Làm việc từ xa: Bài học từ các ông lớn công nghệ

Ngày 21/5 vừa qua, CEO Facebook Mark Zuckerberg chia sẻ trên trang cá nhân rằng nhân viên của ông có thể bắt đầu đăng ký không cần tới công ty từ cuối năm nay. 

"Chúng tôi sẽ thực hiện điều đó một cách chu đáo và có trách nhiệm. Quá trình chuyển đổi sẽ mất 5 - 10 năm, nhưng có thể sớm hơn. Khoảng 50% nhân sự sẽ chuyển sang làm việc từ xa vĩnh viễn", ông viết.

Trong cùng ngày hôm đó, hai doanh nghiệp khác trong giới công nghệ cũng thông báo về kế hoạch kéo dài chính sách làm việc từ xa. 

CEO Shopify Tobias Lütke tuyên bố cho phép nhân viên làm việc ở nhà mãi mãi, không cần phải đến văn phòng, ngay cả khi dịch bệnh kết thúc. 

Còn nhân viên của Spotify có thể làm việc tại nhà cho đến năm 2021. Một loạt công ty công nghệ khác như Twitter, Box, Square, cũng tiếp tục cho nhân viên làm việc tại nhà trong thời gian dài.

Ông Tâm Trần, Giám đốc khối thị trường Việt Nam và Campuchia, KPMG Việt Nam cho biết, vào đầu tuần này, ông có gặp gỡ vị nữ tổng giám đốc mới của Home Credit Việt Nam. Home Credit vốn có đội ngũ bán hàng qua điện thoại và chăm sóc khách hàng rất đông. Nếu cùng ngồi làm việc thì sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro trong mùa dịch này. 

Chính vì vậy, CEO của doanh nghiệp này muốn học hỏi thêm kinh nghiệm để chuyển đổi sang hình thức làm việc linh động.

Theo lãnh đạo KPMG Việt Nam, những câu hỏi này rất ít khi được đặt ra cách đây 1-2 năm. Tuy nhiên từ thời điểm giãn cách xã hội do ảnh hưởng của dịch Covid-19, nhiều doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn đã quan tâm nhiều hơn.

Từ ba năm trước, KPMG cũng đã đầu tư vào lĩnh vực công nghệ nên có thể tạo điều kiện cho nhân sự làm việc từ xa kể từ thời điểm đó. Nhờ vậy, khi dịch Covid-19 vừa bùng phát ở Việt Nam, chỉ sau một đêm, toàn bộ nhân sự của công ty này đã lập tức thực hiện làm việc ở nhà mà không hề bỡ ngỡ. Hiện nay, nhân viên của công ty được chọn lên văn phòng hoặc làm việc tại nhà cho đến hết tháng 9/2020.

Theo nhận định của ông Vũ Tống, Giám đốc kế hoạch và chiến lược Grab Việt Nam, hình thức làm việc từ xa là tương lai có thể thấy được ở các công ty công nghệ. Có thể sẽ khó áp dụng hơn tại các doanh nghiệp truyền thống nhưng nhiều bộ phận sẽ được chuyển sang làm việc từ xa sau đại dịch Covid-19, ngoại trừ các công việc bắt buộc phải lên văn phòng hay gặp gỡ khách hàng, đối tác...

Ông cho biết, việc cách ly xã hội buộc các doanh nghiệp phải đóng cửa và cho nhân viên làm việc tại nhà không ảnh hưởng đến hoạt động của Grab bởi doanh nghiệp này có văn hoá phụ thuộc vào niềm tin cũng như cách thức hoạt động là tập trung hoàn thành công việc và cập nhật, báo cáo thường xuyên để nắm bắt tình hình.

Với ông Cường Nguyễn, đồng sáng lập Amanotes, thời điểm làm việc từ xa trong mùa dịch Covid-19 có thể xem là một giai đoạn để các doanh nghiệp chuẩn bị thích ứng, thực hành cho tương lai.

Theo ông Tâm, khi làm việc từ xa, mỗi nhân viên sẽ có một thái độ khác nhau. Nhiều người vẫn tiếp tục làm việc nhưng cũng có những người đặt mình trong tâm thế của kỳ nghỉ. Thậm chí nhiều người vắng họp mặc dù đã được thông báo trước. Do đó, công cụ hỗ trợ làm việc từ xa là một chuyện, quan trọng là phải hướng dẫn nhân viên, ai cũng phải có cơ hội để làm quen với sự thay đổi. 

Trong sự kiện “Thích nghi với trạng thái bình thường mới” do Grab Ventures Ignite tổ chức, ông Tâm lưu ý ba điều cần đảm bảo thực hiện khi áp dụng làm việc từ xa. 

Thứ nhất, phân rõ những người làm việc ở văn phòng và những người có thể làm việc từ xa. Hai là quy trình duyệt, thủ tục phải đơn giản, suôn sẻ. 

Ba là chú trọng tới yếu tố tâm lý của nhân viên bởi lẽ khi làm việc từ xa, nhiều người có thể bị chuyển từ trạng thái cân bằng công việc - cuộc sống (work – life balance) sang gắn kết công việc – cuộc sống (work – life integration) do công việc quá linh động, làm việc quá nhiều dẫn đến bất ổn tâm lý.

Tăng tương tác và sự tin tưởng

Sự tương tác, giao tiếp cũng như sự tin tưởng theo ông Cường, là một vấn đề muôn thuở của các doanh nghiệp, cho dù có làm việc từ xa hay không. Tất nhiên, việc thúc đẩy tương tác và tin tưởng khi làm việc từ xa chắc chắn sẽ khó hơn rất nhiều.

Dù có làm việc từ xa hay không, bản chất tổ chức nào cũng phải tổ chức khuyến khích và thúc đẩy tương tác giữa các nhân sự trong công ty. 

Muốn làm được thì trước hết, doanh nghiệp phải tạo được văn hoá hợp tác, sẵn sàng và thoải mái đặt câu hỏi cũng như chia sẻ. 

Cần có các công cụ và quy trình nhất định để đảm bảo hợp tác, trao đổi hiệu quả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tổ chức các cuộc họp thường xuyên để các quyết định được cập nhật và lan toả cùng lúc.

Trong bối cảnh này, ông Cường đặc biệt nhấn mạnh đến vai trò của người lãnh đạo trong việc lan toả tinh thần, văn hoá đến nhân viên.

Bên cạnh đó là vấn đề niềm tin. Theo ông Cường, trong cuộc sống hàng ngày, sự tin tưởng có thể hình thành thông qua tính cách. Nhưng trong công việc, sự tin tưởng cần dựa trên kết quả. Do vậy, cần tạo một trường và đánh giá được tính hiệu quả của nhân sự trong công việc để có thể tin tưởng.

Muốn xây niềm tin khi làm việc từ xa, trước hết là phải thực hiện trao quyền, sau đó là giao mục tiêu và mục tiêu phải đo lường được. Ngoài ra, cần trang bị cho nhân sự năng lực cần thiết khi làm việc từ xa cũng như năng lực quản lý bản thân để có thể tự làm việc một cách hiệu quả. 

Với những người quản lý, lãnh đạo thì cần tăng cường khả năng quản lý, truyền động lực và cảm hứng cho nhân viên cấp dưới.