Đưa công nghệ vào quản trị doanh nghiệp

Hầu hết doanh nghiệp, người lao động đều chịu ảnh hưởng nặng nề sau làn sóng Covid-19 thứ tư. Có đến 62% trong số hơn 69 nghìn người lao động tham gia khảo sát nhanh hồi đầu tháng 8/2021 của Ban nghiên cứu phát triển kinh tế tư nhân cho biết đã mất việc làm vì Covid-19. Trong số này, một nửa mất việc trong 1-3 tháng, 25% mất việc dưới một tháng và 15% đã không còn việc hơn nửa năm.

Tại TP.HCM và một số tỉnh phía Nam, những nhà máy tổ chức sản xuất theo hình thức “3 tại chỗ” có năng suất hoạt động giảm mạnh, chỉ duy trì từ 50% trở xuống do nhiều lao động rời bỏ phân xưởng, nhà máy... để về quê.

Các chuyên gia cho rằng, việc làn sóng người lao động di chuyển khỏi tỉnh, thành phố lớn sẽ dẫn đến nguy cơ cao thiếu hụt lao động, khiến doanh nghiệp rất khó phục hồi năng lực sản xuất ngay khi hết giãn cách, trong khi chi phí chống dịch đã chi rất nhiều, dòng tiền dự trữ của doanh nghiệp đang ngày càng mỏng đi.

Tuy đã dần thích nghi để duy trì kinh doanh và tìm cách hồi phục sau bốn lần “đụng mặt” Covid-19 nhưng trước diễn biến phức tạp của đại dịch khiến toàn xã hội phải sống chung với dịch bệnh, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp không có lựa chọn nào khác việc phải chuyển mình mạnh mẽ hơn để thích ứng với bối cảnh mới.

Theo ông Lê Tấn Phước, Chủ tịch HĐQT Công ty Searefico, không thể sống và làm việc như trước đây. Nghịch cảnh làm bộc lộ điểm yếu của doanh nghiệp và buộc người lãnh đạo phải thay đổi khi đứng trước giai đoạn hoặc suy tàn hoặc biến đổi để làm “cá chép vượt vũ môn hoá rồng”.

“Mỗi doanh nghiệp cần xác định tâm thế sẵn sàng cho sự biến đối chứ không chỉ cải tiến, đặc biệt, cần làm cuộc cách mạng về biến đổi gen trong hệ thống quản trị nhân sự”, ông Phước nói trong sự kiện “Các thế hệ lãnh đạo ứng biến thế nào sau làn sóng Covid thứ tư?” do Le & Associates phối hợp với các đơn vị tổ chức.

Trong sự biến đổi đó, các chuyên gia và lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ là điều tất yếu.

Trong hai năm diễn ra Covid-19, ông Trần Duy Minh Đạt, Giám đốc điều hành Công ty Plascene (chi nhánh công ty Duy Tân tại Hoa Kỳ) có thời điểm ở Việt Nam, có thời điểm ở Mỹ điều hành doanh nghiệp. Ông quan sát thấy điểm chung của doanh nghiệp hai nước là khá chủ quan ở trong giai đoạn đầu. Theo vị doanh nhân này, điều này khiến các doanh nghiệp Việt khá lúng túng khi làn sóng dịch bệnh thứ tư “tấn công” Việt Nam.

Tuy nhiên, ông Đạt cho rằng, nhờ nhanh chóng rút kinh nghiệm, nhiều doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển mình. Không hẳn là áp dụng công nghệ mới nhưng các doanh nghiệp đã ứng dụng nhiều hơn những công cụ có sẵn. Như Plascene đã dùng phần mềm ERP để quản lý, tận dụng tối đa các công cụ đang có.

Dù Covid-19 mang đến nhiều tai ương nhưng bà Phạm Thị Mỹ Lệ, Chủ tịch HĐQT Le & Associates cho rằng may sao Covid-19 xảy ra vào thời điểm này, khi Internet đã được phổ cập và đã có nhiều công cụ hỗ trợ. Nếu đại dịch xảy ra cách đây khoảng 15 năm thì các doanh nghiệp sẽ tê liệt hoàn toàn.

Trước đây, ông Phước phải sắp xếp lịch họp, di chuyển hàng chục cây số xuống nhà máy nhưng giờ đây chỉ trong tích tắc đã có thể sắp xếp cuộc họp, nói chuyện với hơn 700 con người ở khắp tổ quốc. Với Chủ tịch Searefico, chưa bao giờ mà việc kết nối ảo lại thuận tiện như bây giờ.

“Theo tôi thấy, xu hướng công nghệ mà đặc biệt là công nghệ nhân sự, hỗ trợ quản lý con người và quản lý công việc một cách hiệu quả và tức thì”, bà Lệ nói.

Công nghệ có lợi nhưng cũng có thể gây hại nếu không biết áp dụng

Công nghệ được các chuyên gia nhận định là giúp doanh nghiệp hiện thực hoá tầm nhìn và tăng tốc, bứt phá. Công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp giữ lại các giá trị cho các thế hệ kế nhiệm qua nhiều thời kỳ thay vì để mọi kinh nghiệm và giá trị đi theo người tiền nhiệm qua một đơn vị mới, hoặc thậm chí là qua đối thủ. Đó là chi phí về cơ hội.

Bà Lệ cho rằng, kể cả trong trạng thái bình thường, nếu không dùng công nghệ thông tin trong quản lý thì khó nhân rộng công ty. Ngay từ những ngày đầu thành lập công ty, mặc dù nguồn lực còn hạn hẹp nhưng lãnh đạo Le & Associates cũng đã thuê một đội về lập trình phần mềm để quản lý cơ sở dữ liệu về ứng viên cũng như các giao dịch với khách hàng.

Làm việc với nhiều đối tác là các doanh nghiệp, bà Lệ nhận thấy có hai nhóm khác biệt. Một nhóm là những công ty chủ động trong việc công nghệ hoá quy trình sản xuất và quản trị doanh nghiệp. Nhóm còn lại đi sau đa số là các công ty địa phương không tích cực chủ động mà buộc phải thích ứng, không thể làm chủ cuộc chơi của chính mình.

Theo các chuyên gia, để áp dụng công nghệ vào quản trị một cách thành công, cần có 3 yếu tố cơ bản. Một là nhận thức của người lãnh đạo, tâm thế sẵn sàng của cả đội ngũ và lựa chọn công nghệ phù hợp.

Việc lựa chọn công nghệ không nên theo phong trào, xu hướng bởi như vậy sẽ chỉ khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn lực, thậm chí có thể gây thêm nhiều rắc rối.

Trước hết, doanh nghiệp mà cụ thể là người lãnh đạo cần biết rõ nhu cầu của mình trong việc áp dụng công nghệ. Nếu ý tưởng áp dụng công nghệ xuất phát từ người làm quản trị nguồn nhân lực thì phải thuyết phục được lãnh đạo với một kế hoạch và lộ trình rõ ràng, cho thấy được giá trị thiết thực mà công nghệ mang lại. Mọi sự chuyển đổi trong doanh nghiệp nếu muốn thành công thì phải có sự đồng hành và hỗ trợ từ người lãnh đạo.

Tiếp đến là sự sẵn sàng của hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin và tâm thế của những con người sẽ trực tiếp sử dụng công nghệ trong công việc. Quy trình đi trước, công nghệ đi sau. Quy trình phải được tinh gọn để áp dụng công nghệ.

Muốn đưa công nghệ vào, nhân sự phải được đào tạo bài bản và toàn tâm, toàn ý sử dụng, sẵn sàng thay đổi để cùng doanh nghiệp phát triển. Việc công nghệ hoá và đưa công nghệ quản trị vào nhiều công ty ở Việt Nam chậm/không hiệu quả do thiếu năng lực về công nghệ thông tin.

Bà Kao Huy Phương, Phó tổng giám đốc ABC Bakery cho rằng, trong năm đầu tiên đại dịch Covid-19 diễn ra, nhân sự khá hoảng loạn buộc công ty phải động viên, hỗ trợ nhiều. 

Tuy nhiên, sau gần hai năm đại dịch diễn ra, nhận thức của người lao động đã thay đổi rất nhiều, kể cả trong tâm thế chủ động bảo vệ sức khoẻ trước dịch bệnh cũng như tâm thế thích ứng với bối cảnh mới.

Dù vậy, theo ông Phước, vẫn có một nhóm người lao động trong các doanh nghiệp vẫn còn bị mắc kẹt trong lối mòn tư duy đã ăn sâu nhiều năm nay nên khó thay đổi. Trong bối cảnh mới, Chủ tịch Searefico lựa chọn những con người dẫn dắt được sự thay đổi và trẻ hoá đội ngũ.

Searefico chọn những người trẻ quyết tâm thay đổi, thích ứng linh hoạt để dẫn dắt. 20% trong công ty thuộc nhóm này sẽ chi phối 60% còn lưỡng lự. Với 20% còn lại còn chống đối, lãnh đạo Searefico sẽ giải thích để họ lựa chọn thay đổi hoặc là ra đi.

“Chúng tôi nâng sự linh hoạt lên cao và sẵn sàng dám phá bỏ quy trình. Phải hết sức năng động, linh hoạt, luôn cầu thị và đổi mới”, ông Phước nói.

Tuy nhiên, bà Phan Nam Trân, Giám đốc nhân sự FrieslandCampina Việt Nam lưu ý, khi lựa chọn công nghệ, các doanh nghiệp phải xác định rõ hệ thống công nghệ có mang lại giá trị gì cho các bên liên quan hay không hay chỉ gây thêm việc và thêm khó khăn.

Như ở Tập đoàn Masan với hơn 40 nghìn nhân viên, bà Bà Đinh Kim Nhung, Trưởng bộ phận nguồn nhân lực doanh nghiệp này cho biết, hệ thống công nghệ phải có khả năng đáp ứng được số lượng nhân sự lớn, phục vụ nhân viên trên toàn quốc và thế giới, đa ngành nghề, với sự khác biệt trong yêu cầu pháp luật của mỗi quốc gia.

Bà Nhung cũng lưu ý, dù áp dụng công nghệ nhưng việc quản lý và giám sát cũng cần có sự gần gũi và kết nối để nhân sự dù ở bất cứ nơi đâu vẫn cảm nhận được sự gắn kết.