Công nghệ giải phóng sức lao động kế toán tại transcosmos Việt Nam

Guồng quay của các kế toán viên

Vào một ngày giữa năm, tại văn phòng của transcosmos Việt Nam, những chiếc máy tính vẫn miệt mài xử lý các báo cáo tài chính, hóa đơn và các lệnh thanh toán.

Các nhân viên phòng kế toán của transcosmos dường như đã quen với guồng quay ấy. Họ biết, chỉ riêng việc nhập liệu thủ công cũng có thể kéo dài hàng giờ, và việc đối soát thủ công với hệ thống ngân hàng hay hệ thống hóa đơn điện tử không chỉ là công việc mà còn là một thử thách.

Thời gian, tài nguyên và cả sự chính xác là điều cần cải thiện. "Chẳng lẽ không có cách nào tốt hơn để giải quyết tất cả những thủ tục này", một nhân viên tự hỏi. Và câu trả lời đã đến, không lâu sau đó, trong hình hài của một công nghệ tiên tiến là SAP S/4HANA Cloud Public Edition.

Khi đội ngũ FPT IS bước chân vào văn phòng transcosmos Việt Nam với tư cách là đối tác công nghệ, cả hai bên đều biết rằng, để đạt được hiệu quả thực sự, họ phải làm việc với một tinh thần "thần tốc".

"Thần tốc" không phải là gấp gáp, mà là quyết tâm cao, nhằm tạo ra một hệ thống quản trị tài chính mới chỉ trong vòng 90 ngày - một khoảng thời gian thậm chí nghe qua đã có vẻ thử thách, nhưng nếu thành công, sẽ là bước tiến vượt bậc.

Mọi thứ bắt đầu từ việc phân tích hệ thống và quy trình hiện tại. Các chuyên gia từ FPT IS đã lắng nghe, tìm hiểu từng chi tiết về nhu cầu của transcosmos Việt Nam, để từ đó vạch ra một lộ trình cụ thể và giải pháp tối ưu.

Những ngày đầu của dự án, bà Nguyễn Thị Kim Ngọc, Giám đốc bộ phận Tài chính kế toán transcosmos Việt Nam cho biết: "Trước đây, mỗi lệnh thanh toán có khi cần đến 3-4 ngày để xử lý xong xuôi. Chúng tôi cần một giải pháp giúp mọi thứ trở nên nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn mà vẫn chính xác".

Tinh thần làm việc thần tốc

Và dường như, từng câu nói của bà Ngọc là những gợi ý quý báu để đội ngũ của FPT IS vạch ra một lộ trình thay đổi mạnh mẽ. Mỗi bước trong lộ trình đều phải nhanh chóng nhưng vẫn phải chính xác, không để sót lại bất kỳ rủi ro nào.

Quá trình triển khai giải pháp này cũng giống như việc "tái sinh" một hệ thống kế toán cũ kỹ thành một hệ thống hiện đại, tự động và thông minh hơn.

Khi các phân hệ tài chính và kế toán bắt đầu đồng bộ, dữ liệu tài chính được kết nối, và hệ thống eBanking được tích hợp với SAP S/4HANA Cloud Public Edition, transcosmos không còn phải phụ thuộc vào công việc nhập liệu thủ công nữa.

Với những thao tác trước đây mất hàng giờ, giờ đây chỉ cần một cú nhấp chuột, các báo cáo tài chính đã được tự động hóa, hóa đơn điện tử thì được xuất một cách nhanh chóng, và những lệnh thanh toán cũng được xử lý tức thì với ngân hàng.

Ngày hệ thống chính thức đi vào hoạt động, cả đội ngũ của transcosmos như được tiếp thêm một luồng năng lượng mới. Họ biết rằng, không còn cảnh "cắm cúi" vào hàng tá sổ sách và hóa đơn, cũng chẳng còn phải chờ đợi để hoàn thành những thao tác nhập liệu lặp đi lặp lại.

Mọi thứ giờ đây đã khác. Bà Ngọc chia sẻ với niềm tự hào: "Hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán đã tăng lên đáng kể, và điều đặc biệt là thời gian xử lý mỗi lệnh thanh toán giảm một nửa, từ 3-4 ngày xuống chỉ còn 1-2 ngày".

Hành trình chuyển đổi số của transcosmos Việt Nam còn mang đến những giá trị vượt xa một hệ thống tài chính tự động. Bởi giờ đây, nhờ vào khả năng truy xuất dữ liệu tài chính theo thời gian thực, tập đoàn mẹ tại Nhật Bản có thể dễ dàng theo dõi tình hình tài chính của các chi nhánh, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh một cách đồng bộ và chính xác hơn.

Từ văn phòng tại Hà Nội, những thông tin cập nhật tức thì có thể "vươn" đến trụ sở chính ở Tokyo, tạo nên một mạng lưới tài chính toàn cầu liền mạch, giúp transcosmos Nhật Bản tự tin hơn trên con đường chinh phục thị trường quốc tế.

Khi nhìn lại, bà Ngọc không khỏi tự hào về quyết định lựa chọn SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Đây là giải pháp không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính mà còn là công cụ để giảm thiểu chi phí vận hành, nhờ vào nền tảng công nghệ đám mây hiện đại.

Ông Thân Minh Ngọc, Phó chủ tịch cấp cao kiêm Phó giám đốc Khối doanh nghiệp của FPT IS, khẳng định rằng: "Việc hoàn thành dự án trong 90 ngày là một minh chứng cho sự đồng lòng của cả hai bên. Với FPT IS, đây là một bước tiến khẳng định cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam trên hành trình chuyển đổi số, kiến tạo giá trị bền vững thông qua công nghệ và dữ liệu".

Trên chặng đường chuyển đổi số đầy thách thức, những doanh nghiệp như transcosmos Việt Nam đã cho thấy, đôi khi một quyết định đổi mới không chỉ là việc ứng dụng công nghệ, mà còn là sự quyết tâm thay đổi tư duy.

Và nhờ sự hợp tác này, transcosmos Việt Nam đang dần tiến gần hơn đến tầm nhìn khu vực, không ngừng vươn xa hơn nhờ vào một hệ thống tài chính linh hoạt, minh bạch và tiên tiến.