Công ty một tổng, không phó, nhân viên AI

Mô hình một tổng, không phó

"Tôi đã muốn triển khai mô hình một Tổng (giám đốc - PV), không Phó tổng từ khi theo học bên Mỹ. Từ bộ phận sản xuất cho đến thương mại tôi đều không có Phó quản lý, bởi đây là thời đại của trí tuệ nhân tạo (AI)", ông Lê Phụng Thắng, Chủ tịch Citicom Holding chia sẻ tại Diễn đàn Lãnh đạo Doanh nghiệp trẻ Việt Nam.

Ông Thắng cho biết, với đặc thù của ngành thép vốn chịu ảnh hưởng của biến động giá cả, cũng như chuỗi cung ứng toàn cầu, thì việc duy trì một bộ máy quản trị cồng kềnh với nhiều tầng lớp chính là điểm yếu.

Nhận thức được điều này, Citicom đã dành gần 10 năm để tổ chức hệ thống quản trị bằng các nền tảng ERP quốc tế. Nhưng bước nhảy vọt thực sự chỉ đến khi doanh nghiệp quyết định đưa AI vào vai trò vận hành.

Theo vị Chủ tịch, quy trình sử dụng AI của doanh nghiệp hoàn toàn dựa trên khả năng khai thác dữ liệu nội bộ. Thay vì nghe báo cáo từ các cấp phó, Chủ tịch Citicom giao việc phân tích trực tiếp cho các trợ lý ảo.

"Chỉ với vài câu lệnh, chúng có toàn bộ dữ liệu để phân tích, đánh giá và ra quyết định. Thậm chí, các trợ lý này còn viết luôn một cái email rồi gửi cho các bộ phận chuyên trách", ông Thắng mô tả.

Để làm được điều đó, 12 nhân sự của công ty đã liên tục "đào tạo" các trợ lý AI này. Ông Thắng cho biết, Citicom dự kiến mất từ 6 đến 9 tháng để phổ cập toàn bộ công ty sử dụng AI hỗ trợ cho từng vị trí.

Tất nhiên, sự tối ưu này không nhằm mục đích cắt giảm con người, mà để tăng năng suất lao động, điều mà cách vận hành truyền thống khó có thể đáp ứng.

Thế nhưng, việc giao quyền cho AI như Citicom chỉ khả thi khi doanh nghiệp đã sở hữu một nền tảng dữ liệu "sạch" và minh bạch. Đây cũng là vấn đề sống còn mà ông Đoàn Việt Dũng, Chủ tịch Hesman Việt Nam đặc biệt nhấn mạnh.

Ông Dũng chỉ ra thực trạng đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay vẫn dùng file Excel để lưu trữ và xử lý thông tin. "Bước một là chúng ta cần có một cơ sở dữ liệu tập trung. Đây chính là tài sản quan trọng của một doanh nghiệp", ông Dũng khuyến nghị.

Tại Hesman, văn hóa dữ liệu bắt đầu bằng sự đơn giản, dễ hiểu. "Chúng tôi vẫn hay nói đùa là bạn cần mang cái dữ liệu đấy về hỏi ông bà của mình xem có hiểu không? Tiêu chí là dữ liệu nó phải đủ đơn giản để mọi người cùng hiểu", Chủ tịch Hesman nói.

Khi dữ liệu đã đủ tiêu chuẩn, thì nó cần được hiện diện liên tục để bộ máy phải tư duy bằng con số. Tại văn phòng, các màn hình TV liên tục chạy dữ liệu đập vào mắt nhân sự mỗi ngày. Cách đặt mục tiêu của doanh nghiệp cũng phải thay đổi, đưa con số lên làm chủ ngữ.

"Thay vì là doanh thu mục tiêu của chúng tôi là 20 tỷ trong năm 2026. Thì chúng tôi thường viết ngược lại là 20 tỷ sẽ là doanh thu mục tiêu của 2026. Tức là tất cả mọi con số từ mục tiêu đến hành động trong công ty sẽ là số đầu tiên", ông Dũng mô tả.

Ông nhấn mạnh, dữ liệu sinh ra là để giúp lãnh đạo và nhân sự ra quyết định ngay lập tức trong các chiến dịch thương mại, thay vì dữ liệu để hài lòng các sếp.

Một tuần năm ngày đánh golf

Tiếp nối câu chuyện về dữ liệu, Chủ tịch Sunhouse Nguyễn Xuân Phú cho biết, ông có thể thảnh thơi xách gậy đi đánh golf 5 ngày trong một tuần, mà hệ thống nhân sự và nhà máy vẫn vận hành trơn tru.

Bí quyết của sự thảnh thơi đó không đơn thuần là việc trao quyền, mà nằm ở hệ thống dữ liệu đồ sộ đang thay ông giám sát từng milimet của chuỗi cung ứng.

"Thực ra, nếu nói về dữ liệu, thì mô hình kinh doanh của Sunhouse thuộc hàng phức tạp nhất Việt Nam. Số thì nhỏ, nhưng độ phức tạp rất cao", ông Phú thừa nhận.

Hệ sinh thái Sunhouse quản lý từ khâu nguyên liệu đầu vào, vận hành cùng lúc 10 nhà máy sản xuất và thậm chí là mua đứt một thương hiệu tại Mỹ để đảm bảo tính cạnh tranh minh bạch. Hàng ngày, hệ thống này phải quản lý vài trăm ngàn linh kiện.

"Trên thực tế, không một bộ óc con người, hay phòng kế toán nào có thể tính toán chính xác việc nhập cái gì ở Việt Nam rẻ nhất, cái gì ở Trung Quốc tối ưu nhất. Bản thân tôi chỉ tính riêng thời gian ký chứng từ cũng không đủ", ông nói.

Trên cơ sở đó, từ năm 2018, Sunhouse đã số hóa mọi công đoạn, đo lường chi tiết bằng thời gian sử dụng thiết bị và thời gian sử dụng lao động.

Sức mạnh của dữ liệu cho phép người đứng đầu nhìn thấu kết quả kinh doanh ngay từ vạch xuất phát. "Qua hệ thống dữ liệu, tôi biết ngay đơn hàng này nhập vào thì lợi nhuận thay đổi thế nào, ngay đầu tháng kinh doanh tôi đã biết được lợi nhuận dự kiến của tất cả hệ thống", vị Chủ tịch mô tả.

Bên cạnh đó, Sunhouse còn ứng dụng hệ thống quản trị sản xuất để ghi nhận hành trình của từng dây chuyền, từng người lao động. Dữ liệu này trực tiếp kết nối với hệ thống tính lương, biến máy tính thành một người quản lý.

"Một nhân viên bốc xếp ở kho nhận được bao nhiêu tiền là chúng tôi tính tự động hết. Nên đấy là lý do chúng tôi không cần phải lo khoán. Dữ liệu chi tiết đến mức, vị trí một PG bán bao nhiêu cái điều hòa, nồi cơm chỉ cần muốn là thấy được ngay", ông Phú nói.

Theo ông, sự minh bạch và dữ liệu tức thời sẽ giúp nhân sự tự động làm việc với năng suất cao nhất, mà không cần ai đốc thúc hay soi xét.

"Chỉ có khi có cơ sở dữ liệu, có công nghệ, lợi ích của từng người lao động sẽ được đảm bảo. Cũng nhờ đó, các ông chủ mới nhàn, còn theo cách truyền thống thì bò ra mà làm cũng không hết việc", Chủ tịch Sunhouse nhấn mạnh.