Lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Mặc dù đã có nhận thức về tầm quan trọng của chuyển đổi số từ một vài năm trở lại đây nhưng các doanh nghiệp nhỏ và vừa chủ yếu vẫn đang tìm hiểu và mới ở bước đầu. 

Bà Nguyễn Thị Thanh Hoa, CEO của Công ty CP EUBIZ - một đơn vị sản xuất, chế biến, xuất khẩu hạt điều cho biết, từ cuối năm 2019, công ty này đã mong muốn thực hiện chuyển đổi số nhằm tạo ra các lợi thế cạnh tranh trên thị trường, tối ưu hoá chi phí trong quá trình sản xuất, đồng thời đáp ứng yêu cầu của quốc tế cần một hệ thống kép kín với các nhà nhập khẩu quốc tế. 

Quyết tâm làm thì đã có, nhưng công ty này thiếu phương pháp thực hiện và người dẫn đường. Biết rằng chuyển đổi số rất quan trọng nhưng EUBIZ không biết phải bắt đầu từ đâu, làm sao để làm chuyển đối số tiết kiệm nhất có thể. 

Báo cáo của Cisco & IDC năm 2020 về mức độ trưởng thành số của các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại 14 quốc gia thuộc khu vực châu Á - Thái Bình Dương cho thấy, 31% doanh nghiệp đang ở giai đoạn đầu của chuyển đổi số, giảm 8% so với năm 2019; 53% các doanh nghiệp đang trong giai đoạn quan sát, tăng 3% so với năm 2019; 13% doanh nghiệp trong giai đoạn thách thức và 3% các doanh nghiệp đã bước vào giai đoạn trưởng thành, tăng lần lượt 4% và 1% so với năm 2019.

Ở Việt Nam, hoạt động chuyển đổi số trên thực tế đã diễn ra như một nhu cầu tự nhiên của rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt nhằm đáp ứng sự thay đổi trong hành vi tiêu dùng của khách hàng. Có thể dễ dàng nhận thấy một tỷ trọng không nhỏ doanh nghiệp đã ứng dụng các phần mềm, giải pháp vào hoạt động quản lý bán hàng, bán hàng trực tuyến, đa kênh, tiếp thị, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý kênh phân phối...

Đối với chuyển đổi số trong quản trị doanh nghiệp, có một tỷ lệ tương đối lớn doanh nghiệp đã chuyển đổi số hoạt động quản trị, vận hành nội bộ ở mức cơ bản. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp nhìn nhận chuyển đổi số như một cơ hội để sáng tạo ra những sản phẩm và dịch vụ mới, hướng tới thay đổi bản chất doanh nghiệp. 

Điều này đang góp phần tạo ra các doanh nghiệp nông nghiệp số, giáo dục số, y tế số... hoạt động theo những phương thức mới dựa trên việc kết nối các hệ thống công nghệ, dữ liệu và xử lý thông tin tự động. 

Đồng thời cũng đang tạo nên kỳ vọng về một tương lai không xa sẽ xuất hiện nhiều doanh nghiệp với những mô hình kinh doanh đột phá, dịch chuyển hoàn toàn sang mô hình kinh doanh trên môi trường số.

Tuy nhiên, theo các chuyên gia chương trình hỗ trợ doanh chuyển đổi số giai đoạn 2021 - 2025 của Bộ Kế hoạch và đầu tư, việc chuyển đổi số tại các doanh nghiệp còn khá chậm, thể hiện qua số lượng không nhiều doanh nghiệp ứng dụng các giải pháp ERP, HRM, e-office, phần mềm chấm công, tính lương...

Khảo sát của Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI) và Tổ chức Xúc tiến thương mại Nhật Bản (JETRO) với hơn 400 doanh nghiệp tại Việt Nam cho thấy thực trạng khiêm tốn trong chuyển đổi số doanh nghiệp xuất phát từ nhiều rào cản. 

Cụ thể, chi phí đầu tư vào chuyển đổi số còn cao, hạ tầng công nghệ thông tin hiện tại kém phát triển, khó khăn trong việc tiếp cận các giải pháp về rủi ro và an ninh mạng, nguồn lực chuyển đổi số còn hạn chế. 

Bên cạnh đó, việc tổ chức quản lý, quy trình nghiệp vụ, chuỗi cung ứng chưa được chuẩn hoá; việc tiếp cận thông tin về công nghệ số vẫn còn nhiều khó khăn. 

Xây dựng lộ trình triển khai chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Trong tài liệu hướng dẫn chuyển đổi số cho doanh nghiệp lần đầu tiên được công bố ở Việt Nam, các chuyên gia chỉ ra, lộ trình chuyển đổi số phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm giai đoạn chuẩn bị và 3 giai đoạn thực hiện để chuyển đổi số thành công. 

Các giai đoạn có thể thực hiện song song hoặc nối tiếp, tuỳ mục tiêu và tiềm lực của doanh nghiệp. 

Đây cũng là cuốn tài liệu đã giúp bà Hoa và EUBIZ gỡ bỏ được các khúc mắc để xây dựng cho mình một lộ trình triển khai.

Ở giai đoạn chuẩn bị, các lãnh đạo doanh nghiệp cần thảo luận để xác định tầm nhìn và chiến lược chuyển đổi số đảm bảo phù hợp với mục tiêu chiến lược chung của doanh nghiệp trong dài và ngắn hạn. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tự đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số, từ đó xây dựng chiến lược chuyển đổi số tích hợp vào cùng chiến lược chung của doanh nghiệp. 

Để phát triển một cách bền vững và đồng bộ, trước khi triển khai các chiến lược, doanh nghiệp cần xác định rõ kiến trúc tổng thể của doanh nghiệp nhằm có được các nguyên tắc, phương pháp và mô hình giúp doanh nghiệp thiết kế và hiện thực hoá cơ cấu tổ chức cũng như các quy trình kinh doanh, hệ thống thông tin và cơ sở hạ tầng phù hợp. 

Ở giai đoạn một là giai đoạn chuyển đổi số mô hình kinh doanh, doanh nghiệp cần nhanh chóng áp dụng công nghệ số để mở rộng hệ thống kênh phân phối, tiếp thị, bán hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động chăm sóc khách hàng, hình thành trải nghiệp khách hàng.

Bên cạnh nâng cao trải nghiệm khách hàng, doanh nghiệp cần triển khai áp dụng công nghệ số cho chuỗi cung ứng như kết nối quản lý hàng tồn kho, sản xuất, mua hàng đầu vào... Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến việc áp dụng công nghệ số vào các nghiệp vụ quản lý như kế toán, tài chính. 

Bảo mật thông tin không còn là "chuyện nhỏ" với các doanh nghiệp khi mà những mối đe doạ về bảo mật ngày càng nhiều và phức tạp. Do đó, ở giai đoạn bắt đầu, khi công nghệ số được áp dụng và đã xây dựng được cơ sở dữ liệu cơ bản, doanh nghiệp cần quan tâm đến các chính sách và công cụ bảo mật để bảo vệ các bí mật kinh doanh, thông tin khách hàng, phòng ngừa rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp. 

Giai đoạn hai là giai đoạn chuyển đổi số mô hình quản trị. Bước thứ nhất trong giai đoạn này là hoàn thiện mô hình quản trị và xác định các yêu cầu về dữ liệu tích hợp cho bước tiếp theo. 

Quá trình hoàn thiện mô hình quản trị bao gồm: xây dựng và hoàn thiện mô hình quản trị đi từ cơ cấu tổ chức, con người, chính sách, quy trình cho tất cả các mảng nghiệp vụ chức năng của doanh nghiệp; xây dựng chỉ tiêu quản trị (KPI/OKR) và hệ thống báo cáo quản trị, và yêu cầu cơ sở dữ liệu; xác định các yêu cầu phục vụ mục đích tích hợp, chuyển đổi số toàn diện. 

Bước thứ hai là chuyển đổi số mô hình quản trị và hoàn thiện cơ sở dữ liệu. Chuyển đổi số mô hình quản trị nên bắt đầu từ việc áp dụng công nghệ số cho hệ thống báo cáo quản trị; chuyển đổi số/tự động hoá quy trình cho các mảng nghiệp vụ bao gồm: lâp kế hoạch, ngân sách và dự báo; quản trị nhân sự; quản lý công việc...

Song song đó, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện chuyển đổi số cho mô hình kinh doanh tại giai đoạn một. 

Doanh nghiệp cần luôn ưu tiên vai trò quản trị dữ liệu bền vững, tối ưu hoá dữ liệu để đáp ứng nhu cầu, chức năng và các yêu cầu công việc cụ thể. 

Việc xây dựng một cơ sở dữ liệu chung về quản trị tài chính, kinh doanh và nhân sự ở giai đoạn này được coi là tất yếu. Hệ thống đảm bảo an toàn thông tin và an ninh mạng cũng cần được xây dựng và phát triển tương ứng. 

Giai đoạn ba là giai đoạn kết nối kinh doanh và quản trị, đổi mới sáng tạo để tạo ra sản phẩm, dịch vụ mới. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ số để từng bước kết nối các hệ thống hiện có thành một hệ thống thông tin xuyên suốt từ kinh doanh đến các nghiệp vụ quản trị trong doanh nghiệp; xây dựng cơ sở dữ liệu chung trong toàn bộ doanh nghiệp. 

Ở các giai đoạn trước, doanh nghiệp đã xây dựng được bộ dữ liệu về kinh doanh và quản trị, ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần có giải pháp để kết nối các dữ liệu để làm tiền đề cho việc phân tích dữ liệu theo nhiều khía cạnh khác nhau nhằm hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp trong quá trình ra quyết định. 

Giai đoạn này cũng đòi hỏi lãnh đạo phải đầu tư vào các giải pháp tập trung, hiệu quả cao nhằm bảo đảm an toàn thông tin doanh nghiệp, thông tin khách hàng, phòng ngừa các rủi ro liên quan đến an ninh mạng để tránh sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh và rò rỉ thông tin doanh nghiệp. 

Sau khi đã đạt được tăng trưởng ổn định và bước vào giai đoạn biến động, doanh nghiệp cần có những sáng kiến để tạo ra chu kỳ phát triển mới. 

Doanh nghiệp có thể lựa chọn đầu tư vào nghiên cứu và phát triển phục vụ đổi mới sáng tạo; sử dụng công nghệ số tiên tiến nhằm tạo ra các sản phẩm, dịch vụ và giá trị mới cho khách hàng. 

Đối với các hệ thống kinh doanh và quản trị hiện có, doanh nghiệp cần có kế hoạch bảo trì, nâng cấp nhằm duy trì hoạt động liên tục.