Tránh rủi ro pháp lý khi chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài đang trở thành một vấn đề ngày càng quan trọng trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế. Nghị định 13/2023/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2023, đánh dấu một bước tiến lớn khi lần đầu tiên thiết lập khung pháp lý quy định rõ ràng về hoạt động này.

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích từ việc bảo vệ quyền lợi của công dân, doanh nghiệp cũng đối mặt với nhiều thách thức trong việc tuân thủ các quy định mới.

Nghị định 13/2023: Cánh cửa mới, thách thức mới dành cho doanh nghiệp

Nghị định 13 đặt ra các quy định chặt chẽ về chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài. Theo quy định, việc chuyển dữ liệu cá nhân bao gồm mọi hoạt động sử dụng công nghệ số hoặc các thiết bị điện tử để chuyển dữ liệu ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, hoặc xử lý dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam từ các địa điểm bên ngoài quốc gia.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp đa quốc gia, tập đoàn lớn có trụ sở ở nước ngoài​.

Cốt lõi của quy định này là yêu cầu doanh nghiệp phải thu thập sự đồng ý của chủ thể dữ liệu trước khi tiến hành bất kỳ hoạt động chuyển giao nào. Ngoài ra, trong vòng 60 ngày từ khi bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ đánh giá tác động của việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài đến Bộ Công an để kiểm tra và đánh giá.

Hồ sơ này phải bao gồm thông tin chi tiết về các bên liên quan như bên chuyển dữ liệu cá nhân, bên tiếp nhận dữ liệu cá nhân, cùng với các biện pháp bảo vệ dữ liệu được áp dụng.

Doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với những thách thức gì?

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, việc chuyển dữ liệu cá nhân qua biên giới không chỉ là một hoạt động kinh doanh, mà còn là yêu cầu thiết yếu trong việc quản lý và vận hành của nhiều doanh nghiệp.

Theo đánh giá của Liên minh Viễn thông Quốc tế (ITU), Việt Nam nằm trong top 10 quốc gia có lượng dữ liệu luân chuyển qua biên giới lớn nhất thế giới. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu cá nhân trước các mối đe dọa từ tội phạm mạng và các hành vi xâm phạm quyền riêng tư​.

Mặc dù Nghị định 13/2023/NĐ-CP đã đặt ra một khung pháp lý rõ ràng về việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình thực hiện. Một trong những thách thức lớn nhất là gánh nặng thủ tục hành chính. Yêu cầu về hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp phải thu thập một lượng lớn thông tin, gây tốn kém thời gian và chi phí, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Thêm vào đó, việc thiếu các trường hợp ngoại lệ và yêu cầu cập nhật liên tục hồ sơ khiến quá trình tuân thủ trở nên phức tạp và tốn kém hơn.

Bên cạnh đó, việc xác định rõ hành vi vi phạm an ninh quốc gia liên quan đến dữ liệu cá nhân cũng là một thách thức lớn. Tiêu chí xác định còn khá mơ hồ, khiến doanh nghiệp khó có thể đánh giá chính xác và phòng ngừa rủi ro. Điều này tạo ra một môi trường pháp lý không chắc chắn và gây ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.

Một thách thức khác đến từ sự khác biệt giữa quy định của Việt Nam và các quốc gia khác. Việc phải thu thập sự đồng ý riêng lẻ của từng chủ thể dữ liệu làm tăng chi phí và thời gian xử lý, khác biệt so với các quy định linh hoạt hơn ở nhiều nước phát triển. Điều này gây khó khăn cho các doanh nghiệp đa quốc gia khi phải thực hiện các quy định khác nhau tại mỗi quốc gia.

Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp để vượt qua rào cản, nắm bắt cơ hội

Để đảm bảo tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP và giảm thiểu rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược quản lý dữ liệu cá nhân toàn diện. Điều đầu tiên và quan trọng nhất là phải thu thập sự đồng ý một cách minh bạch và rõ ràng từ chủ thể dữ liệu về mục đích sử dụng thông tin cá nhân.

Đồng thời, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ đánh giá tác động để sẵn sàng cung cấp cho cơ quan chức năng khi có yêu cầu. Việc chỉ định một bộ phận hoặc cá nhân chuyên trách về bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng là một bước đi cần thiết để đảm bảo quy trình xử lý dữ liệu diễn ra tuân thủ pháp luật.

Ngoài ra, để tăng cường sự an toàn và hiệu quả, doanh nghiệp có thể hợp tác với các công ty luật để được tư vấn và hỗ trợ trong việc tuân thủ các quy định pháp lý về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Kết luận

Việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài là một bước đi không thể thiếu trong thời đại hội nhập kinh tế toàn cầu, nhưng cũng đồng thời là một thách thức lớn về mặt pháp lý đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Nghị định 13/2023/NĐ-CP là minh chứng cho nỗ lực của Chính phủ trong việc thiết lập một hành lang pháp lý bảo vệ dữ liệu cá nhân. Tuy nhiên, để đáp ứng được các yêu cầu pháp lý này, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc thu thập sự đồng ý của chủ thể dữ liệu đến việc lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài.

Chỉ khi có sự tuân thủ nghiêm túc và đầu tư vào quản trị dữ liệu, doanh nghiệp mới có thể đảm bảo an toàn cho dữ liệu khách hàng và duy trì sự bền vững trong môi trường kinh doanh quốc tế đầy cạnh tranh.

(*) Bài viết thể hiện quan điểm của tác giả Nguyễn Thị Thu Trang và Hà Thị Hoài Linh – Công ty Luật TNHH Phước và các cộng sự