'Tín đồ số 1 của OKRs' Mai Xuân Đạt: Mất kết nối trong doanh nghiệp tăng trưởng nóng là một 'quả bom nổ chậm'

Là một huấn luyện viên về Quản trị Mục tiêu bằng OKRs cho doanh nghiệp, CEO Mai Xuân Đạt nhận định, vấn đề kết nối trong doanh nghiệp rất phức tạp, đặc biệt với nhóm doanh nghiệp đang trong đà tăng trưởng nóng. Đó là nguyên nhân dẫn tới tình trạng: nhân sự xung đột ngầm, phân công lao động không chính xác, dẫm chân lên nhau…

Trong nỗ lực thúc đẩy giao tiếp, từ chục năm nay, Mai Xuân Đạt cũng đã tìm tới hàng loạt giải pháp OTT chat, các phần mềm quản trị… Tuy nhiên, có lúc, doanh nghiệp của anh lại gặp vấn đề với việc cùng lúc phải dùng quá nhiều công cụ.

Anh nhận ra, mình cần một giải pháp hợp nhất không gian làm việc số, nơi mà mọi thành viên dù ở bất kỳ đâu đều dễ dàng được kết nối, trao đổi công việc, nắm bắt thông tin, cùng nhau sáng tạo mà không bị xao nhãng bởi những thông tin bên ngoài doanh nghiệp.

Truy tìm lời giải cho nhóm doanh nghiệp tăng trưởng nóng

Không chỉ được biết đến là “Tín đồ số 1 về OKRs tại Việt Nam”, anh hiện còn quản trị hệ sinh thái gồm nhiều doanh nghiệp. Đó là những công ty nào và sở hữu quy mô, tính chất nhân sự ra sao?

CEO Mai Xuân Đạt: Nếu nói về số lượng thì hiện tôi đang điều hành 6 doanh nghiệp. Công ty nhiều nhân sự nhất là SEONGON với khoảng 100 thành viên, còn tổ chức mà tôi đang tập trung nhiều thời gian nhất chỉ có 10 nhân sự. Ngoài ra, tôi cũng có một số công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, tư vấn doanh nghiệp và tuyển dụng.

Yếu tố giữ cho các tổ chức hoạt động hiệu quả, đồng thời để chính bản thân người lãnh đạo không quá tải chính là làm sao để giữ được mọi kết nối trong doanh nghiệp, dù là nhỏ nhất, xoay quanh một hệ giá trị chung, và tất nhiên là với một tư duy quản trị phù hợp như OKRs mà chúng tôi sử dụng chẳng hạn.

Ở các doanh nghiệp của tôi, thì chúng tôi hoạt động với một mục tiêu duy nhất là đưa đến và thúc đẩy các hình thức quản trị Đúng đến các doanh nghiệp Việt Nam, giúp họ vận hành một cách vui vẻ hơn, tăng trưởng nhân hơn mà vẫn bền vững.

Chúng tôi coi trọng hạnh phúc trong công việc. Còn ở khía cạnh con người, chúng tôi tập trung tìm kiếm những người phù hợp về Văn hóa và “mời lên xe”, do đó hầu hết nhân sự của tôi đều có tinh thần chủ động và cam kết. Họ coi công việc của bản thân chính là trách nhiệm của mỗi người đóng góp vào thành công của tổ chức.

Để kết nối nhiều tổ chức thành một thể thống nhất, cùng làm việc theo hệ giá trị chung là một bài toán khó cho rất nhiều CEO, đặc biệt là tại các doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng nóng. Là một người có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, anh quan niệm như thế nào về điều này?

CEO Mai Xuân Đạt: Khi doanh nghiệp tăng nhanh về số lượng nhân sự và số lượng văn phòng sẽ mở thêm ở các tỉnh, thành khác, doanh nghiệp sẽ bắt đầu phải đối mặt với các vấn đề của việc Tăng trưởng nóng. Khi chúng ta là một nhóm nhỏ, khoảng 5, 10 hay 30 người, đôi khi giám đốc chỉ cần nói chuyện với nhân viên là giải quyết được các vấn đề khúc mắc. 

Nhưng khi doanh nghiệp lớn lên, thậm chí người quản lý còn không nhớ hết tên nhân viên, việc quản lý chi tiết 1-1 như vậy là bất khả thi. Lúc này sẽ xảy ra tình trạng: Không thể kết nối khiến cho doanh nghiệp tăng trưởng nóng trở thành quả “bom nổ chậm”. Đến một thời điểm nào đó, sự chệch choạc sẽ nổ bung ra, rất khó kiểm soát.

Sự mất kết nối này đến từ 2 vấn đề: Văn hóa và Môi trường. Văn hóa ở đây nghĩa là mọi người có cùng chung niềm tin và các giá trị cốt lõi hay không. Nếu không, tổ chức chắc chắn sẽ hỗn loạn và phụ thuộc vào các công cụ kiểm soát (mà đa phần là kém hiệu quả). 

Môi trường nghĩa là một không gian mà mọi người cùng nhau kết nối, chia sẻ, giao tiếp. Hãy tưởng tưởng cha ông chúng ta đã từng liên lạc qua thư từ, chim bồ câu, rõ ràng tính kết nối của họ kém hơn thời đại chúng ta.

Kết nối đứt gãy: nguyên nhân gây ra rất nhiều vấn đề trong doanh nghiệp

Tiếp xúc với nhiều doanh nghiệp gặp phải nút thắt này, anh đã tư vấn cho họ như thế nào?

CEO Mai Xuân Đạt: Về vấn đề Văn hóa, khá phức tạp, tôi sẽ không bàn tới trong cuộc nói chuyện này. Chúng ta hãy nhìn tới khía cạnh Môi Trường.

Một số doanh nghiệp mà tôi huấn luyện, đôi khi chỉ cần hàn gắn những đứt gãy trong kết nối môi trường thôi là không khí của doanh nghiệp khác ngay tức khắc, hiệu quả công việc cũng hoàn toàn thay đổi. Để giải quyết bài toán này, các nhà lãnh đạo cần quan tâm tới hai vấn đề: một là quản trị giao tiếp hai là xóa bỏ khoảng cách vật lý.

Về ý thứ nhất, nhà lãnh đạo cần phải hiểu: không phải những gì mình nói ra người ta cũng hiểu, và không phải những gì mình giao người ta cũng nắm bắt được. Chúng ta cứ để ý mà xem khi chúng ta nói, bao giờ trong đầu cũng có thêm một số ý tứ mở rộng ra bên ngoài câu nói và chúng ta mặc định là những người đối diện có thể hiểu được những gì mà ta muốn truyền tải. Nhưng thực ra là không, khi mà chúng ta nói thiếu thông tin ý, người ta sẽ tiếp nhận một phần thôi, người ta sẽ không hiểu hết ý của mình.

Còn về khoảng cách, chẳng hạn công ty có trụ sở chính ở Hà Nội, chỉ cần gọi các thành viên lên nói chuyện 5 phút là xong, nhưng ở văn phòng chi nhánh TP. HCM, khi khoảng cách xa, cả tuần mọi người mới liên lạc với nhau thì hiệu quả công việc sẽ ra sao, tiến độ đến đâu? Trong trường hợp đó, nhân viên cũng khó có thể làm được những thứ mà lãnh đạo đang mong muốn, đề ra mỗi ngày.

Đối với bài toán 1, người lãnh đạo đơn giản chỉ cần chịu khó giao tiếp với nhân viên nhiều hơn thì hiệu quả công việc đã tăng lên rồi, đồng thời hiệu suất cũng tăng, doanh số cũng tăng mà chưa cần làm gì nhiều.

Ở các doanh nghiệp của tôi hay các doanh nghiệp mà tôi huấn luyện, kỹ năng trò chuyện với nhân viên là điều bắt buộc mà các quản lý phải thành thạo. Như Andrew Grove, cha đẻ OKRs và cố chủ tịch Intel, nói rằng "90p bạn dành ra để trò chuyện với nhân viên sẽ giúp tăng hiệu suất của nhân viên trong 2 tuần tiếp theo, đồng thời cũng tăng hiểu biết của bạn về người nhân viên đó". Chúng tôi thường dành ít nhất 45-60 phút mỗi tuần để trò chuyện 1:1 với nhân viên mà mình quản lý.

Còn bài toán thứ 2 thì cần có công cụ đóng vai trò giống như một không gian làm việc tập trung trên môi trường trực tuyến.

Anh tìm kiếm gì ở một giải pháp công nghệ hỗ trợ kết nối trong doanh nghiệp?

CEO Mai Xuân Đạt: Nếu nói về tiêu chí thì tôi chỉ có duy nhất một tiêu chí, đó là giải pháp có thể giúp tôi và nhân viên của mình tách bạch được giữa công việc và cuộc sống. Tôi rất coi trọng vấn đề hiệu suất, mà muốn làm việc hiệu suất thì phải có những zone (khu vực) dành riêng cho các hoạt động khác nhau.

Ví dụ khi chúng ta nghỉ ngơi cần có “relax zone”, một nơi nào đó để tinh thần và cơ thể được thư giãn, như ở nhà thì có giường ngủ, ghế sofa… thì nơi làm việc cũng phải có workzone như vậy. Nếu lẫn lộn giữa các môi trường, nghỉ không ra nghỉ, làm không ra làm thì hiệu quả sẽ rất kém.

Trên môi trường số, chúng tôi cần một nơi như vậy để tập trung giao tiếp công việc. Khi đó, việc truyền tin, gửi file cho nhau phải nhanh, phải lưu trữ được lâu dài một cách khoa học. Đó là những thứ mà tôi tìm kiếm.

Với tiêu chí ấy, khi sản phẩm GapoWork được quảng bá tôi đã ngay lập tức muốn thử nghiệm. Tôi yêu cầu nhân sự tìm hiểu cách đăng ký và nhận thấy quy trình khá là dễ dàng. Chỉ trong một ngày dùng thử, tôi thấy không cần phải phân vân thêm về chất lượng và yêu cầu tất cả các bạn nhân viên chuyển từ các nền tảng làm việc online khác sang GapoWork. Đến giờ, tôi nghĩ đó là một quyết định tương đối đúng đắn. Bởi từ đó đến nay chúng tôi sử dụng GapoWork, nói hơi quá nhưng giống như một phần của cơ thể.

Khi cuộc sống bình thường và công việc được phân tách độc lập

Đề cập đến giải pháp GapoWork, có gì ở phần mềm này khiến anh lựa chọn?

CEO Mai Xuân Đạt: Ở nền tảng GapoWork, các thông tin đăng tải được hiển thị trên giao diện rất tốt, công cụ chat mượt mà và quy trình gửi – nhận các file dữ liệu lên tới 2 GB rất nhanh gọn. Về cơ bản vừa sử dụng là tôi đã thích luôn vì đó là một không gian làm việc online đáp ứng được kỳ vọng.

Một điều nữa mà nhiều doanh nghiệp quan tâm là các thông tin nội bộ sẽ được bảo mật tuyệt đối nhờ tính năng mã hóa cuộc hội thoại. Ở GapoWork, việc giao tiếp giữa thiết bị của người dùng và hệ thống chat được mã hóa. Mọi tin nhắn cũng được mã hóa trên server, giúp mọi nội dung hội thoại được bảo vệ tối đa.

Tôi chưa bao giờ nghĩ ở Việt Nam có sản phẩm chạm đến các tính năng đó mà cứ nghĩ phải bỏ tiền ra sử dụng các công cụ nước ngoài thì mới được trải nghiệm chất lượng tốt như vậy.

Cụ thể, GapoWork đã hỗ trợ những gì cho công việc quản trị của anh?

CEO Mai Xuân Đạt: Việc sử dụng một nền tảng giao tiếp và hợp tác như GapoWork khác hoàn toàn so với việc trao đổi và quản lý công việc lẻ tẻ trên nhiều công cụ.

Đầu tiên là tạo ra một không gian làm việc trực tuyến. Trước đây, chẳng hạn khi đang trao đổi công việc qua Facebook, nếu bỗng nhiên có bạn bè nhắn tin đến hay có thông báo mới, tôi sẽ tò mò nhấn vào xem và phân tán sự tập trung. Hay một số ứng dụng khác như Skype, Slack chỉ có thể kết nối trong nội bộ doanh nghiệp, việc liên kết với doanh nghiệp khác rất khó. Tôi sở hữu nhiều công ty nên việc kết nối hầu như là không thể.

Nhưng cảm giác GapoWork mang lại cho tôi là gì? Cả một ngày dài tôi được tập trung vào công việc, đến ngày nghỉ thì sẽ không bị làm phiền bởi công việc vì không ai chat ở GapoWork nữa. Nghĩa là nó giúp mình phân tách rõ cuộc sống bình thường và công việc. Tôi yên tâm làm việc hơn, hiệu suất tăng và tất cả mọi người đều cảm thấy thoải mái với nhau hơn.

Như anh chia sẻ, GapoWork hỗ trợ rất nhiều cho các CEO trong quá trình kết nối trong doanh nghiệp. Vậy theo anh lý do nào khiến nền tảng này hiện vẫn chưa được phổ biến trên thị trường?

CEO Mai Xuân Đạt: Ở đây có 1 câu chuyện là: Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn chưa thực sự hiểu được tầm quan trọng của một không gian làm việc trực tuyến. Khi tách bạch được môi trường làm việc với cuộc sống bên ngoài, cả người lãnh đạo và nhân viên đều sẽ có một cuộc sống đúng nghĩa, từ đó sẽ hạnh phúc và đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.

Và khi đã xác định cần có một workzone trên môi trường trực tuyến, với tôi GapoWork hoàn toàn có thể đáp ứng đủ nhu cầu của mọi người với chất lượng tương đương nhiều nền tảng khác trên thế giới.