VSME - Tiêu chuẩn ESG dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ và hướng triển khai

VSME chính là phiên bản tiêu chuẩn ESG nhẹ, tỉ lệ thuận với quy mô doanh nghiệp cũng như phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ (SME) và siêu nhỏ tại Việt Nam xuất hiện như một lời giải khả thi, nhưng hành trình chuyển đổi vẫn đòi hỏi phương pháp quản trị rõ ràng và ưu tiên thực tế.

VSME là gì và vì sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Tại webinar “Tiêu chuẩn ESG dành riêng cho SME” do Green IN tổ chức, bà Nguyễn Thị Hằng - Giám đốc phát triển bền vững Green IN lần đầu tiên giới thiệu khái niệm VSME đến với cộng đồng doanh nghiệp SME.

VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs) chính là phiên bản tiêu chuẩn ESG được đơn giản hoá dành cho doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, được thiết kế để cân bằng hai yêu cầu thường mâu thuẫn: đảm bảo mức độ minh bạch cần thiết và tránh đặt gánh nặng thủ tục và chi phí báo cáo vượt qua năng lực quản trị của SME.

Nói cách khác, VSME chính là tiêu chuẩn báo cáo phát triển bền vững tự nguyện dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa không niêm yết.

Mục tiêu chính của VSME là chuẩn hóa các yêu cầu liên quan ESG mà các doanh nghiệp lớn, ngân hàng, nhà đầu tư thường yêu cầu từ SME, giúp SME có thể cung cấp thông tin một cách hợp thức, nhất quán mà không phải đối mặt với nhiều bộ câu hỏi khác nhau từ nhiều đối tác.

Việc này vừa giảm chi phí, vừa tăng khả năng tiếp cận tài chính, đồng thời hỗ trợ SME dần chuẩn bị cho các yêu cầu báo cáo có thể sẽ nghiêm khắc hơn trong tương lai.

Về cấu trúc, tiêu chuẩn này dựa trên nguyên tắc “tỉ lệ thuận”: nội dung báo cáo được chia thành mô-đun cơ bản và mô-đun toàn diện.

Trong đó mô-đun cơ bản chỉ yêu cầu những thông tin cốt lõi, dễ thu thập và có ý nghĩa quản trị trực tiếp cho doanh nghiệp nhỏ, còn mô-đun toàn diện dành cho những đơn vị có mối quan hệ cung ứng phức tạp hoặc chịu áp lực công bố sâu hơn từ khách hàng quốc tế.

Về bản chất vận hành, VSME tập trung vào các chỉ tiêu “có liên quan” và có thể kiểm chứng: dữ liệu nhận diện doanh nghiệp, quy mô lao động, tiêu thụ năng lượng cơ bản, quản lý nước và chất thải, mức độ an toàn lao động và cơ chế quản trị nội bộ.

Khác với khung dành cho doanh nghiệp lớn, VSME giảm nhẹ hoặc lược bỏ các yêu cầu đánh giá tác động và trọng yếu phức tạp, đồng thời giới hạn các yêu cầu định lượng tới mức vừa đủ để phục vụ đánh giá rủi ro chuỗi giá trị, giúp SME tránh phải tổ chức các đánh giá chuyên sâu tốn kém.

Về quản trị nội bộ, tiêu chuẩn nhẹ này không chỉ là một bộ mẫu để ghi chép mà còn đòi hỏi thay đổi cách tổ chức thu thập và sử dụng dữ liệu: lãnh đạo phải xác định rõ mô-đun áp dụng, phân công trách nhiệm, chuẩn hóa biểu mẫu thu thập và coi báo cáo như công cụ giám sát rủi ro thay vì một nhiệm vụ hành chính đơn thuần.

Khi được triển khai đúng cách, VSME giúp doanh nghiệp vừa cải thiện khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng và nhà cung cấp, vừa hỗ trợ đánh giá và giảm thiểu rủi ro về năng lượng, an toàn lao động và tuân thủ pháp luật, những yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng duy trì hợp đồng và tiếp cận nguồn vốn.

Về phương pháp khởi động, nội dung triển khai gợi ý một lộ trình thực tế và có thể đo được bằng cách xác định mô-đun trong ngắn hạn, hoàn thiện một bộ dữ liệu cốt lõi (thông tin doanh nghiệp, số lao động, tiêu thụ năng lượng 12 tháng, các chính sách an toàn và chống tham nhũng) trong vòng khoảng 90 ngày, rồi triển khai ma trận chủ đề.

Cách tiếp cận từng bước này vừa giúp kiểm soát chi phí, vừa tạo nền tảng dữ liệu đủ tin cậy để doanh nghiệp đối thoại với khách hàng và tổ chức tài chính.

Những nhóm thông tin cốt lõi mà lãnh đạo SME cần biết

Những nhóm thông tin cốt lõi mà lãnh đạo SME cần biết chính là khung dữ liệu khiến VSME khác biệt, không phải vì danh sách dài các chỉ tiêu mà vì tính chọn lọc và khả năng kiểm chứng của từng mục.

Trước hết, phần thông tin chung không chỉ đơn thuần ghi tên và địa chỉ công ty, lãnh đạo cần xác lập mô tả ngắn gọn về mô hình kinh doanh, chuỗi cung ứng, quy mô lao động và các chính sách nội bộ liên quan đến ESG, bởi đây là phần nền tảng giúp đối tác hiểu bối cảnh rủi ro và phạm vi áp dụng các chỉ tiêu khác.

Những dữ liệu này thường có sẵn trong hồ sơ hành chính và báo cáo nhân sự, nên tiêu chí quản trị ngay từ đầu là chuẩn hoá biểu mẫu và quy trình cập nhật để các con số luôn nhất quán khi được yêu cầu.

Trong nhóm môi trường, VSME khuyến nghị tập trung vào các chỉ tiêu có tính trọng yếu với hoạt động của doanh nghiệp: tiêu thụ năng lượng (theo tháng/quý trong 12 tháng gần nhất), phát thải khí nhà kính quy đổi ở mức cơ bản nếu có số liệu tiêu thụ năng lượng, quản lý nước và chất thải quan trọng đối với ngành sản xuất hay F&B.

Với vai trò quản trị, ban điều hành cần chỉ ra nguồn dữ liệu (hóa đơn điện/nước, sổ theo dõi chất thải), tần suất cập nhật và ngưỡng vật chất, tức mức nào thì vấn đề được coi là “liên quan” và phải báo cáo, để tránh việc thu thập dữ liệu không cần thiết.

Việc chứng minh bằng chứng (hóa đơn, biên bản xử lý chất thải, định mức tiêu thụ) và lưu trữ có hệ thống là điều then chốt để thông tin chuyển từ “tuyên bố” sang “kiểm chứng được”.

Nhóm xã hội tập trung vào các dữ liệu nhân sự và an toàn lao động có thể ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chi phí và uy tín doanh nghiệp.

Lãnh đạo cần đảm bảo có các số liệu cơ bản như tổng số lao động, tỷ lệ lao động hợp đồng chính thức, số vụ tai nạn trong kỳ, giờ đào tạo trung bình trên nhân viên và các chính sách bảo vệ lao động hoặc tương trợ cộng đồng nếu có.

Ở góc độ quản trị, không chỉ thu thập con số mà còn phải mô tả phương pháp ghi nhận (ví dụ: định nghĩa “tai nạn” được áp dụng như thế nào), tần suất báo cáo và trách nhiệm của bộ phận nhân sự - điều này giúp giảm tranh cãi khi đối tác yêu cầu bằng chứng và đồng thời phục vụ đánh giá rủi ro nội bộ.

Đối với lãnh đạo, phần quản trị không chỉ là mục kê tĩnh mà là nơi thể hiện năng lực vận hành: tiến trình rà soát rủi ro, ai chịu trách nhiệm phê duyệt chính sách, cơ chế khiếu nại và biện pháp khắc phục. Những mô tả này giúp đối tác đánh giá mức độ minh bạch và rủi ro pháp lý của doanh nghiệp, do đó cần có mô tả rõ ràng kèm bằng chứng (biên bản họp, chính sách nội bộ đã ban hành, hồ sơ xử lý vi phạm).

Thực tế triển khai: Những việc quản trị cần làm trước hết

Để biến VSME từ một khuôn khổ lý thuyết thành công cụ quản trị hữu dụng, trách nhiệm phải bắt đầu từ hội đồng quản trị và ban điều hành.

Lãnh đạo cần trong ngắn hạn đưa ra quyết định chiến lược về mô-đun áp dụng và mô-đun cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ hoặc cơ bản cộng toàn diện nếu chuỗi cung ứng và khách hàng đòi hỏi, bởi quyết định này xác định phạm vi dữ liệu, nguồn lực và tiêu chuẩn kiểm chứng ngay từ đầu.

Kèm theo quyết định đó, cần có một người chịu trách nhiệm chính về dữ liệu ESG, thường là giám đốc vận hành hoặc người quản lý chất lượng, người sẽ chịu trách nhiệm chuẩn hoá biểu mẫu, phân công nhiệm vụ và giám sát tiến độ thu thập thông tin.

Trong vòng 60–90 ngày đầu, doanh nghiệp nên hoàn thiện một “bộ dữ liệu cốt lõi” gồm thông tin nhận dạng và mô tả mô hình kinh doanh, số lao động và tình trạng hợp đồng, số liệu tiêu thụ năng lượng 12 tháng gần nhất, các số liệu an toàn lao động cơ bản và hồ sơ các chính sách quản trị nội bộ như chống tham nhũng.

Những con số này thường có thể thu thập từ hóa đơn điện nước, sổ theo dõi chất thải, hồ sơ nhân sự và biên bản xử lý sự cố; việc chuẩn hoá nguồn dữ liệu và lưu trữ bằng chứng kèm theo là yếu tố then chốt để thông tin có thể được kiểm chứng khi đối tác yêu cầu.

Song song với thu thập dữ liệu, doanh nghiệp cần xây dựng một ma trận chủ đề — hành động: với mỗi chủ đề ESG liệt kê hiện trạng, dữ liệu cần có, người chịu trách nhiệm và lộ trình cải tiến.

Ma trận này không chỉ hướng tới việc hoàn thành một báo cáo mà còn là công cụ quản lý rủi ro, giúp ban điều hành theo dõi tiến độ, đánh giá mức độ ưu tiên và quyết định khi nào cần đầu tư hệ thống quản trị thông tin sâu hơn (ví dụ ERP hay HRIS).

Việc cập nhật ma trận theo chu kỳ (quý hoặc nửa năm) và rà soát lại khung vật chất nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt trước yêu cầu thay đổi của chuỗi cung ứng.

Cuối cùng, để giảm chi phí và nâng cao hiệu quả triển khai, doanh nghiệp nên chủ động tìm hỗ trợ bên ngoài khi cần: tham gia chương trình đào tạo do hiệp hội ngành hoặc tổ chức chuyên môn tổ chức, hợp tác với tư vấn có kinh nghiệm trong VSME/ESG để thiết lập quy trình, và kết nối với khách hàng lớn để thống nhất yêu cầu dữ liệu.

Nhìn ở tầm quản trị, báo cáo theo VSME không nên được xem là một nghĩa vụ hành chính đơn lẻ mà là một phần của hệ thống quản trị rủi ro.

Khi được triển khai có phương pháp, nó sẽ giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát rủi ro hoạt động, vừa bảo đảm khả năng duy trì hợp đồng và tiếp cận nguồn vốn trong môi trường kinh doanh ngày càng yêu cầu minh bạch.