Báo cáo sai phạm trong doanh nghiệp giúp quản trị tốt hơn

Cuối năm 2017, đầu năm 2018, khắp mạng xã hội tràn ngập hashtag #MeToo (#TôiCũngVậy), phong trào kêu gọi mọi người chia sẻ câu chuyện của mình, vạch trần hành vi quấy rối và tấn công tình dục, đặc biệt tại nơi làm việc.

Không chỉ là một từ khóa, phong trào này sau đó đã lan rộng và bùng nổ khi rất nhiều câu chuyện được đưa ra ánh sáng cùng nhiều tên tuổi lớn trong nhiều lĩnh vực như điện ảnh hay chính trị.

Không ít người tự hỏi nếu như không có phong trào trên cùng sự dũng cảm của nhiều người, không biết tình trạng còn kéo dài đến bao giờ.

Trong kinh tế, thời gian gần đây, hàng loạt các doanh nghiệp lớn, tên tuổi lớn đã bị phát giác sai phạm và chỉ cần một động tác tìm kiếm từ khóa “sai phạm”, hàng chục nghìn kết quả được trả về chỉ trong chưa đầy 1 giây với những tin tức mới nhất.

Điều này đặt ra câu hỏi cho những người chủ, những người trong Hội đồng quản trị (HĐQT) và ngay cả nhân viên về việc làm sao phát hiện và xử lý sớm sai phạm, không để tạo ra hậu quả lớn đối với doanh nghiệp.

Tăng minh bạch thông qua báo cáo sai phạm

Phát biểu tại hội thảo “Hệ thống báo cáo sai phạm và Bộ quy tắc quản trị công ty Vương Quốc Anh hỗ trợ cho doanh nghiệp Việt Nam thế nào”, ông Vũ Bằng, nguyên Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cho rằng, nguyên nhân của tình trạng trên là do các ông chủ doanh nghiệp không chú ý đến lợi ích chung mà quan tâm nhiều đến lợi ích cá nhân.

“Điều này tác động xấu không chỉ đến cá nhân các ông chủ mà còn đến doanh nghiệp, cổ đông và cả tính lành mạnh của thị trường”.

Để có thể gia tăng cạnh tranh, tạo dựng niềm tin với nhà đầu tư, hệ thống báo cáo sai phạm và quản trị công ty tốt được nhận định là những mắt xích quan trọng. Hai yếu tố này đồng thời sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết tranh chấp hiệu quả trong nội bộ, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của cả nền kinh tế.

Chia sẻ cùng quan điểm, bà Elizabeth Richards, Giám đốc chuyên môn về quản trị doanh nghiệp của Viện Kế toán công chứng Anh và xứ Wales (ICAEW) nhận định: “Hệ thống báo cáo sai phạm được đánh giá là nhân tố thành công quan trọng giúp các doanh nghiệp phòng ngừa và phát hiện gian lận, đặc biệt trong các công ty tài chính”.

“Hệ thống này không chỉ giúp phát hiện sai phạm trong tổ chức mà còn được sử dụng làm công cụ quản trị công ty, từ đó ngăn chặn hiệu quả các hành vi gian lận, góp phần bảo vệ danh tiếng và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp”.

Mặc dù đóng vai trò như một bộ lọc trong quá trình minh bạch hóa và trong sạch hóa doanh nghiệp, việc phát triển hệ thống báo cáo sai phạm cũng như gia tăng sự tham gia của các thành viên vẫn còn ở giai đoạn sơ khai và gặp nhiều khó khăn do phần lớn doanh nghiệp còn nhỏ cũng như tâm lý e dè của con người.

Chia sẻ với TheLEADER bên lề hội thảo, ông Hoàng Đức Hùng, Phó tổng giám đốc PwC Việt Nam cho biết trên thực tế, các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải cân đối giữa chi phí và lợi ích trong việc hình hành các ban bệ.

Tuy nhiên, “chúng ta có thể không tổ chức một bộ máy cồng kềnh nhưng vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc’, ông Hùng nhấn mạnh.

Khi một doanh nghiệp có sự tham gia của các nhà đầu tư bên ngoài, điều quan trọng là sự công bằng và minh bạch cho các nhà đầu tư. Theo vị Phó tổng giám đốc PwC Việt Nam, “Dù có ít nhà đầu tư, ít người trong HĐQT thì vẫn cần sự minh bạch giữa các nhà đầu tư này và vì lợi ích chung của doanh nghiệp. Điểm cốt lõi là làm sao hài hòa chung lợi ích của các bên”.

Cần nghĩ về yếu tố tích cực báo cáo sai phạm mang lại

Các ý kiến tại hội thảo đều thừa nhận là hệ thống báo cáo sai phạm của doanh nghiệp Việt chưa phát triển và chưa được áp dụng hiệu quả một phần xuất phát từ tâm lý e dè, e ngại, xem báo cáo sai phạm như việc thù hằn cá nhân.

Bên cạnh đó, sai phạm một khi đã được phát hiện sẽ làm cản trở đến công việc đang được vận hành và thậm chí việc báo cáo bị rò rỉ có thể thu hút sự vào cuộc của báo chí, cơ quan chức năng, gây ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và kinh doanh của doanh nghiệp.

Để xử lý tốt vấn đề này, ông Hoàng Đức Hùng cho rằng “không nên đưa ra một kênh báo cáo sai phạm riêng mà nên lồng ghép thêm cơ chế feedback, đóng góp ý kiến xây dựng. Chúng ta nên tạo ra một cơ chế bao gồm cả báo cáo sai phạm và cả những sáng kiến để vận hành tốt hơn”.

Theo ông Hùng, doanh nghiệp cũng cần tạo dựng được niềm tin và bảo vệ người đóng góp ý kiến.

Với chuỗi dài kinh nghiệm làm về quản trị và tư vấn, bà Elizabeth Richards nhận định nỗi sợ hãi của những người báo cáo là điểm trọng tâm của cả hệ thống báo cáo bởi chỉ có sự tự tin mới đẩy hệ thống tiến lên phía trước.

“Hãy nghĩ đến những việc cần làm với những báo cáo nhận được và chúng nên tạo ra một cuộc điều tra độc lập. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần nghĩ về yếu tố tích cực mà những người tố giác mang lại cho công ty. Điều quan trọng hơn là mọi người trong doanh nghiệp cần cam kết thực hiện theo đúng quy trình và thủ tục cho dù họ là ai và ở vị trí nào”, bà Elizabeth Richards nhấn mạnh khi trao đổi với TheLEADER.

Tại hội thảo, bà cũng lưu ý rằng doanh nghiệp cần định nghĩa rõ ràng về báo cáo sai phạm để tránh tình trạng những vấn đề nhỏ nhặt cũng bị kéo vào việc báo cáo.

Ngoài ra, “không nhầm lẫn giữa người báo cáo sai phạm với người làm chứng. Khi có báo cáo sai phạm thì cần tiến hành điều tra nhưng khi điều tra không thể coi người báo cáo là người làm chứng mà cần kiểm chứng từ những nguồn khác”.

Việc điều tra phải độc lập, cần tách biệt để bản thân người báo cáo và người bị cáo buộc cũng được bảo vệ.