Quản lý nhân viên làm việc từ xa sao cho đúng và gắn kết

Vận hành doanh nghiệp từ xa đã không còn là vấn đề xa lạ với những lãnh đạo doanh nghiệp trong những năm gần đây khi họ liên tục phải di chuyển, vắng mặt tại văn phòng cho những lần công tác.

Tuy nhiên, một số bộ phận của doanh nghiệp, thậm chí là cả doanh nghiệp không làm việc tại văn phòng lại mới xuất hiện gần đây dưới tác động của đại dịch Covid-19. Một số doanh nghiệp lựa chọn hình thức này nhằm cắt giảm chi phí cố định trong bối cảnh khó khăn giữa khủng hoảng, từ đó đặt ra tình huống mới cho những người đứng đầu.

Sở hữu một doanh nghiệp chuyên gia công phần mềm đặt hàng theo các dự án, anh Hoàng Sơn không khỏi bối rối và lo lắng khi có quyết định giãn cách xã hội hồi tháng 4.

“Mặc dù làm việc nhiều trên nền tảng công nghệ thông tin và trao đổi từ xa, tôi vẫn bị choáng những ngày đầu tiên khi tất cả mọi người cùng làm việc ở nhà vì giãn cách xã hội. Lượng tin nhắn thảo luận dồn đến nhiều hơn khiến tôi mất tập trung, cùng với việc giờ giấc ở nhà không giống như đi làm khiến một số đầu công việc bị bỏ sót”, anh Sơn nhớ lại.

Kết quả là anh Sơn đã buộc phải giảm một số công việc hoặc thảo luận với đối tác giãn thời hạn, tăng tốc sau khi hết lệnh giãn cách.

“May mắn là đợt thứ hai này Hà Nội không bị giãn cách nhưng một vài nhân viên vẫn làm việc ở nhà vì đi Đà Nẵng trước đó. Giờ chỉ mong tình hình dịch bệnh không phức tạp thêm, mọi người vẫn có thể đi làm bình thường thì công việc mới suôn sẻ”, anh chia sẻ.

Sau hai trải nghiệm, vị chủ doanh nghiệp này cho rằng những đơn vị có lượng nhân viên không nhiều, ít tầng chức vụ, ít bộ phận và người đứng đầu đóng vai trò quản lý chính nếu muốn quản lý, vận hành tốt quy trình trong bối cảnh làm việc từ xa thì cần phải chia thành nhóm nhỏ 3 – 4 người theo đầu công việc và có thể thay đổi liên tục theo yêu cầu.

Việc chia nhỏ như vậy không chỉ giúp nhân viên không bỏ lỡ việc mà còn tăng sự tương tác, trao đổi các khúc mắc giữa những người liên quan, không ảnh hưởng đến nhóm chung.

“Cuối ngày nên có cuộc họp ngắn toàn công ty để xem xét lại công việc cũng như thăm hỏi tình hình của các nhân viên, thậm chí là kể chuyện phiếm để mọi người cảm thấy được kết nối”, anh Sơn khuyến nghị.

Với những doanh nghiệp lớn hơn với phòng, ban rõ ràng, việc gắn kết, động viên nhân viên trong tình trạng làm việc tại nhà có nhiều sự cản trở, nhiều thông tin tương đối tiêu cực từ thị trường lao động đặt ra áp lực đối với bộ phận nhân sự.

Theo bà Nguyễn Phương Mai, Giám đốc điều hành Navigos Search Việt Nam, doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế về công nghệ và đội ngũ trẻ để đưa ra các chiến dịch gắn kết trên nền tảng trực tuyến. Đơn cử như thi chụp ảnh góc làm việc tại nhà, chia sẻ các khoảnh khắc đáng yêu của gia đình, thách thức tập thể dục và sau đó bình chọn các hoạt động này trên mạng xã hội.

Điều đáng chú ý nhất trong các hoạt động trên chính là vai trò của người quản lý trực tiếp – người đóng vai trò mắt xích trong việc gắn kết, động viên nhân viên, giúp nhân viên hiểu được cách làm việc như thế nào cho hiệu quả, những khó khăn mà công ty đang gặp phải để có thể kề vai sát cánh.

Những người quản lý này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ được tâm tư, nguyện vọng của nhân viên trong giai đoạn làm việc tại nhà thông qua giao tiếp nhóm, giao tiếp 1 – 1.

“Thời gian qua, các doanh nghiệp đã đầu tư nhiều vào đào tạo, trang bị kỹ năng, kiến thức giúp vị trí quản lý trực tiếp giao tiếp hiệu quả hơn và có những phương pháp để gắn kết, động viên tốt nhất trong giai đoạn khó khăn”, bà Mai cho biết tại hội thảo trực tuyến “Quản lý nhân sự: Thách thức trong bối cảnh thị trường lao động và môi trường pháp lý thay đổi dưới tác động của Covid-19”.

Bà Nguyễn Thu Hà, Giám đốc văn phòng Hà Nội của Adecco Việt Nam, nhận định những thách thức lớn nhất mà doanh nghiệp gặp phải trong thời gian Covid-19 là tính tự giác và giao tiếp khi làm việc từ xa, cũng như những thay đổi chưa từng có trong kế hoạch kinh doanh và quy trình công việc.

Phản ứng nhanh của doanh nghiệp về đào tạo và cung cấp các phần mềm, thiết bị kỹ thuật số sẽ đảm bảo người lao động khả năng quản lý công việc từ xa trong đợt bùng phát thứ hai của đại dịch này.

Bà khuyến nghị doanh nghiệp cũng nên cung cấp thông tin về những gì đang xảy ra thường xuyên, hữu ích và minh bạch để điều hướng lực lượng lao động trong thời gian khủng hoảng này.

Đại diện Nestlé Việt Nam trong trao đổi với TheLEADER gần đây cho biết đội ứng phó nhanh, triển khai dự án đối phó với Covid-19 dựa trên những ưu tiên và trách nhiệm rõ ràng đã được thành lập ngay từ khi dịch bệnh bùng phát. Chính tinh thần trách nhiệm cao cùng nỗ lực của từng bộ phận, cá nhân được xác định rõ đã giúp doanh nghiệp này vượt qua cơn sóng đầu tiên.

Kết quả tích cực ấy đến từ dòng nhiệt huyết mà những người cấp trên truyền cho cấp dưới, đến từ sự an tâm của người lao động khi họ được đảm bảo về sức khỏe và tinh thần.

Nestlé Việt Nam còn hỗ trợ tư vấn các vấn đề liên quan đến Covid-19, sự an toàn của nhân viên qua đường dây nóng cũng như bác sĩ tư vấn đề người lao động có thể yên tâm làm việc.

Rõ ràng, sự minh bạch trong chính sách giúp người lao động yên tâm làm việc cùng luồng thông tin liên tục được trao đổi giữa những nhóm nhỏ, cả trong công việc lẫn cuộc sống hàng ngày, từ đó tạo ra sợi dây gắn kết tự nhiên sẽ giúp doanh nghiệp “dễ thở” hơn trong điều kiện phải làm việc từ xa.