Thành viên độc lập HĐQT là vị trí bắt buộc đối với công ty niêm yết và các công ty cổ phần được tổ chức theo mô hình quản lý đơn lớp, với tỷ lệ dao động từ 1/5 đến 1/3 tuỳ vào tổng số thành viên HĐQT.
Bộ 5 tiêu chí về tính độc lập của thành viên độc lập HĐQT được đặt ra trong Luật Doanh nghiệp 2020 đã đảm bảo hoạt động khách quan và không thiên vị của họ, thông qua việc hạn chế và ngăn chặn các tác động phát sinh từ quan hệ nhân thân cũng như quan hệ sở hữu.
Ông Đặng Thế Đức, Tổng thư ký của Hội Thành viên Độc lập Hội đồng Quản trị Doanh nghiệp Việt Nam (VNIDA) nhấn mạnh, điều này sẽ tạo một đối trọng đủ lớn để có thể hài hòa, cân bằng lợi ích các bên trong công ty, đảm bảo các quyết định công bằng của HĐQT, bảo vệ quyền và lợi ích của tất cả cổ đông.
Đồng thời, hoạt động hiệu quả của các thành viên độc lập HĐQT sẽ giúp nâng cao sự công khai, minh bạch trong hoạt động của công ty, tạo ra niềm tin và sự yên tâm đối với các nhà đầu tư, từ đó thu hút thêm các nhà đầu tư mới.
Để đạt được điều đó, giám sát là một trong những vai trò quan trọng mà thành viên độc lập HĐQT cần phải thực hiện tốt. Vai trò này có thể được thực hiện thông qua uỷ ban kiểm toán trực thuộc HĐQT với tối thiểu hai thành viên.
Việc giám sát của các thành viên độc lập tập trung vào: báo cáo tài chính và công bố chính thức liên quan đến kết quả tài chính của công ty; hệ thống kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro; giao dịch với người có liên quan; bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty; tính độc lập, khách quan của công ty kiểm toán độc lập và tính hiệu quả của quá trình kiểm toán; và các vấn đề tuân thủ đối với quy định pháp luật, yêu cầu của cơ quan quản lý và quy định nội bộ khác của công ty.
Trong đó, giám sát việc giao dịch với người có liên quan đặc biệt quan trọng, được thực hiện thường xuyên, liên tục và báo cáo tại đại hội đồng cổ đông thường niên. Thành viên độc lập HĐQT còn có thể phần nào hạn chế/kiểm soát các giao dịch với người có liên quan thông qua vai trò phê duyệt các giao dịch với người có liên quan, mặc dù vai trò này có những hạn chế nhất định liên quan đến việc biểu quyết phải theo nguyên tắc đa số.
Khi phát hiện sai phạm của HĐQT
Để bảo vệ quyền lợi cho các cổ đông, với tư cách là thành viên của HĐQT, thành viên độc lập HĐQT có thể ngăn chặn, hạn chế các vi phạm của HĐQT bằng cách bỏ phiếu chống lại các quyết định, nghị quyết sai trái, có khả năng gây thiệt hại cho công ty của HĐQT.
Trường hợp nghị quyết, quyết định của HĐQT vẫn được thông qua, thành viên độc lập có thể thông qua hoạt động của uỷ ban kiểm toán để thực hiện hoạt động giám sát cũng như lập báo cáo, đánh giá về hoạt động của HĐQT để báo cáo lên cuộc họp đại hội đồng cổ đông. Bên cạnh đó, thành viên độc lập HĐQT trong công ty niêm yết có thể thông qua hoạt động của uỷ ban kiểm toán để phối hợp và đề xuất ban kiểm sát thực hiện kiểm tra, giám sát đối với hoạt động của HĐQT.
Đối với các vi phạm của từng thành viên HĐQT, (tổng) giám đốc, và những người điều hành khác của doanh nghiệp, thành viên độc lập HĐQT cũng có thể thông qua uỷ ban kiểm toán để thực hiện giám sát các hoạt động của những người này. Đồng thời, đề xuất ban kiểm sát thực hiện kiểm tra, giám sát và yêu cầu các cá nhân có hành vi vi phạm phải chấm dứt ngay hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
Ông Đức lưu ý, chỉ có người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc người được ủy quyền công bố thông tin mới được thực hiện công bố thông tin của công ty ra bên ngoài. Do đó, các thành viên HĐQT, kể cả thành viên độc lập HĐQT không thể thực hiện công bố thông tin của công ty ra bên ngoài trừ khi họ là người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc là người được ủy quyền công bố thông tin.
Ngay cả khi họ là người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc được ủy quyền công bố thông tin, nhưng nếu việc thực hiện công bố thông tin vượt quá phạm vi luật định hoặc tổ chức công bố thông tin không đúng theo phương thức luật định thì việc công bố đó cũng có thể được xem là chưa làm tròn nghĩa vụ ủy thác/nghĩa vụ bảo mật thông tin.
Do đó, việc công bố thông tin ra các phương tiện đại chúng, chẳng hạn như tự ý phát ngôn hay tổ chức họp báo, không được phép không phải là cách hợp pháp để các thành viên độc lập HĐQT có thể sử dụng để chống đối, hạn chế các vi phạm của HĐQT hay của các người quản lý khác trong công ty.
Việc công bố các thông tin tiêu cực trong công ty ra ngoài sẽ không chỉ gây tổn hại đến danh tiếng của công ty, mà còn gây ra những tổn thất về kinh tế cho công ty. Ngoài ra, việc để lộ các thông tin nội bộ của công ty ra bên ngoài cũng tạo ra điều kiện cho các thế lực bên ngoài có cơ hội cạnh tranh hoặc thậm chí là thôn tính công ty. Việc tiết lộ các thông tin tiêu cực của công ty ra ngoài còn làm thiệt hại cho cổ đông, chẳng hạn như làm giảm giá cổ phiếu, gây ra hoang mang cho các nhà đầu tư, xáo động trên thị trường chứng khoán.
Bổ nhiệm và bãi nhiệm thành viên độc lập HĐQT
Ở chiều ngược lại, để nâng cao chất lượng hoạt động, tính hiệu quả của thành viên độc lập HĐQT thì bên cạnh việc cải thiện chất lượng trong công tác để cử và bổ nhiệm, việc giữ cho họ yên vị, không bị miễn nhiệm, bãi nhiệm một cách tùy tiện hay do kết quả của sự chi phối của các cổ đông kiểm soát cũng cần được chú trọng.
Việc đề cử, bổ nhiệm hay bãi nhiệm thành viên độc lập HĐQT trước hết phải dựa trên năng lực và hiệu quả hoạt động của họ. Cần tuyệt đối hạn chế trường hợp thành viên độc lập HĐQT thực hiện đúng trách nhiệm, bảo vệ lợi ích chung của công ty một cách vô tư, khách quan nhưng vì không bảo vệ cho lợi ích nhóm của các cổ đông kiểm soát mà bị các cổ đông kiểm soát bãi nhiệm.
Ông Đức cho rằng, về lâu dài, việc bỏ phiếu hai lớp để bầu hay miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên độc lập HĐQT nên được áp dụng. Cụ thể, việc bầu hay miễn nhiệm, bãi nhiệm các thành viên độc lập HĐQT phải được thực hiện thông qua cơ chế bỏ phiếu hai lần. Cụ thể là một lần bỏ phiếu của tất cả cổ đông và một lần bỏ phiếu của chỉ các cổ đông thiểu số.
Bên cạnh đó, cần có các thủ tục chính thức và minh bạch cho việc đề cử, bổ nhiệm, tái bổ nhiệm và bãi nhiệm thành viên độc lập HĐQT đối với các công ty niêm yết. Các điều khoản tham chiếu chuẩn cho việc bầu cử cũng như miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên độc lập HĐQT nên được xây dựng và áp dụng.
