Làm việc từ xa chỉ là phương án dự phòng

Nhu cầu chuyển đổi sang hình thức làm việc từ xa mùa Covid-19 liệu có khiến các lãnh đạo doanh nghiệp vỡ lẽ ra điều gì hay không, thưa ông?

Ông Lại Tuấn Cường: Khi dịch bệnh diễn ra, những doanh nghiệp vốn dựa vào các phương thức làm việc truyền thống sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Ngược lại, những doanh nghiệp đã quen với hình thức làm việc trên môi trường trực tuyến có thể nhanh chóng chuyển đổi, đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn. 

Trong những ngày giãn cách xã hội, nhân sự Repu Digital làm việc còn mệt hơn trước đó vì không phải mất thời gian di chuyển ngoài đường, nhiều khi làm quên thời gian và làm việc tập trung hơn nhờ cơ chế điểm danh liên tục.

Khi áp dụng hình thức làm việc từ xa, những người làm quản lý bắt đầu có nhu cầu quản lý theo mục tiêu dựa trên kế hoạch tuần, tháng với số lượng đầu việc cụ thể thay vì quản lý theo quy trình như khi làm việc tại văn phòng.

Khi làm việc ở văn phòng, lãnh đạo thường nói chuyện trực tiếp với nhân viên và cảm thấy hài lòng, nghĩ rằng nhân viên làm tốt nên yên tâm về kết quả, thậm chí còn không kiểm tra báo cáo. 

Thế nhưng nếu quản lý theo quy trình, nhân sự có thể chỉ làm tốt những thứ báo cáo lên cấp trên. Trong khi đó, kết quả lại là tổng hoà của nhiều đầu việc, bao gồm những thứ lãnh đạo nhìn thấy và không nhìn thấy, chẳng hạn như quá trình tìm tòi, nghiên cứu của nhân sự.

Khi chuyển sang làm việc từ xa, do không thể gặp gỡ thường xuyên với nhân viên nên lãnh đạo có cảm giác không yên tâm, bắt đầu tăng cường kiểm soát về kết quả công việc. 

Có những khi lãnh đạo phải ngỡ ngàng chứng kiến những nhân viên từng hoạt náo, thể hiện tốt trên văn phòng lại ghi nhận ít thành quả, trong khi có những người âm thầm làm việc lại cho năng suất cao gấp đôi.

Đầu tháng 8/2020, Repu Digital được Zoom (Mỹ) lựa chọn làm đối tác cao cấp, đại diện tại Việt Nam, một trong những điển hình về tìm cơ trong nguy. Có ý kiến cho rằng mùa Covid-19 mang lại cơ hội cho các doanh nghiệp về công nghệ, ông nhìn nhận như thế nào về điều này?

Ông Lại Tuấn Cường: Khi các doanh nghiệp chuyển sang hình thức làm việc từ xa thì điều đầu tiên là phải mua sắm, đầu tư về công nghệ. 

Trước đây do không làm việc từ xa bao giờ, chỉ báo cáo qua giấy tờ và gặp mặt trực tiếp mà vẫn hoạt động tốt, doanh thu lợi nhuận vẫn tăng trưởng đều nên doanh nghiệp nghĩ rằng không cần thiết phải chuyển đổi lên môi trường số. Thế nhưng, mùa dịch Covid-19 khiến các doanh nghiệp phải chuyển đổi để duy trì hoạt động.

Nhìn xa hơn về tương lai, công nghệ luôn mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, giúp giảm thiểu chi phí, nâng cao số lượng và chất lượng sản phẩm. Cạnh tranh bằng công nghệ là điều bắt buộc, quan trọng là ai trước, ai sau. 

Những doanh nghiệp sinh sau đẻ muộn không bao giờ cạnh tranh với doanh nghiệp truyền thống theo cách truyền thống vì chắc chắn sẽ thua. Họ tìm các ngách mới, cho lên môi trường trực tuyến khi hành vi và thói quen người tiêu dùng đã thay đổi.

Những người tầm 50 tuổi trở lên trước đây không bao giờ mua hàng online nay đã không còn là thành phần kiếm tiền chủ lực trong xã hội, sức mua của nhóm này đang giảm dần. Dù vậy, rất nhiều người lớn tuổi cũng đã có thói quen dùng mạng xã hội. 

Nhóm khách hàng từ 25 - 40 tuổi là nhóm chủ lực mua hàng của đa số ngành nghề hiện nay được sinh ra trong thời đại công nghệ bùng nổ, là những người thích ứng nhanh và thích cái mới. 

Nhóm tuổi thấp hơn sẽ là tệp khách hàng trong tương lai và việc nắm bắt tâm lý của các nhóm đối tượng mới trong khoảng 3 - 5 năm tới là điều quan trọng.

Trước đây, người tiêu dùng còn dè dặt khi mua hàng online vì cho rằng không đáng tin. Tuy nhiên giờ đây, các doanh nghiệp lớn cũng đã chuyển đổi lên môi trường số, các sàn thương mại điện tử cũng có hệ thống đánh giá, xác thực và người tiêu dùng cũng có kinh nghiệm trong việc lựa chọn những thương hiệu, sản phẩm uy tín.

Các doanh nghiệp nhận ra rằng trong thời đại cá nhanh nuốt cá chậm, đầu tư cho chuyển đổi số là điều bắt buộc. 

Nếu không có chiến lược thì cầm chắc phần thua mặc dù sản phẩm cực tốt vì cả đời chỉ tập trung vào sản phẩm mà quên đầu tư cho marketing và truyền thông, đặc biệt là trên môi trường internet. 

Những doanh nghiệp đã có sẵn hệ thống trên internet để bán hàng sẽ có thể “hạ cánh mềm”, không bị chuyển đột ngột khi khủng hoảng xảy ra.

Trong mùa dịch Covid-19, một số ứng dụng hỗ trợ làm việc từ xa được các doanh nghiệp Việt tung ra thị trường. Những lời kêu gọi doanh nghiệp Việt dùng hàng Việt, hỗ trợ doanh nghiệp Việt được đưa ra trong bối cảnh khủng hoảng. Ông nghĩ gì về điều này khi trở thành đơn vị đại diện của Zoom?

Ông Lại Tuấn Cường: Mỗi phần mềm có các phân khúc khác nhau. Một ứng dụng được phát triển từ 2011, được triển khai toàn cầu như Zoom thì chất lượng cao hơn hẳn so với các ứng dụng mới bắt đầu được triển khai trong năm nay. Chi phí triển khai cho doanh nghiệp cũng thấp mà có thể tổ chức được các sự kiện lên đến hàng vạn người tham gia.

Các phần mềm của Việt Nam có ưu điểm là giá rẻ nhưng muốn tiếp cận được người dùng thì phải miễn phí mà nếu không được đầu tư hỗ trợ sẽ khó. Với sự đắt đỏ của nhân sự công nghệ thông tin mà phần mềm miễn phí thường chỉ có hai hướng: Cực đắt hoặc cực dở.

Mọi người sẽ sử dụng vì miễn phí, vì người Việt dùng hàng Việt, nhưng người dùng phải đạt được mục đích của họ. Nếu đang họp mà bị đơ, bị giật thì miễn phí họ cũng không dùng. 

Càng nhiều bên tham gia vào cuộc chơi càng tốt, nhưng người dùng sẽ lựa chọn giải pháp tốt và phù hợp nhất cho mình.

Theo ông, việc áp dụng hình thức làm việc từ xa trong tương lai sẽ được triển khai song song với hình thức làm việc tại văn phòng hay sẽ dần chuyển đổi hẳn lên môi trường trực tuyến?

Ông Lại Tuấn Cường: Không có gì 100% cả, tôi không gọi là trạng thái bình thường mới mà là trạng thái on-off, nghĩa là doanh nghiệp cần trong tư thế chuẩn bị để có thể “on” bất kỳ lúc nào và “off” bất kỳ lúc nào.

Nếu làm từ xa, cần chuẩn bị công cụ, hệ thống, cùng với đó là đào tạo và hướng dẫn nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới. Có những đơn vị, ví dụ như các ngân hàng, không thể làm online 100% vì tính bảo mật cao. Do đó, cần quy chuẩn lại xem công việc nào có thể làm việc từ xa, công việc nào bắt buộc làm tại công ty... 

Khi chuẩn bị mọi thứ, việc của doanh nghiệp là thực hiện phương án đã lên theo kịch bản, kết hợp nhuần nhuyễn online và offline.

Ở một số ngành nghề, công việc, làm việc từ xa vốn đã trở thành xu hướng từ lâu. Chẳng hạn, thuật ngữ MMO (make money online – kiếm tiền trên mạng) đã có từ lâu, nhiều người tự viết các blog có traffic nhiều rồi bán quảng cáo, làm tiếp thị liên kết cho các sản phẩm khác. Hay những người làm nghề tự do trong lĩnh vực công nghệ thông tin, thiết kế vẫn ở nhà nhận các đơn hàng đều đặn.

Tuy nhiên, tỷ lệ này không nhiều. Phần lớn công ty vẫn ưu tiên làm việc tại văn phòng, không phải ngẫu nhiên mà giá thuê văn phòng tăng cao trong những năm qua. Làm online sẽ linh hoạt hơn nhưng lại làm giảm hiệu quả trong tương tác giữa con người với con người.

Tôi nghĩ xu hướng làm việc linh hoạt sẽ chỉ là bát nước chấm trong bữa cơm chứ không phải là món chính.

Tại sao chỉ là nước chấm?

Ông Lại Tuấn Cường: Người làm tự do suốt ngày sẽ không cảm nhận được sự quý giá của tự do, họ thường có tâm lý mông lung. 

Tôi rất thích câu nói “giới hạn của sự tự do là tự do không giới hạn”. Một người không bị ràng buộc sẽ cảm thấy mất phương hướng trong cuộc đời, thức đến 3 giờ sáng, ngủ đến 12 giờ trưa, làm việc ở bãi biển hay lên núi mới đầu thấy thích nhưng lâu cũng chán vì luôn phải đi một mình.

Khi đi theo một luật, nằm trong một môi trường có giới hạn, con người có cảm giác chắc chắn và ổn định tâm lý hơn, hôm nào cũng biết ngày mai phải làm gì, cuộc sống được sắp xếp. 

Con người sẽ mất phương hướng, sinh ra những tâm lý tiêu cực khi không biết ngày mai sẽ làm gì, vì thích làm gì thì làm, nghĩa là có thể không làm gì. 

Nhiều khi sẽ không thể chiến thắng bản thân vì chẳng mấy ai thích làm hay thích học. Đa số chỉ thích làm điều mình muốn nhưng làm điều mình muốn lại không được trả tiền trong khi ai cũng cần tiền. Từ đó tạo nên một xung đột, vừa không muốn làm gì, vừa phải làm gì, tự do mà không phải tự do, không có tự do tuyệt đối.

Bát nước chấm đấy nên được rót như thế nào, thưa ông?

Ông Lại Tuấn Cường: Tôi nghĩ rằng làm việc từ xa trong một số ngành nhất định nên được xem là phúc lợi cho nhân viên. Chẳng hạn ở Repu Digital, nếu nhân viên vượt KPI quý mà quý sau thấy ổn thì tôi sẽ cho người đó được làm việc từ xa trong 5 ngày. Phương châm của tôi là nếu kết quả tốt thì quá trình không còn quá quan trọng, còn nếu kết quả không tốt thì cần giám sát chặt chẽ quá trình.

Cách nhìn nhận về nhân sự bây giờ cũng khá linh hoạt, những hiền tài mang lại tính ổn định trong khi nhân tài mang lại sự đột phá. Với nhân tài thì áp dụng cơ chế linh hoạt, đánh giá và trả thù lao dựa trên kết quả. Nếu xuất sắc thì không quan trọng người đó ở đâu, làm gì vì chi phí càng ít, giá trị càng cao thì quá tốt.

Hiền tài là người gắn bó lâu dài cùng doanh nghiệp, cùng xây dựng văn hoá doanh nghiệp nhưng không phải là người tạo ra kết quả xuất sắc so với thị trường. Với nhân viên bình thường, vẫn cần đi theo văn hoá, quy tắc của công ty, trong nhà vẫn phải có vài phần vững chắc.

Ông thích hiền tài hay nhân tài?

Ông Lại Tuấn Cường: Tôi nghĩ là cả hai, vì nếu chỉ có nhân tài thì chẳng khác nào một đội bóng toàn ngôi sao, không ai nghe ai, công ty sẽ lung lay, có những khi vụt sáng nhưng rồi lại mập mờ. 

Nhân tài thường có tính ngẫu hứng, họ biết họ giỏi nên không thích đi theo luật, có những khi muốn họ làm thì không làm, không muốn họ làm thì lại làm. Nói chung phải để họ tự làm, nhưng đòi hỏi tạo kết quả đột phá.

Có khoảng 20-30% công việc cần đến nhân tài. Còn 70-80% công việc còn lại cần các hiền tài tạo kết quả có thể dự đoán được. Cái giỏi của người làm kinh doanh là có thể cân bằng giữa những cái đột phá và những cái không đột phá.

Ông có lưu ý gì cho các doanh nghiệp khi triển khai hình thức làm việc từ xa?

Ông Lại Tuấn Cường: Thứ nhất là phải xây dựng cơ chế làm việc từ xa, kể cả làm việc ở văn phòng thì cũng cần có cơ chế làm việc qua máy tính.

Thứ hai là cần có phương pháp thống kê, giao việc và đánh giá hiệu quả. Không nên quản lý nhiều về quy trình mà quản lý về mục tiêu, kết quả. Các doanh nghiệp công nghệ lớn có thể áp dụng làm việc từ xa trong thời gian dài vì họ không quan tâm đến quá trình, họ chỉ quan tâm đến kết quả.

Thứ ba, các doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ trong quản lý và đảm bảo nhân sự thành thạo các công cụ công nghệ. Đặc biệt, phải nhờ công nghệ để thống kê dữ liệu để có thể đánh giá hiệu quả công việc, từ đó đưa ra các yêu cầu cải tiến. 

Ở Repu Digital, chúng tôi tổ chức theo mô hình department as a service – mỗi bộ phận như một dịch vụ, có bản mô tả mức độ đáp ứng dịch vụ đến khách hàng (SLA), có cam kết về mặt chất lượng, có đánh giá…

Hiện nay, chúng ta đang ở trong thời chiến với nhiều bất ổn mà nhân viên là chiến binh và các nhà quản lý, lãnh đạo là những thủ lĩnh đi đầu. Thủ lĩnh có thể hy sinh, cũng có thể lập công, tuỳ từng doanh nghiệp. Nhìn vào các công ty lớn như IBM sinh ra trong khủng hoảng có thể thấy, trong môi trường đầy bất ổn, ai thích nghi tốt hơn người đấy sống, và thậm chí có thể phát triển mạnh mẽ.

Xin cảm ơn ông!