Những “đảo lộn” tích cực trong quản lý doanh nghiệp

Văn hóa kinh doanh

Theo tôi, điểm khác biệt lớn nhất trong môi trường làm ăn, kinh doanh giữa các quốc gia phương Đông so với phương Tây là ở điểm này. Trước dịch, con người ở các quốc gia phương Đông có xu hướng giao tiếp, thiết lập mối quan hệ trước khi bàn chuyện mua bán, làm ăn với nhau. Trong khi người phương Tây thì không cần, họ đã quen giao dịch mua bán với người lạ từ lâu.

Hiện nay, do phải tuân thủ các quy định chống dịch (giãn cách xã hội) mà nhiều người ở phương Đông nói chung, Việt Nam nói riêng, đã phải chấp nhận thay đổi thói quen, quan điểm này. Chúng ta dần dần trở nên quen với việc mua bán, giao dịch với người mà mình chưa hề gặp mặt bao giờ.

Bắt đầu từ những thương vụ mua bán nhỏ lẻ, rồi đến những hợp đồng giá trị thấp cũng đã được giao dịch bằng bản scan, thay vì phải gặp nhau thảo luận tìm hiểu đối tác và chỉ chấp nhận thanh toán, cung cấp hàng hóa dịch vụ sau khi nhận được bản có dấu mộc đỏ.

Như vậy, từ chỗ chỉ làm ăn, mua bán với “người quen”, chúng ta đang dần chuyển sang giống người phương Tây hơn, mua bán với bất kỳ ai, không cần phải quen biết, miễn họ có thứ mình cần, và họ chịu giá mà mình yêu cầu.

Tổ chức kinh doanh

Trước đây, các doanh nghiệp có xu hướng thích tổ chức bộ máy nhân sự của mình tập trung làm việc ở một chỗ, chung tòa nhà với các sếp. Nhân viên hàng ngày đến nơi làm việc theo giờ giấc quy định, ra vào thì phải quẹt thẻ chấm công.

Cách quản lý kiểu này dẫn đến một số vấn đề dở khóc dở cười. Người siêng làm thì dễ bị mất việc vì có nguy cơ làm sai. Còn người lười biếng, không chịu làm gì, chỉ đến cho có mặt thì sếp có muốn đuổi cũng khó, vì họ đến và về đúng giờ quy định.

Còn các sếp thì đã quen với việc điều hành, giao việc trực tiếp hàng ngày nên muốn thấy mặt nhân viên của mình hàng ngày. Một phần khác là vì khi tập trung thấy mặt, thấy người thì lãnh đạo có cảm giác yên tâm hơn. Nhân viên sờ sờ trước mắt, gặp nhau thường xuyên nên không thấy rủi ro gì.

Đến khi chính quyền quy định giãn cách xã hội, đóng cửa văn phòng, nhà máy, nhiều sếp thật sự lúng túng, không biết làm sao để tổ chức, điều hành công việc. May mắn là nhờ các công cụ thông tin của mạng xã hội, các sếp lại có thể tạo ra các nhóm để tương tác, giao việc, chỉ đạo công việc.

Thôi cũng được, không gặp mặt nhau ngoài đời như trước được, nhưng gặp trên mạng thì cũng ổn, cũng thấy yên tâm hơn! Dần dần, các sếp cảm thấy quen dần với việc tổ chức, chỉ đạo công việc mà không nhất thiết phải luôn luôn có nhân viên cấp dưới ở bên cạnh mình.

Một số doanh nghiệp dù đã hết quy định giãn cách xã hội nhưng vẫn cho phép nhân viên của mình làm việc mà không cần phải đến văn phòng hàng ngày, miễn làm xong việc được giao.

Như vậy, dịch Covid-19 đã thay đổi cách quản lý vận hành công việc kinh doanh, thúc đẩy các cấp quản lý tích cực tiếp cận các công cụ, ứng dụng hỗ trợ quản lý hơn. Đây chính là điều mà họ dù không muốn cũng sẽ phải thay đổi, khi doanh nghiệp của mình phát triển lớn mạnh, có hoạt động ở nhiều nước trên thế giới.

Quản lý, kiểm soát doanh nghiệp

Nếu trước đây để kiểm soát hoạt động doanh nghiệp, các sếp thường yêu cầu nhận viên phải trực tiếp trình báo, phải giải trình trực tiếp với sếp, rồi sếp mới đưa ra quyết định cho phép triển khai hay không. Việc giải trình trực tiếp giúp cho sếp hiểu rõ vấn đề nên cảm thấy yên tâm khi ra quyết định, vì sếp phải chịu trách nhiệm.

Khi dịch xảy ra và mọi người trong nhóm mỗi người phải ở mỗi nơi. Kẻ thì ở thành phố, người thì kẹt ở tỉnh, có người lại kẹt trong khu cách ly. Ai cũng bề bộn với bao nỗi lo toan chống dịch cho gia đình và người thân. Lúc ấy, đa phần các sếp đều phải buông, cho phép nhận viên tự vận hành công việc trong điều kiện của mình.

Dần dần, các sếp quen dần với việc vận hành doanh nghiệp một cách “ít sâu sát” hơn, cho phép nhân viên tự quyết định nhiều hơn. Trình tự xử lý công việc cũng thoáng hơn, linh hoạt hơn.

Quản lý doanh nghiệp là một quá trình học hỏi và cải tiến hàng ngày, thì dịch và những thách thức mà nó mang đến, đã khiến người quản lý phải nỗ lực học hỏi, cải tiến nhiều hơn gấp 5, 10 lần.

Một số sếp thích nghi tốt thì tự mình điều chỉnh chính sách quản lý, cụ thể hóa và hợp thức hóa việc giao quyền cho nhân viên cấp dưới để cho họ có thể tự mình thực hiện và tự chịu trách nhiệm. Và đó cũng chính là MOA (manual of authority), một công cụ kiểm soát phân quyền trong điều hành doanh nghiệp mà phương Tây đã áp dụng từ lâu.

Dịch bệnh đã thúc giục chúng ta tiến gần hơn, ứng dụng nhiều hơn các công cụ quản lý của phương Tây, giúp cho bộ máy được quản lý chặt nhưng đủ thoáng và linh hoạt để ứng biến với những thay đổi của thị trường.

Quản lý tài chính

Nếu trước đây mọi phát sinh tài chính, các khoản chi tiêu của nhân viên đều phải được cấp trên phê duyệt trước khi được phép chi tiêu, thì Covid-19 đã phần nào làm thay đổi điều đó.

Trong điều kiện giãn cách xã hội như đã nói ở trên, từ chỗ ký duyệt trực tiếp, các sếp đã phải chuyển sang phê duyệt online nếu không muốn chấp nhận công việc bị đình trệ. Đây cũng chính là cách mà các tập đoàn nước ngoài đã áp dụng từ 20 năm trước.

Các sếp cũng không thể tận mắt xem xét hay đánh giá trực tiếp chất lượng hàng hóa, dịch vụ, vật liệu mà nhân viên đề xuất mua, mà chỉ thấy qua hình ảnh. Nên quyết định của các sếp phụ thuộc rất nhiều vào năng lực và sự trung thực của nhân viên cấp dưới.

Thực tế này đã khiến các sếp phải nghĩ ra cách để buộc nhân viên phải chịu trách nhiệm về các khoản chi tiêu. Làm sao để nhân viên tự mình kiểm soát, hạn chế các thất thoát do nhân viên cấp dưới có tư duy chi tiêu thoải mái vì không phải chịu trách nhiệm.

Vậy là họ phải tính toán để ấn định khung chi tiêu cho từng hoạt động, chương trình, nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động. Theo đó, nhân viên sẽ phải hoàn thành mục tiêu công việc nhưng không được chi tiêu quá khung ngân sách được giao. Đây cũng chính là một công cụ quản lý tài chính được áp dụng phổ biến ở các công ty nước ngoài: ngân sách hóa mọi hoạt động doanh nghiệp.

Quản lý doanh nghiệp là một quá trình học hỏi và cải tiến hàng ngày, người được giao trọng trách quản lý phải luôn tìm cách cải tiến hiệu quả quản lý, để cuối cùng nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Và nếu trong điều kiện bình thường quá trình học hỏi, cải tiến đó là 1, thì dịch và những thách thức mà nó mang đến, đã khiến người quản lý phải nỗ lực học hỏi, cải tiến nhiều hơn gấp 5, 10 lần. Bởi nếu không cải tiến, không thích nghi được với điều kiện, môi trường kinh doanh mới thì doanh nghiệp sẽ chết!