Kinh nghiệm thực tiễn giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành

FPT IS và Dell Technologies vừa qua đã phối hợp tổ chức Webinar trực tuyến "Tối ưu hoá vận hành doanh nghiệp - Kinh nghiệm từ thực tiễn" nhằm chia sẻ phương thức khởi đầu hiệu quả cho chiến lược chuyển đổi số, tập trung vào các sáng kiến số giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, ngay cả trong bối cảnh giãn cách xã hội.

Ông Tô Trọng Hiếu, Giám đốc Sản phẩm FPT SPro, FPT IS cho biết, xu hướng chuyển đổi số (CĐS) đang ngày một phổ biến sau khi đại dịch Covid-19 diễn ra. Doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều khó khăn và có sự chuyển dịch sang các nền tảng online.

"Hệ thống thông tin chúng ta đang quản lý cũng là một trong những thách thức cần cân nhắc, tính toán sao cho phù hợp với chi phí của doanh nghiệp", ông Tô Trọng Hiếu nói.

Đơn giản, nhưng không kém phần quan trọng chính là cách các thành viên giao tiếp trong công việc. Điều này đòi hỏi cần có một cổng dịch vụ nội bộ, giúp cho các kết nối giữa các thành viên đơn giản, thuận tiện hơn.

Do đó, FPT IS hình thành nên sản phẩm FPT SPro, hướng tới nền tảng giao tiếp không giấy tờ, tiết kiệm thời gian tối đa, tăng năng suất làm việc, cải tiến liên tục các luồng công việc, tạo thành 1 hệ sinh thái hoàn chỉnh.

"Bằng cách này, doanh nghiệp tối ưu được hoạt động vận hành trong mùa dịch, nhân viên dễ dàng kết nối với lãnh đạo theo cách nhanh chóng nhất, từ việc trình ký đến phê duyệt trên toàn hệ thống mà không có biên giới hay rào cản gì", Giám đốc Sản phẩm FPT SPro nhận định.

6 tháng đầu năm 2021, FPT IS đã số hóa được 182 quy trình được số hóa, xử lý hơn 50.000 yêu cầu, trong đó 10% yêu cầu được thực thi hoàn toàn tự động, với tốc độ xử lí chỉ mất 11 giây để thực hiện một quy trình.

Thực tế, từ năm 2019, FPT đã xây dựng phương pháp luận chuyển đổi số (CĐS) FPT Digital Kaizen và các công ty thành viên đều xây dựng kế hoạch chuyển đổi số nội bộ. Mỗi đơn vị thành lập 1 bộ phận CĐS để chủ động triển khai các chương trình CĐS nội bộ.

Sau 2 năm, FPT đã triển khai có 62 dự án CĐS nội bộ trên toàn Tập đoàn. Hiệu quả mang lại là tiết kiệm 250 tỷ đồng từ việc nâng cao năng suất vận hành, triển khai các sáng kiến số mới.

Theo lãnh đạo FPT, chuyển đổi số thông thường hướng đến 3 mục tiêu: tối ưu hóa vận hành, nâng cao năng suất, tăng cường trải nghiệm khách hàng. Ở FPT còn có thêm mục tiêu nữa là tăng cường trải nghiệm nhân viên mục tiêu là thu hút giữ chân nhân tài.

"Khi bắt tay CĐS, doanh nghiệp cần chuyển đổi cả 3 khía cạnh: kinh doanh, công nghệ và đổi con người. Trong đó, chuyển đổi con người là khó nhất vì phải thay đổi từ tư duy của lãnh đạo, đến cách làm việc của nhân viên và các phòng ban", bà Lê Hoài Vân, Giám đốc Văn phòng Chuyển đổi số FPT nói.

Như tại FPT Telecom có hơn 3.000 kỹ thuật viên trên toàn quốc, phân thành nhóm 3-5 người, nhận việc từ trung tâm điều hành và trưởng nhóm phân công. Quy trình này khiến thời gian chờ đợi của khách hàng lâu và công việc phân bổ không đều. Do đó, doanh nghiệp đã chuyển đổi số, đưa AI vào khâu phân công công việc. Sau 6 tháng triển khai, năng suất của đội ngũ kĩ thuật tăng 22%, tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

Hay như việc triển khai kênh chăm sóc khách hàng, cần thu nhận yêu cầu đến từ nhiều nguồn. Bài toán này vốn phức tạp, nhưng lại được giải quyết bằng việc tập hợp tất cả dữ liệu về 1 chỗ. Việc chăm sóc khách hàng chuyển sang cho máy gọi, tiết kiệm nhân công, chi phí. Kết quả là những cuộc gọi bằng máy khách trả tiền nhanh hơn gọi bằng người.

Tại Sapporo Việt Nam, CĐS cũng góp phần giúp doanh nghiệp vượt qua đại dịch rất nhiều. Sapporo Việt Nam trực thuộc Sapporo Nhật Bản, xuất khẩu đi 24 nước trên thế giới, có khối lượng giao dịch rất lớn. Do đó, mục tiêu của doanh nghiệp là nâng cao hiệu suất công việc, cụ thể là số hóa các quy trình công việc.

Bà Nguyễn Kim Thu, Trưởng phòng nhân sự và Pháp chế Sapporo Việt Nam cho biết, trước đây, tất cả cac quy trình tại công ty đều thực hiện và lưu trữ bằng giấy. Với quy mô như vậy thì lượng giấy tờ trao đổi lớn, chi phí in ấn, chuyển phát rất cao, thời gian phê duyệt lâu nên ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh.

Đứng trước bài toán đó, Sapporo Việt Nam đã nhanh chóng triển khai hệ thống quản lý công việc online, sử dụng được trên mọi ứng dụng, thiết bị, mọi lúc mọi nơi và lưu trữ số dễ thao tác, dễ sử dụng, tra cứu dữ liệu báo cáo phân tích để sử dụng.

Đối tác được Sapporo Việt Nam lựa chọn là FPT SPro của FPT IS. Bài toán vốn mất khoảng 1 năm để xây dựng được triển khai và ứng dụng trong khoảng 3 tháng.

Sau hơn 1 năm triển khai, hơn 40 quy trình đã được số hóa, 100 phiếu phê duyệt/ngày. Mở rộng ra các quy trình phức tạp như kế toán, nhân sự... Đặc biệt, công ty đã cắt giảm được 20% diện tích kho lưu trữ chứng từ, thời gian hoàn thành một quy trình phê duyệt giảm một nửa.

"Để chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xác định mình cần gì. Tuy nhiên, thường thì các nhà cung cấp sẽ đưa ra nhiều giải pháp vượt trội hơn cái mình cần. Xác định rõ nhu cầu của mình đến đâu sẽlựa chọn được chuẩn và không phải trả thêm những chi phí chưa cần thiết", bà Nguyễn Kim Thu chia sẻ.