ và các quy định khác cũng cần được dựa trên nền tảng vững chắc là điều lệ công ty. Làm được điều này, công ty sẽ tránh được nhiều rủi ro chệch hướng trong quá trình vận hành doanh nghiệp và phục vụ khách hàng. Các quy định chính sách nội bộ dựa trên điều lệ công ty sẽ đảm bảo tính thống nhất, gắn kết theo giá trị lõi xuyên suốt của các hoạt động trong doanh nghiệp.

Kể cả với những quyết định khó khăn liên quan đến cổ đông, điều lệ công ty chặt chẽ và chi tiết sẽ là cơ sở để giải quyết rất nhiều việc khó phát sinh trong hành trình hợp tác kinh doanh.

Đừng quên cập nhật và sửa đổi điều lệ

Không có điều gì đúng mãi mãi và điều lệ công ty cũng cần được cập nhật, thay đổi để phù hợp với những đòi hỏi mới của thị trường, của quản trị cũng như của cơ cấu doanh nghiệp. 

Trong bối cảnh thị trường bất ổn như hiện nay, các doanh nghiệp buộc phải liên tục thay đổi mô hình, quy mô, chiến lược, sản phẩm dịch vụ và cách vận hành để thích nghi. 

Để giải quyết những vấn đề đó, cách làm việc, triết lý kinh doanh của các thành viên sáng lập cần phải thay đổi trước, và chính vì thế mà điều lệ của công ty cũng cần được các nhà sáng lập lưu ý cập nhật, nâng cấp kịp thời.

Lời kết

Với sự nhiệt tình của các công ty dịch vụ, chỉ cần một khoản tiền nhỏ và nửa ngày làm việc là có một bản điều lệ công ty đủ điều kiện cho hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, hãy cẩn thận với điều này bởi kinh doanh là cả một hành trình dài của sự hợp tác, của các nguyên tắc phải được tuân thủ, của những cam kết với đội ngũ của mình cũng như với khách hàng. 

Điều lệ công ty là văn bản đầu tiên của doanh nghiệp thể hiện những cam kết này.

Chưa có thống kê cụ thể về hậu quả của những bản điều lệ được “làm hộ” là thế nào với tỷ lệ hơn 80% doanh nghiệp mới đóng cửa sau 2 năm, nhưng có thể chắc chắn rằng các công ty xây dựng và ứng dụng được điều lệ của mình bài bản, kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ có khả năng sống sót cao hơn, phát triển tốt và bền vững hơn.

Bây giờ nếu các nhà sáng lập doanh nghiệp SMEs mở điều lệ của công ty họ ra xem lại, có lẽ đến hơn 90% nhận ra rằng ngoài các thông tin doanh nghiệp là của mình, nội dung phần lớn là những điều mình chưa hề nghĩ đến hoặc chả biết từ đâu ra. 

Nếu bạn là một trong số họ thì nên gọi anh em sáng lập lại, ngồi với nhau và thảo ra một bản điều lệ công ty khác.