Những rủi ro khi thay đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư

Tại Hà Nội, nhiều dự án chung cư có sự thay đổi đơn vị quản lý vận hành sau một thời gian bàn giao cho cư dân. Nguyên nhân là do theo quy định của Nhà nước, sau 12 tháng kể từ ngày dự án được bàn giao và đưa vào sử dụng, chủ đầu tư cần tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu để quyết định ban quản trị - là đại diện cho các chủ sở hữu của chung cư. 

Sau khi dự án nhà chung cư thành lập ban quản trị, những cá nhân này có quyền đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành (còn gọi là ban quản lý). Như vậy, khi chưa tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức việc quản lý vận hành nhà chung cư. Tuy nhiên, sau khi thành lập, ban quản trị chung cư có quyền quyết định lựa chọn ban quản lý mới, thay thế với đơn vị ban đầu được chọn bởi chủ đầu tư. 

Việc này sẽ diễn ra theo hình thức đấu thầu và thông thường đơn vị quản lý mới sẽ được chọn lựa dựa trên yếu tố chi phí cạnh tranh.

Theo bà Vũ Kiều Hạnh, Giám đốc Bộ phận Quản lý Vận hành bất động sản, Savills Hà Nội, việc thay đổi đơn vị quản lý chung cư này có thể phát sinh nhiều rủi ro, đặc biệt trong quá trình chuyển giao. 

Nguyên nhân là do khi đặt nền móng phát triển dự án chung cư, chủ đầu tư chuyên nghiệp thường chú trọng chọn lựa các đối tác khảo sát, thiết kế, thi công và đặc biệt là quản lý vận hành xuyên suốt vòng đời một dự án.

Hoạt động quản lý vận hành chuyên nghiệp tác động tích cực tới tỷ lệ hấp thụ của dự án thông qua các yếu tố tạo được niềm tin với người mua về chất lượng, hệ thống quản lý, quy trình, quy định chuẩn chỉnh. Bởi vậy, các chủ đầu tư thường lựa chọn những đơn vị quản lý có tên tuổi, uy tín và kinh nghiệm trên thị trường.

Do đó, nếu lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư theo hình thức đấu thầu và dựa trên yếu tố chi phí cạnh tranh thì rất có thể chất lượng dịch vụ sẽ không được đảm bảo.

Bốn yếu tố cần cân nhắc chuyển đổi đơn vị quản lý nhà chung cư

Bà Hạnh cho rằng, bên cạnh chi phí, để giảm thiểu rủi ro cho hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư, các bên liên quan cần lưu ý bốn yếu tố khi chuyển đổi đơn vị quản lý tại dự án.

Thứ nhất, mỗi dự án sẽ có những yêu cầu vận hành riêng biệt được đơn vị quản lý hiện tại xử lý theo nguyên tắc và quy định riêng của đơn vị đó. Việc thay đổi đơn vị quản lý sẽ cần nhiều thời gian bàn giao để đơn vị mới tiếp quản thành thục, đơn cử như những vấn đề liên quan đến hệ thống, quy trình quản lý, dữ liệu cư dân. 

Những rủi ro trong quá trình chuyển giao sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành sau này và đời sống của cư dân. Việc này còn chưa kể tới sự khác biệt giữa hai đơn vị quản lý trong cách thức xử lý vấn đề, cư dân cũng cần thời gian để làm quen và thích nghi.

Thứ hai, những đơn vị được lựa chọn chủ yếu dựa trên yếu tố cạnh tranh trong phí dịch vụ, thường chỉ cung cấp các dịch vụ quản lý cơ bản của tòa nhà. Vì vậy, khó có thể nhận định rằng họ đạt được những tiêu chuẩn của một đơn vị quản lý chuyên nghiệp; từ đó không chỉ ảnh hưởng tới chất lượng vận hành mà về lâu dài sẽ tác động xấu tới tuổi thọ, giá trị của dự án.

Thứ ba, các thành viên của ban quản trị nên là những cá nhân có trình độ, hiểu biết về quyền và trách nhiệm của mình, đồng thời có chuyên môn cơ bản trong công tác quản lý vận hành. 

Quản lý vận hành không chỉ là bảo vệ, dọn dẹp vệ sinh, thu phí mà còn là việc bảo trì, hỗ trợ phía sau, liên quan tới máy móc và thiết bị tại dự án. Công tác quản lý vận hành còn liên quan đến hệ thống MEP - bao gồm bốn hạng mục chính: hệ thống thông gió và điều hòa không khí; cấp thoát nước và thiết bị vệ sinh; hệ thống điện; hệ thống báo cháy và chữa cháy. 

Các đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp khi trực tiếp điều hành sẽ trực tiếp nắm cách thức vận hành và chủ động lên lịch bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị chuyên dụng này nhằm đảm bảo chất lượng vận hành tốt nhất. Tiêu chí này chỉ thường có ở các đơn vị quản lý chuyên nghiệp.

Thứ tư, khi cư dân chủ động đấu thầu đơn vị quản lý, ngoài vấn đề chi phí dịch vụ cũng cần quan tâm tới các tiêu chí về tên tuổi của nhà quản lý gắn liền với các dịch vụ chuyên nghiệp như hồ sơ kỹ thuật, kế hoạch nhân sự, quản trị rủi ro, lịch trình bảo dưỡng…

Điểm ưu việt của những ban quản lý chuyên nghiệp là công tác quản lý minh bạch tài chính với hai phía quan trọng là chủ đầu tư và cư dân. Hiện nay, các đơn vị chuyên nghiệp có xu hướng áp dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu hóa và minh bạch chi phí vận hành tòa nhà, từ đó góp phần tránh được những xung đột liên quan giữa các bên. 

Ở khía cạnh khác, ông Matthew Powell, Giám đốc Savills Hà Nội cho rằng, hoạt động quản lý vận hành thường ảnh hưởng lớn đến tính thanh khoản của dự án chung cư, đặc biệt đến việc đưa ra quyết định của người mua để về ở sau này. 

Tại giai đoạn dự án đã vận hành và có cư dân về ở, việc thay đổi đơn vị quản lý có thể làm phát sinh một số rủi ro ảnh hướng tới các bên liên quan.

Trong xu thế thị trường nhà ở tại Việt Nam phát triển mạnh, các chủ đầu tư rất cần chú trọng đến công tác quản lý vận hành và xem đó như một giá trị gia tăng cho dự án. Giá bán của một sản phẩm bất động sản được chủ đầu tư hoạch định từ giai đoạn trước khi dự án thành hình và đi vào vận hành.

Tuy nhiên, yếu tố duy trì mức giá lại phụ thuộc vào chất lượng của công tác quản lý vận hành dự án. Vai trò của đơn vị quản lý vận hành vì vậy trở nên quan trọng trong bối cảnh xuất hiện ngày càng nhiều các đô thị có dân số khổng lồ và nguồn cung lớn, ông Matthew nhấn mạnh.