Tại nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay, các biện pháp phòng ngừa dịch Covid-19 ở mức cao nhất đã được áp dụng, từ đo thân nhiệt, đeo khẩu trang, rửa tay sát khuẩn đến giải pháp cho nhân viên làm việc từ xa. Thế nhưng, việc đưa ra một lộ trình cụ thể cho từng cấp độ ảnh hưởng của dịch bệnh để vừa đảm bảo an toàn cho cán bộ nhân viên, vừa duy trì được hoạt động kinh doanh và đặc biệt vừa đảm bảo xuyên suốt các giá trị cốt lõi là điều rất ít doanh nghiệp tính toán.
Klick Health, một doanh nghiệp trong ngành công nghiệp chăm sóc sức khoẻ với hơn 1.000 nhân viên, có trụ sở tại Canada và hai văn phòng tại Hoa Kỳ, đã sớm nhanh chóng đưa ra một bản kế hoạch với lộ trình 9 cấp độ cụ thể theo thời gian dựa trên sự lây lan nhanh chóng của dịch Covid-19 nhằm đảm bảo an toàn cho cán bộ nhân viên và duy trì các hoạt động của doanh nghiệp dù trường hợp xấu nhất xảy ra.
Kế hoạch thực hiện này được nghiên cứu và trình bày rất chi tiết, có cập nhật mỗi ngày dựa trên tình hình dịch bệnh và truyền thông rộng rãi đến từng cán bộ nhân viên để có thể chủ động thực hiện ứng phó; và đảm bảo là nhân viên sẵn sàng và thích ứng được với kế hoạch làm việc tại nhà thông qua các ứng dụng công nghệ.
Ở cấp độ thứ nhất, việc giám sát được thực hiện cẩn thận để đảm bảo an toàn. Tuyên truyền nhân viên thực hiện các biện pháp cơ bản như: tránh tiếp xúc gần với những người nghi nhiễm; người có dấu hiệu nhiễm bệnh cần giữ khoảng cách với những người xung quanh; đeo khẩu trang; rửa tay sát khuẩn; không đưa tay lên mắt, mũi, miệng đồng thời thực hiện và duy trì các thói quen lành mạnh để tăng sức đề kháng cho cơ thể.
Cấp độ thứ hai được Klick Health áp dụng kể từ ngày 3/2/2020. Cấp độ này đặc biệt nhấn mạnh việc hạn chế di chuyển đến các điểm nóng của dịch theo danh sách của Trung tâm Kiểm soát và phòng ngừa bệnh tật (CDC) và đưa ra các biện pháp đầu tiên của chính doanh nghiệp để ứng phó với Covid-19.
Cấp độ thứ ba được Klick Health đưa vào thực hiện kể từ ngày 29/2/2020 sau khi rà soát và cập nhật cách chính sách mới để phù hợp với tính hình dịch bệnh. Trong đó, huỷ bỏ tất cả chuyến đi không cần thiết. Các nỗ lực duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn vẫn được tiếp tục như khử trùng văn phòng, cung cấp nước rửa tay sát khuẩn cho cán bộ nhân viên…
Cấp độ thứ tư liên quan đến kế hoạch hoạt động được doanh nghiệp này áp dụng từ ngày 1/3/2020. Cụ thể, huỷ tất cả các chuyến công tác ra khỏi khu vực Bắc Mỹ, kể cả các vùng không nằm trong danh sách khuyến cáo của CDC. Từ ngày 3/3/2020, tất cả các chuyến công tác đều bị huỷ, các chuyến công tác mang tính chất quan trọng đều phải được phê duyệt từ bà Lori Grant, CEO của Klick Health, và phải do khách hàng khởi xướng.
Từ ngày 4/3/2020, ban lãnh đạo của Klick Health đều huỷ bỏ các chuyến đi mang tính cá nhân. Doanh nghiệp này cũng đề nghị cán bộ nhân viên xem xét biện pháp tương tự trước những rủi ro đang gia tăng nhanh chóng. Ngay lập thức thực hiện hướng dẫn việc tự cách ly với tất cả những ai di chuyển ra khỏi khu vực Bắc Mỹ. Đồng thời, yêu cầu nhân viên báo cáo thường xuyên với công ty về các chuyến đi cá nhân, kể cả trong khu vực, để đảm bảo an toàn cũng như nắm được hành trình tiếp xúc khi cần.
Tạm thời hoãn một số hoạt động và đóng cửa một số cơ sở của doanh nghiệp này. Các cuộc họp dự kiến sẽ chuyển sang trực tuyến và được đánh giá lại vào tháng 4/2020. Khuyến cáo nhân viên tránh tụ họp ở quy mô lớn, cụ thể từ 25 người trở lên.
Klick Health đưa ra một số quy định để hạn chế đến mức tối thiểu các hoạt động có dùng tay tiếp xúc như dùng găng tay/chìa khoá để ấn thang máy, mở cửa; loại bỏ các vật dụng như bảng, bút, chuột hay bàn phím trong phòng họp; ngoài ra không súc miệng, đánh răng trong nhà vệ sinh. Công ty này cũng đang làm việc với phòng nghiên cứu để cho ra các công cụ hỗ trợ việc đảm bảo an toàn mùa dịch như phát hiện và cảnh báo khi người lao động chuẩn bị đưa tay lên mặt…
Việc đưa máy tính cá nhân về nhà là bắt buộc vì việc làm việc từ xa có thể được thực hiện bất kỳ lúc nào. Không bắt tay, ôm khi chào. Nếu cảm thấy không khoẻ, nhân viên bắt buộc phải làm việc ở nhà.
Theo cấp độ dự phòng 4+ được Klick Health đưa ra từ 5/3, các chuyến đi bằng máy bay dự kiến sẽ bị huỷ, kể cả các chuyến bay nội địa. Trong cấp độ 4++, doanh nghiệp này cũng dự kiến sẽ cần phải hoãn các cuộc gặp trực tiếp với khách hàng.
Cấp độ thứ năm được Klick Health đưa ra để vừa tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên, vừa đảm bảo hoạt động của công ty khi các trường học phải đóng cửa tạm thời khiến các bậc phụ huynh phải làm việc ở nhà để trông con. Với các trường hợp này, công ty yêu cầu nhân sự báo cáo với quản lý để thực hiện các chính sách và yêu cầu khi làm việc từ xa; đồng thời đưa ra một số gợi ý thay thế cho các bậc phụ huynh.
Cấp độ thứ sáu, doanh nghiệp này khuyến khích cán bộ nhân viên thận trọng khi sử dụng phương tiện giao thông công cộng, tuân thủ nghiêm ngặt hướng dẫn để đảm bảo an toàn mùa dịch. Doanh nghiệp này cho phép nhân sự làm việc tại nhà nếu không thể đi làm do hệ thống giao thông công cộng bị gián đoạn.
Cấp độ thứ bảy, trong trường hợp Klick Health có nhân viên bị kết luận dương tính với Covid-19, toàn bộ nhân viên trong văn phòng đó phải làm việc ở nhà. Nhân viên nhiễm vi rút phải có trách nhiệm báo cáo với quản lý và cộng đồng. Đồng thời tiến hành thuê khử trùng toàn bộ văn phòng. Việc mở lại văn phòng sẽ được tham vấn chuyên gia.
Nếu trong trường hợp không có trường hợp mắc nhiễm vi rút Covid-19 trong công ty, các biện pháp trong cấp độ thứ tám tiếp tục được tiến hành để giảm thiểu rủi ro trong tương lai. Cụ thể, một lượng lớn cán bộ nhân viên của Klick Health sẽ được chuyển sang làm việc từ xa kể từ 8/3/2020, sau khi đã đảm bảo chuẩn bị đầy đủ về các công cụ hỗ trợ. Kế hoạch kinh doanh liên tục cũng được áp dụng để ứng phó với những ảnh hưởng của Covid-19, đồng thời thường xuyên đánh giá và điều chỉnh các biện pháp cho kịp thời theo diễn biến của dịch bệnh.
Cấp độ thứ chín cũng là cấp độ mà Klick Health đang áp dụng kể từ 13/3/2020. Văn phòng công ty đã được cho đóng cửa để đảm bảo an toàn cho cán bộ nhân viên, tiến hành làm việc từ xa theo kế hoạch kinh doanh liên tục để ứng phó với những ảnh hưởng của Covid-19 đồng thời tiếp tục đánh giá cẩn thận các kế hoạch, biện pháp theo từng ngày.
Klick Health cập nhật thông tin thường xuyên cho cán bộ nhân viên qua các kênh trực tuyếnKhi xây dựng bản kế hoạch hành động này, Klick Health cũng cung cấp các câu trả lời cho một loạt thắc mắc mà nhân viên có thể đặt ra, dựa trên các công việc, phòng ban khác nhau.
Chẳng hạn, nếu khách hàng yêu cầu gặp mặt trực tiếp thì nhân sự vẫn có thể đồng ý, nhưng nếu cảm thấy không thoải mái thì nên báo cáo với CEO vì công ty không muốn nhân viên cảm thấy áp lực vì phải tham gia cuộc gặp. Kể từ 8/3/2020, công ty này yêu cầu hoãn lại toàn bộ cuộc gặp trực tiếp hoặc chuyển sang kênh trực tuyến. Và kể từ 9/3/2020, có thể chia sẻ tài liệu về kế hoạch ứng phó với Covid-19 tới khách hàng và cho họ biết toàn bộ cuộc họp trực tiếp của nội bộ Klick cũng như với khách hàng đều bị huỷ để đảm bảo an toàn.
Liên quan đến các ứng viên, các cuộc phỏng vấn sẽ được thực hiện qua phần mềm Zoom trong vài tuần tới. Đây cũng có thể xem là một cách tự nhiên để nhìn nhận được thái độ đồng cảm của ứng viên với công ty. Những người làm tuyển dụng cần cho ứng viên biết rằng một trong những giá trị cốt lõi của công ty là đặt con người lên hàng đầu, vì vậy, các biện pháp cần thiết để ngăn chặn sự lây lan của dịch Covid-19 là điều cần thiết.
Đặc biệt, một vấn đề được đặt ra là liệu các cuộc phỏng vấn trực tuyến có hiệu quả được như các cuộc phỏng vấn trực tiếp. Theo ban lãnh đạo của Klick Health, rõ ràng là khó hơn rất nhiều. Do đó, công ty này đang lên kế hoạch xây dựng một số nguồn lực để hỗ trợ công tác này. Trước mắt, sẽ phải thực hiện nhiều cuộc phỏng vấn trực tuyến hơn để quen dần. Tuy nhiên ban lãnh đạo của Klick Health cũng nhìn nhận, có tới 44% nhân sự tuyển vào của doanh nghiệp này chủ yếu từ nguồn giới thiệu nội bộ nên không cần phải xác minh quá nhiều thông tin vì ban lãnh đạo tin tưởng vào khả năng nhìn nhận và đánh giá của đội ngũ đã có rất nhiều năm kinh nghiệm.
Với các nhân sự mới tuyển, các gặp gỡ trực tuyến sẽ được tiến hành. Để các nhân sự này có thể sớm gia nhập và thấu hiểu văn hoá doanh nghiệp, một chương trình định hướng sẽ được thực hiện trên nền tảng trực tuyến sẽ được áp dụng từ ngày 17/3/2020, bao gồm đầy đủ các thông tin cốt lõi; các video lãnh đạo nói về việc làm việc từ xa, các trò chơi mang tính tương tác cũng như các công nghệ và ứng dụng để kết nối… Nhân sự mới vẫn được tham quan trên mô hình ảo, được tham gia các buổi định hướng do CEO thực hiện hay cập nhật thông tin mỗi ngày từ ban lãnh đạo cùng toàn bộ nhân sự công ty.
