Quản trị doanh nghiệp cách nào để người lãnh đạo không phải 'cõng khỉ'

Lãnh đạo là người "cõng khỉ"

Hơn 10 năm làm chủ doanh nghiệp, ông Cao Đại Thắng, Chủ tịch Intech Group chia sẻ rằng, những khó khăn, áp lực trong việc quản trị doanh nghiệp là rất lớn. 

Nếu như ở giai đoạn đầu, quy mô công ty nhỏ, vai trò của người đứng đầu hầu như tham gia vào tất cả mọi việc, "làm tất ăn cả", nhân viên chỉ là người hỗ trợ, công ty không gặp vấn đề về quản trị, thì khi doanh nghiệp phát triển đến quy mô lớn hơn, những vướng mắc trong quản trị bắt đầu lộ rõ. 

Một thực tế trong quá trình hoạt động doanh nghiệp được ông Thắng nhận thấy là hầu hết các nhân viên đều rất thụ động trong công việc. 

"Lãnh đạo giao việc thì làm, hỏi thì nói, không thì thôi, không có sự chủ động. Nhiều lúc, tôi có cảm giác như đang "cõng khỉ". Làm chủ doanh nghiệp mà phải ôm đồm, quản lý tất cả mọi việc của nhân viên cấp dưới trong sự bất lực, vì không có cách nào khác. 

Bởi nếu lãnh đạo không trực tiếp giao, giám sát và quản lý, tiến độ công việc sẽ không được đảm bảo", ông Thắng phân trần. 

Tuy nhiên, chính vị chủ doanh nghiệp này cũng nhận ra rằng, thực trạng này tiếp tục kéo dài là điều không ổn. Việc này không chỉ khiến hiệu suất công việc thấp, lãnh đạo áp lực về doanh số, hiệu quả công việc mà chính người nhân viên cũng cảm thấy bức xúc, không có động lực, tinh thần thoải mái để làm việc, cống hiến cho công ty.

Trong khi người lãnh đạo chịu sức ép về doanh thu và lợi nhuận, thì người nhân viên cũng áp lực không kém vì thường xuyên bị khiển trách do hiệu quả công việc không đảm bảo.

Doanh nghiệp ngày càng phát triển và mở rộng, số lượng nhân viên ngày càng đông, nếu không có một chiến lược quản trị và điều hành hợp lý, càng làm, "nguy cơ vỡ trận sẽ ngày càng cao", áp lực của người chủ doanh nghiệp ngày càng lớn. 

Ông Thắng nói đùa rằng, làm chủ mà như "khổ chủ", việc gì cũng chỉ có mình lo, mình giơ đầu chịu báng, chịu trách nghiệm tất cả.

Xây dựng văn hoá báo cáo để nhân viên chủ động

Sau thời gian dài hoạt động, tự rút kinh nghiệm, ông Thắng hiểu rằng, nguyên nhân sâu xa của thực trạng này là do công ty không có "văn hoá báo cáo" một cách khoa học và đúng đắn. 

Việc nhân viên báo cáo công việc cho cấp quản lý không thông suốt, thiếu đầy đủ thông tin, quá trình truyền đạt thiếu chính xác... đã gây khó khăn cho công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp.

Đơn cử như việc "đứt mạch" thông tin khiến nhân viên không làm việc, do đổ lỗi rằng họ không nhận được thông tin. 

Trường hợp khác là việc truyền thông không được đến nơi người nhận, thông tin bị bóp méo từ trên xuống dưới, công ty chủ trương theo hướng A nhưng quản lý không thích nên truyền đạt sai lệch dẫn tới tình trạng quan liêu, bè phái, hiệu quả công việc giảm sút, nội dung ban lãnh đạo truyền thông không tới được nhân viên.

Thêm nữa, các báo cáo công việc của nhân viên thường thiếu chủ động, thiếu nội dung cần thiết, không theo cấu trúc nhất định khiến người quản lý phải tự suy đoán hoặc hỏi lại cụ thể, dẫn đến mất thời gian xử lý.

Đây chính là lý do khiến sau khi báo cáo xong, nhân viên không biết ai phải làm gì, kế hoạch hành động gì tiếp theo. Còn người quản lý cũng không nắm được cụ thể công việc. Cả quản lý và nhân viên đều không rõ vấn đề được nêu trong báo cáo, phương án phối hợp để xử lý vấn đề. 

Lấy ví dụ cụ thể tại một công xưởng, theo ông Thắng, trong trường hợp một máy móc, thiết bị nào đó bị hỏng, nếu không có quy định rõ ràng về văn hoá báo cáo, thì chắc chắn trong ngày hôm đó ngân viên sẽ không phải làm việc. 

Họ sẽ không chủ động báo cáo, nêu rõ hiện trạng, nguyên nhân hỏng hóc và đưa ra hướng giải quyết kịp thời... mà đợi lãnh đạo đến tự khắc phục sự cố.

Quy trình báo cáo thiếu hiệu quả, không khoa học chính là nguyên nhân khiến nhân viên thiếu chủ động trong công việc, hiệu quả công việc thấp, người lãnh đạo "mệt mỏi" trong việc quản trị.

Muốn phát triển bền vững trong dài hạn, ông Thắng cho rằng, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn hoá và xây dựng chiến lược quản trị đúng đắn. Theo đó, các doanh nghiệp cần có một "văn hoá báo cáo" thông minh và phù hợp.

Để làm điều này, Intech Group đã tự xây dựng cho mình văn hoá báo cáo theo phương thức Casa. Ở đó, mọi hoạt động được thể hiện cụ thể, rõ ràng để quản lý, phân tích và kiểm soát mọi hoạt động. Nhân viên cần chủ động báo cáo, chủ động đưa ra phương án, yêu cầu xử lý đến ban lãnh đạo, thay vì chờ chỉ đạo từ cấp trên.

Theo phương thức này, một bản báo cáo đầy đủ cần các thể hiện được thực tế công việc đang diễn ra, công việc nào chưa thực hiện, sai lệch giữa thực tế và kế hoạch, nguyên nhân, hệ quả rủi ro và ảnh hưởng đến mục tiêu công việc, kiến nghị giải pháp giải quyết và đề xuất các hỗ trợ từ phía ban lãnh đạo.

Bên cạnh đó, việc báo cáo cần nhanh, cô đọng, chính xác, đầy đủ, gửi đến đúng người. Xây dựng được văn hoá báo cáo như vậy sẽ giúp từ nhân viên đến ban lãnh đạo nắm rõ được tình hình công việc. Nhân viên không thụ động dựa vào chỉ đạo của cấp quản lý mà chủ động kiến nghị giải quyết các công việc tồn tại.

Mặt khác, phương thức báo cáo rõ ràng cũng giúp tạo môi trường lành mạnh, công bằng trong doanh nghiệp, tránh việc quan liêu, gây bè kết phái.

Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ được cụ thể, minh bạch, dễ dàng hơn cho việc quản trị. Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững trong dài hạn.