Đối với một số doanh nghiệp, việc sử dụng hoặc khai thác tác phẩm, bản ghi âm, chương trình phát sóng hoặc chương trình biểu diễn được bảo hộ quyền tác giả có thể một trong những hoạt động chính trong những hoạt động hàng ngày của họ. Những đài phát thanh, các nhà xuất bản, thư viện, cửa hàng hoặc hộp đêm là các ví dụ điển hình của trường hợp này.
Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp đơn giản chỉ sử dụng các tác phẩm đó như những công cụ không thường xuyên để nâng cao chất lượng các ấn phẩm, trang web và những công cụ tiếp thị khác của công ty. Ngoài ra, một số doanh nghiệp khác lại sử dụng một số chương trình máy tính được bảo hộ quyền tác giả trong hoạt động hàng ngày. Với tất cả những các trường hợp nêu trên, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề được đề cập dưới đây.
Xem xét xem liệu doanh nghiệp có cần có hợp đồng li-xăng khi sử dụng hay tác phẩm hay không. Khi doanh nghiệp sử dụng hoặc xử lý tác phẩm được bảo hộ quyền tác giả hoặc quyền liên quan, họ cần phải biết rằng liệu các hoạt động này có cần hợp đồng li-xăng hay không. Nhìn chung, mọi hành vi sử dụng hoặc khai thác thương mại các quyền đều phải có hợp đồng li-xăng hoặc chuyển nhượng quyền từ chủ sở hữu.
Những hành vi này có thể là việc sử dụng một bài hát nổi tiếng trong một chương trình quảng cáo trên truyền hình, cho đến việc bán và phân phối các đĩa CD và DVD cũng như việc sử dụng phần mềm trong máy tính của các công ty. Khi cần có hợp đồng li-xăng, doanh nghiệp phải tìm hiểu xem liệu các quyền đó được quản lý bởi tổ chức quản lý tập thể hay do tác giả hoặc nhà sản xuất trực tiếp quản lý, từ đó doanh nghiệp có thể đàm phán hợp đồng li-xăng trước khi sử dụng hoặc khai thác tác phẩm.
Doanh nghiệp sử dụng hoặc khai thác cũng cần lưu ý rằng những vụ kiện liên quan đến hành vi xâm phạm quyền tác giả có thể rất tốn kém. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên tìm hiểu về quyền tác giả để phòng tránh những rắc rối không đáng có. Doanh nghiệp cũng có thể hỏi ý kiến tư vấn về những điều kiện của hợp đồng li-xăng trước khi ký kết.
Những sản phẩm như phần mềm đóng gói thường được li-xăng ngay khi mua. Những điều khoản và điều kiện của hợp đồng li-xăng thường có trong các phần mềm đóng gói (phần mềm máy tính được thiết kế để nhiều người và nhiều công ty khác nhau đều có thể sử dụng) và những gói phần mềm này có thể được trả lại nếu doanh nghiệp không đồng ý với những điều kiện và điều khoản có liên quan.
Tổ chức quản lý quyền. Tổ chức quản lý quyền tập thể thường đơn giản hóa đáng kể quy trình nhận li-xăng các tác phẩm khác nhau. Ngoài việc trực tiếp giao dịch với những tác giả và chủ sở hữu riêng lẻ, tổ chức quản lý tập thể thường cung cấp cho người sử dụng dịch vụ tập trung theo tỷ lệ phí và các điều kiện sử dụng có thể thương lượng được, do đó người sử dụng có thể nhận được sự cho phép một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Trong những năm gần đây, việc thành lập các “các trung tâm dịch vụ một cửa” được coi là một sự phát triển lớn đối với những sản phẩm đa phương tiện. Trung tâm này sẽ kết hợp những trung tâm quản lý các quyền khác nhau, giúp hoạt động cấp phép sử dụng đối với những sản phẩm cần có sự cho phép từ nhiều đối tượng khác nhau được thực hiện một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Trong bất cứ tình huống nào, việc hợp tác với các tổ chức quản lý tập thể có thể sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều tiền bạc và sức lực. Để biết thêm chi tiết về các tổ chức tập thể có liên quan ở nước sở tại, tác giả có thể liên hệ với cơ quan quản lý quyền tác giả quốc gia.
Về những tác phẩm được công bố trên Internet. Có một sự hiểu lầm phổ biến là những tác phẩm được công bố trên Internet thuộc về sở hữu cộng đồng và do đó, có thể được sử dụng bởi bất kỳ ai mà không cần chủ sở hữu cho phép. Bất kỳ tác phẩm nào được bảo hộ quyền tác giả và quyền liên quan (từ các bản nhạc đến các sản phẩm đa phương tiện, các bài báo và các tác phẩm nghe nhìn) mà chưa hết thời hạn bảo hộ thì vẫn được bảo hộ mà không cần quan tâm liệu chúng được xuất bản trên giấy hoặc các phương tiện khác, ví dụ, trên Internet.
Nhìn chung, người sử dụng nên xin phép chủ sở hữu quyền trong từng trường hợp trước khi sử dụng. Tương tự, nếu một doanh nghiệp tham gia vào hoạt động xuất bản và tạo ra những tác phẩm, bản ghi âm, chương trình phát sóng, cuộc biểu diễn thông qua website Internet của doanh nghiệp, người sử dụng cũng cần được doanh nghiệp cho phép.
