Bảy bí quyết tồn tại và phát triển trong đại dịch Covid

Khó khăn bởi dịch Covid-19 sẽ còn kéo dài trong nhiều tháng tới. Là doanh nghiệp, thật ra chúng ta vẫn cứ phải tiếp tục hoạt động và giữ cho mình vượt qua vấn nạn toàn cầu này. Đây là một số lời khuyên tôi chia sẻ với các startup và SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ) và tất cả những ai đang đi làm, để tái định vị.

Thứ nhất, lùi một bước để xây dựng nền tảng: Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường chỉ lo bán hàng, không hoặc chưa có thời gian xây dựng nền tảng, đặc biệt là các vấn đề về kế toán, quản trị tài chính, huấn luyện nhân viên, hoàn thành các quy trình vận hành, xây dựng và tối ưu hoá các công cụ tự động hoá,... Đây là thời gian tốt nhất để quay về chấn chỉnh, xây dựng, hoàn thiện những nền tảng mà trước giờ bạn hay viện cớ bận bán hàng quá chưa làm. Cho mình nghỉ một nhịp, lùi một bước để có thể tiến 3 bước sau mùa dịch.

Thứ hai, tiếp cận cách làm việc của tương lai sớm hơn: Việc dời văn phòng và đội ngũ lên online không phải là chuyện mới. Tôi đã làm việc như vậy hơn 10 năm nay. Tuy nhiên, do tính làm việc truyền thống quá lâu, nhiều tập đoàn, doanh nghiệp vẫn chưa quen và áp dụng cách làm này.

Teleworking - làm việc từ xa là cách làm của tương lai, hiệu quả hơn, xanh hơn, dễ dàng hơn. Có rất nhiều công cụ có sẵn để sử dụng cho việc này. Họp online có zoom, Skype, hangout, meet, teams,... Công cụ làm việc và quản trị dự án có Asana, Trello, slack. Công cụ chat để bàn bạc 1:1 có Viber, WhatsApp, Telegram, wechat, Zalo, mesenger, Line,... Nói chung là việc gì bạn đang làm offline đều có công cụ để dời lên online hết. Vấn đề là bạn phải quyết liệt ứng dụng và đưa đội ngũ lên online, nhất là trong thời đoạn này.

Thứ ba, huấn luyện nhân viên các kỹ năng quản trị bản thân: Đã qua rồi cái thời nhân viên vào công ty bị quản trị theo thời gian "log in - log out". Khi chuyển sang chế độ làm việc online, điều quan trọng nhất để làm việc hiệu quả là khả năng tự quản trị bản thân khi không còn ai ngồi đó nhìn ngắm, la mắng nữa.

Hiệu quả chuyển sang giao việc và đánh giá trên KPI và công việc hoàn thành theo đúng thời hạn (deadline). Không phải ai cũng có thái độ và khả năng quản trị bản thân để làm việc online. Người không thích nghi nên chia tay, người có thể thích nghi thì thay đổi quan hệ giữa họ với công ty. Xem họ là specialist - chuyên viên trong vị trí họ đảm nhiệm, trả lương theo dự án/công việc hoàn thành.

Ai không hoàn thành thì tìm tạm cắt hợp đồng, tìm chuyên viên khác. Đó là quan hệ làm việc của tương lai, không có chỗ cho người ăn nhờ, ở đậu. Nếu bản thân mỗi người không tự phát triển bản thân và biến mình thành chuyên viên để ký được hợp đồng công việc, người đó tự loại mình khỏi cuộc chơi.

Thứ tư, thay đổi, điều chỉnh hồ sơ sản phẩm: Khi sản phẩm, dịch vụ on-premise (tại chi nhánh) gặp khó khăn do người tiêu dùng không đi mua sắm, sử dụng sản phẩm, dịch vụ tại chỗ, cần ideate - nghĩ ra các sản phẩm, dịch vụ có thể giao (deliver) tận nhà. Thay đổi này không quá lớn, chỉ cần đặt câu hỏi bạn có thể làm gì để chuyển đổi sản phẩm từ on-prem - tại chỗ sang in-home - tại nhà.

Thứ năm, thay đổi kênh bán hàng sang online: Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ trước giờ doanh thu đến từ offline. Doanh thu online hoặc tỷ trọng thấp hoặc chưa có kiến thức triển khai. Dịch covid-19 đã thay đổi hành vi mua hàng và vì vậy cách bán hàng của doanh nghiệp cũng phải đổi theo, nhanh chóng, dồn tổng lực đẩy mạnh các kênh online để có doanh thu sống sót trong thời gian tới.

Thứ sáu, cắt giảm chi phí: Rà soát lại các loại chi phí lớn trong bảng báo cáo tài chính và cắt giảm tất cả những gì có thể để tồn tại. Ví dụ chi phí mặt bằng phải đàm phán giảm ngay và không ai cho thuê mà kèn cựa trong thời điểm này cả.

Chi phí thuê văn phòng nếu thấy không cần thiết vì có thể làm việc online thì cắt luôn. Chi phí marketing thương hiệu ngưng lại chuyển sang xây dựng kênh bán hàng online. Chi phí hỗ trợ gì mà tạo ra doanh thu thì ưu tiên. Chi phí dành cho good will - tài sản vô hình thì tạm thời gác lại.

Nhân sự cần thiết và chuyển mình cùng sự thay đổi này thì giữ. Nhân sự không còn thời gian để dạy dỗ theo dõi, phải quản trị cầm tay chỉ việc (micro-manage) thì cho qua. Thời điểm khó khăn này là lúc làm những điều trước giờ tưởng chừng như không thể.

Thứ bảy, dành thời gian phát triển bản thân: Doanh nghiệp chỉ có thể lớn khi người sáng lập (founder) lớn, trừ phi bạn bán hay giao công ty lại cho ai đó khác có khả năng hơn. Cho nên, đây là lúc bạn không còn biện minh bận bịu này kia nữa. Dành thời gian này để học những gì bản thân cần nhất, đặc biệt là nâng cấp kiến thức về công nghệ, sáng tạo, và phải tự suy nghĩ về chặng đường mới cho doanh nghiệp mình hậu Covid.

Mọi sự việc xảy ra trên đời đều đến để dạy ta một điều gì đó, ví dụ làm gì thì làm, công nghệ kiểu gì thì loài người cũng không được "giỡn mặt" với tạo hoá. Hay đã đến lúc doanh nghiệp cần chia tay với cách làm quá khứ, bàng hoàng nhận ra khủng hoảng và nhanh chóng hội nhập tương lai.

(*) Bài viết thể hiện quan điểm của tác giả Nguyễn Phi Vân - Chuyên gia nhượng quyền thương hiệu