Hóa giải khó khăn làm việc từ xa

Đã một năm rưỡi kể từ khi những ca nhiễm Covid-19 đầu tiên được phát hiện ở Việt Nam. Đây cũng là khoảng thời gian mà những khái niệm như "làm việc tại nhà", "văn phòng ảo" và "môi trường làm việc kết hợp" trở thành tiêu chuẩn của hầu hết doanh nghiệp.

Theo Adecco Việt Nam, trong báo cáo mới nhất, khi được hỏi về tần suất mong đợi được làm việc tại nhà, phần lớn thế hệ Z – những người dưới 25 tuổi (39,3%) muốn làm việc từ xa hoàn toàn và khoảng 43% muốn dành 50 – 75% thời gian cho văn phòng tại nhà.

Đáng chú ý, chỉ dưới 4% những người trẻ này muốn quay lại văn phòng mỗi ngày làm việc.

Đối với những người trong độ tuổi từ 25 – 40 tuổi (thế hệ Y, thế hệ Millennials) và độ tuổi 41 – 55 tuổi (thế hệ X), hình thức làm việc tối ưu là theo tỷ lệ 50:50 giữa làm việc tại chỗ và làm việc từ xa.

Hoàn toàn làm việc tại nhà là lựa chọn thứ hai được 24% thế hệ Y và 16% thế hệ X trong khảo sát cho biết.

Trong khi đó, ít lao động trên 55 tuổi – những người thuộc thế hệ Baby Boomer mong muốn làm việc tại nhà hoàn toàn. Tuy vậy, một phần ba trong số họ muốn làm việc ở nhà 75% số giờ làm việc, và một lượng phản hồi tương tự muốn quay lại văn phòng hoàn toàn.

Khi mọi người đang mong đợi nhiều thời gian làm việc tại nhà hơn, việc chuyển đổi số là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả công việc. “Đây không phải là một lựa chọn, đây là con đường duy nhất khi chúng ta có thể phải sống chung với dịch Covid-19 trong những năm tới”, ông Dũng Đặng, Giám đốc điều hành và đồng sáng lập Nano Technologies phân tích.

Các công ty có thể tận dụng tình hình hiện nay để đẩy nhanh quá trình số hóa tại nơi làm việc, không chỉ ứng dụng phần mềm mới mà còn dẫn dắt tư duy của mọi người sang hướng kỹ thuật số.

Ông Dũng Đặng cho rằng, hầu hết các dự án số hóa thất bại không phải do các công cụ không đủ tốt mà là do nhân viên không đồng thuận.

Theo đó, người sử dụng lao động cần cho nhân viên thấy rằng những công cụ này thật sự hữu ích qua tính minh bạch, đánh giá theo hiệu quả làm việc, và thêm thời gian để hoàn thành công việc trong khi vẫn cùng chịu trách nhiệm về thành công chung của tập thể. Đây sẽ là bước khởi đầu thuận lợi cho hành trình chuyển đổi số.

Đối với các công ty chủ yếu dựa vào quản lý thủ công, hình thức làm việc từ xa có thể gây ra không ít khó khăn lúc đầu.

Nguyên nhân là bởi mọi người sẽ mất một khoảng thời gian để làm quen với các công cụ kỹ thuật số cơ bản, nên thời gian và năng suất ban đầu có thể giảm. Để đi đúng hướng, nhà quản lý nên điều chỉnh kỳ vọng của mọi người ngay từ đầu.

“Nhân viên đó liệu có đang làm việc “toàn thời gian” tại nhà hay không? Quản lý của tôi có đang theo dõi tôi quá sát sao khi cứ kiểm tra mỗi 3 giờ một lần không? Đây là những vấn đề thường thấy mà các nhà quản lý nên lường trước và giải quyết cởi mở với nhân viên”, ông Dũng Đặng khuyến nghị.

Khảo sát của Adecco Việt Nam chỉ ra rằng giữa các thế hệ, hơn 80% thế hệ X hoàn toàn và khá đồng ý rằng quản lý của họ tin tưởng họ có thể hoàn thành công việc khi làm việc từ xa. Đây là tỷ lệ cao nhất, cũng khá cách biệt so với con số 67% từ thế hệ Z đồng ý với nhận định này.

Thế hệ X cũng tin tưởng mạnh mẽ vào đội ngũ lãnh đạo sẽ thực hiện các biện pháp an toàn cần thiết trước khi cho phép mọi người quay trở lại nơi làm việc.

Hóa giải thách thức khi làm việc từ xa

Điều đáng chú ý là, dù ở thế hệ nào, 5 thách thức lớn nhất khi làm việc từ xa là các vấn đề trong làm việc nhóm và giao tiếp; các yếu tố gây phân tâm ở nhà; duy trì sự tương tác/ động lực của tập thể; không gian làm việc thực tế và cách ly xã hội.

Cụ thể, 64,3% thế hệ Z và 57% thế hệ Y xem những gián đoạn khi làm việc nhóm và giao tiếp là mối quan tâm lớn nhất của họ. Khảo sát cũng chỉ ra rằng hơn 41% người tham gia gặp phải những tác động tiêu cực đối với sự hợp tác nhóm khi làm việc tại nhà.

Gần 61% thế hệ Z xem việc mất tập trung ở nhà là trở ngại đáng lưu ý thứ hai trong khi gần một nửa thế hệ Y cũng đối mặt với vấn đề này cùng với việc sắp xếp văn phòng tại nhà.

Trong khi đó, thế hệ X lại gặp khó khăn trong việc duy trì tinh thần đồng đội (64,7%).

Đối với hơn một nửa Baby Boomer, việc làm quen với các nền tảng công nghệ cũng khó khăn như việc tránh bị sao nhãng khi làm việc từ xa.

Theo Adecco Việt Nam, làm việc tại nhà hiệu quả không thể thiếu sự hỗ trợ từ người sử dụng lao động, theo đó hỗ trợ kỹ thuật là hình thức phổ biến nhất đối với nhiều doanh nghiệp. Cuộc khảo sát cho thấy hơn 54% doanh nghiệp cung cấp hỗ trợ kỹ thuật như máy tính xách tay, kết nối mạng riêng ảo, hoặc các công cụ làm việc từ xa.

Hình thức hỗ trợ tiếp sau đó là giờ làm việc linh hoạt (45%), xây dựng kênh liên lạc nội bộ (37%), cung cấp phần mềm/công cụ học tập trực tuyến (33,7%).

Adecco Việt Nam gợi ý những bước nhất định để các doanh nghiệp có thể áp dụng và duy trì mô hình làm việc này một cách hiệu quả trong tương lai.

Bất kể khoảng cách thế hệ, các câu trả lời cho thấy phụ cấp hàng tháng cho tiền điện, hoặc điện thoại là yếu tố được mong đợi nhất. Điều này cũng dễ hiểu khi hơn 32% người tham gia khảo sát gặp khó khăn về các chi phí hàng ngày khi làm việc tại nhà.

Các hỗ trợ được mong đợi khác bao gồm các khoản hoàn trả cho việc sắp xếp văn phòng tại nhà, duy trì giờ làm việc linh hoạt, và hoạt động giao lưu trực tuyến với đồng nghiệp.