Để văn hoá doanh nghiệp không bị xói mòn khi làm việc từ xa

Trong khi việc quay trở lại làm việc tập trung thông thường như thời điểm trước dịch Covid-19 còn là một viễn cảnh khá mông lung trong tình hình dịch bệnh hiện nay thì việc xác định cần phải làm quen hơn nữa với hình thức làm việc tại nhà là một giải pháp cần thiết của các doanh nghiệp.

Công nghệ, quy trình và không gian làm việc cần chuyển đổi kéo theo cả một chuỗi hệ luỵ phía sau về tính hiệu quả của công việc cũng như tinh thần của làm việc của nhân sự. Đáng chú ý, một bài báo mới đây đã thu hút được khá nhiều sự quan tâm của độc giả khi dẫn lời chuyên gia của Savills cho rằng làm việc tại nhà làm xói mòn văn hoá doanh nghiệp và khó phục hồi.

Trên góc độ của một người hoạt động trong lĩnh vực xây dựng văn hoá doanh nghiệp, tôi cũng luôn trăn trở và nhìn thấy rõ những ảnh hưởng này tới môi trường văn hoá doanh nghiệp, chính từ những khách hàng của chúng tôi.

Tôi đã nhận rất nhiều cuộc gọi, email và tin nhắn trao đổi về việc làm thế nào để giữ được văn hoá doanh nghiệp trong một môi trường làm việc ít tương tác trực tiếp trong một thời gian dài đến như vậy.

Trong các cuộc trao đổi đó, chúng tôi nhận thấy, cách duy nhất để duy trì được văn hoá doanh nghiệp là phải giữ được tương tác giữa các thành viên bằng các hoạt động trực tuyến, từ xa qua tất cả các kênh truyền thông mà doanh nghiệp có được. 

Có tám gợi ý về các hoạt động trong giai đoạn áp dụng hình thức làm việc tại nhà.

Các cuộc thi trực tuyến về kiến thức nội bộ

Kiến thức nội bộ của doanh nghiệp luôn có giá trị rất lớn đối với toàn thể cán bộ nhân viên. Nó giúp mọi thành viên nắm bắt được quy trình, thông tin cần thiết về doanh nghiệp, về sản phẩm dịch vụ, về các giá trị văn hoá mà doanh nghiệp đã dày công xây dựng. Việc giữ được các cuộc thi này giúp cho nhân sự thêm hiểu hơn về doanh nghiệp.

Một tác dụng rất quan trọng khác của các cuộc thi trực tuyến về kiến thức nội bộ trong mùa dịch là giúp lãnh đạo doanh nghiệp gửi những thông điệp cần truyền thông tới nhân viên trong thời gian làm việc tại nhà.

Các cuộc thi ảnh/video

Nội dung của các cuộc thi này có thể mang các chủ đề như khoảnh khắc làm việc tại nhà với sự hỗ trợ/tham gia của các thành viên khác trong gia đình.

Đây là hình thức tổ chức rất đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả, thường đón nhận được sự tham gia của số đông thành viên trong công ty. Chủ đề của cuộc thi có thể mở rộng, làm tươi mới bởi chính sự đóng góp của các thành viên tham gia cuộc thi.

Cuộc thi ảnh/video này cũng gián tiếp như một báo cáo về ý thức làm việc của nhân viên trong môi trường làm việc tại nhà.

Cuộc thi trò chơi trực tuyến

Với doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự trẻ, các hoạt động này cũng thu hút được khá đông các game thủ nội bộ tham gia và cổ vũ. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều trò chơi thu hút được lượng lớn người trẻ chơi đơn lẻ hoặc theo đội như: Liên minh huyền thoại, Area F2, Auto chess, Survival Heroes,…

Cuộc thi sáng tạo không gian làm việc tại nhà.

Sau khi phát động cuộc thi, với các nhân viên cần sự hỗ trợ, công ty sẽ cử một nhóm nhỏ các bạn kỹ thuật đến giúp trang trí lại không gian làm việc tại nhà của các thành viên theo đúng ý tưởng các nhân viên đưa ra. Đôi khi là thay đổi các tiểu cảnh, thêm nền (background) khu vực làm việc cho giống với môi trường tại công ty, trang trí thêm các biểu ngữ,…

Việc biến không gian làm việc tại nhà trở nên sáng tạo và gần hơn với môi trường doanh nghiệp cũng khiến nhân viên có thêm tình cảm dành cho công ty, đỡ nhớ công ty và tăng thêm năng suất làm việc tại nhà.

Cuộc thi/phong trào viết về doanh nghiệp

Chủ đề cho cuộc thi viết này có thể liên quan đến tình yêu với doanh nghiệp, chia sẻ sự khó khăn của doanh nghiệp, của ban lãnh đạo khi phải vượt qua đại dịch;…

Đây là một cuộc thi không thu hút được quá đông thành viên tham gia vì khả năng viết lách của mỗi người khác nhau và có hạn. Tuy nhiên, đây lại là cuộc thì rất có hiệu quả trong việc giữ gìn văn hoá doanh nghiệp thông qua lan toả tình yêu với doanh nghiệp, với đồng nghiệp và ban lãnh đạo công ty.

Ngoài việc thúc đẩy tương tác và lan toả tình yêu với doanh nghiệp, cuộc thi này còn có giá trị rất lớn với việc truyền thông hình ảnh công ty ra bên ngoài.

Mẹo vặt làm việc tại nhà

Trong hoạt động này, nhân sự sẽ chia sẻ những mẹo vặt để biến thời gian làm việc ở nhà trở nên thú vị hơn.

Khó có cuộc thi trực tuyến nào lại huy động được ý tưởng sáng tạo và nhận được giá trị có ích lớn như cuộc thi này. Trong môi trường làm việc tại nhà, mỗi thành viên trong mỗi trường hoàn cảnh khác nhau sẽ luôn có các ý tưởng khác nhau để cùng làm tốt hơn công việc của mình. 

Sau mỗi cuộc thi “Mẹo vặt”, ban truyền thông hoặc nhân sự lại có cơ số ý tưởng hay ho và có trách nhiệm tập hợp lại, làm một bảng tin thú vị để gửi lại toàn thể công ty. Một số ý tưởng khi được chia sẻ ra bên ngoài qua các kênh mạng xã hội có thể thu hút lượng tương tác rất lớn cho trang facebook của công ty.

Tủ sách trực tuyến

Tủ sách này chia sẻ những cuốn sách hay về cuộc sống, về kiến thức và có đánh giá sách (review) sau khi đọc.

Còn gì tuyệt vời hơn việc dành thời gian trống khi làm việc tại nhà cho việc đọc sách, thu nhận thêm kiến thức quan trọng trong cuộc sống và công việc. Để việc này có hiệu quả hơn cho nhân sự, doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc thi theo chủ đề, có giới hạn thời gian cho việc đọc sách và tổ chức đánh giá sách qua các cuộc họp trực tuyến.

Đào tạo trực tuyến, truyền lửa từ lãnh đạo

Điểm nhấn trong tất cả hoạt động xây dựng và gìn giữ văn hoá doanh nghiệp trong thời kỳ làm việc tại nhà chính là các buổi đào tạo hoặc chia sẻ từ chính các vị lãnh đạo của doanh nghiệp.

Sự xuất hiện đều đặn của các lãnh đạo giúp nhân viên thêm kiến thức, nắm được tình hình mới của doanh nghiệp, nắm được định hướng của doanh nghiệp qua từng giai đoạn, tiếp thêm động lực làm việc ở nhà, thêm quyết tâm vượt qua mọi khó khăn và chờ đến ngày bệnh dịch qua đi để trở lại với môi trường làm việc bình thường mới.

Để tám gợi ý trên thực sự hiệu quả, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần có sự ủng hộ mạnh mẽ. Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự và truyền thông cần phối hợp chặt chẽ.

Thay vì chỉ chờ đợi và phán đoán thời điểm mà hoạt động của doanh nghiệp có thể quay về trạng thái bình thường, các doanh nghiệp cần giữ cho văn hoá doanh nghiệp không bị xói mòn trong bất kỳ hoàn cảnh nào, để khi quay lại với hoạt động kinh doanh tập trung sẽ không phải mất công sức xây dựng lại mọi thứ từ đầu.