Khi điện thoại cá nhân trở thành mối lo của doanh nghiệp

Giữa không gian yên tĩnh của văn phòng trong giờ làm việc, tiếng "ting ting" từ một tin nhắn Zalo bất ngờ vang lên. Một nhân viên vội cầm điện thoại kiểm tra rồi nhanh chóng xuống sảnh nhận hàng từ người giao.

Ngay bên cạnh, đồng nghiệp chăm chú lướt Shopee săn mã giảm giá, trong khi ở xa hơn, một người khác bật cười vì loạt meme chó mèo do bạn mình, người vẫn đang ngồi làm việc ở công ty khác, vừa gửi qua Instagram.

Những hình ảnh như vậy không còn xa lạ trong môi trường công sở ngày nay, nơi điện thoại cá nhân đã trở thành vật bất ly thân của nhiều nhân viên.

Phỏng vấn nhanh một số chủ doanh nghiệp cho thấy, phần lớn không có quy định về việc sử dụng điện thoại cho mục đích cá nhân tại nơi làm việc.

Anh H, một chủ doanh nghiệp trong lĩnh vực du lịch (Hà Nội) cho biết, công ty có điện thoại số riêng và trả tiền cho dịch vụ công việc, không quản lý việc sử dụng điện thoại cá nhân. Một công ty lớn trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh văn phòng phẩm ở TP.HCM cũng không có quy định này. Một trong bốn công ty kiểm toán lớn nhất được hỏi cũng cho biết không kiểm soát việc sử dụng điện thoại của nhân sự.

Những công ty hạn chế hoặc cấm sử dụng điện thoại cá nhân chủ yếu thuộc lĩnh vực sản xuất, nhằm đảm bảo tính bảo mật và tập trung. Tuy nhiên, lệnh cấm này thường chỉ áp dụng cho công nhân trực tiếp làm việc trong xưởng.

Một công ty điện tử có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) tại Bắc Ninh yêu cầu tất cả người vào xưởng, không chỉ riêng công nhân, đều phải để điện thoại ngoài tủ đồ cá nhân. Với nhân viên khối văn phòng, để đảm bảo an toàn và bảo mật, công ty này vẫn cho mang theo nhưng phải dán tem bảo an che camera điện thoại.

Họ cũng hạn chế việc nhân viên dùng điện thoại cho các mục đích giải trí trong giờ làm việc bằng cách chỉ cung cấp mạng dây cho máy tính, cử đội tuần tra 3D5S đi kiểm tra thường xuyên và lập biên bản trực tiếp đối với các trường hợp sử dụng điện thoại cho mục đích cá nhân như chơi game hoặc xem youtube. Đội tuần tra 3D5S là lực lượng giám sát kỷ luật lao động, bảo mật và tiêu chuẩn 5S trong các nhà máy sản xuất, đặc biệt trong ngành điện tử.

Họ kiểm tra việc tuân thủ nội quy như cấm sử dụng điện thoại, bảo vệ dữ liệu, duy trì vệ sinh nơi làm việc và an toàn lao động. Nếu phát hiện vi phạm, đội sẽ lập biên bản và áp dụng chế tài theo quy định.

Để kiểm soát việc nhân viên dùng điện thoại cho các mục đích cá nhân, nhiều công ty còn cài phần mềm giám sát máy tính nhân viên, mạng nội bộ, mạng văn phòng trong công ty.

Mới đây, một công ty trong lĩnh vực thời trang đã ra thông báo cấm sử dụng điện thoại trong giờ làm việc nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự tập trung cao độ trong công việc, hạn chế các hoạt động không cần thiết liên quan đến điện thoại cá nhân như mua sắm trực tuyến, lướt web và các trao đổi cá nhân khác. Cán bộ nhân viên chỉ được sử dụng điện thoại cá nhân trong giờ nghỉ trưa từ 12h00 - 13h00 hoặc ngoài giờ làm việc theo quy định của công ty.

Để đảm bảo liên lạc với khách hàng và đối tác, công ty này sẽ kích hoạt hệ thống điện thoại bàn thay thế hoàn toàn điện thoại cá nhân. Các ứng dụng liên lạc như Zalo, Viber, WhatsApp... từ tài khoản cá nhân trên máy tính cũng sẽ được kiểm soát nhằm đảm bảo thực thi quy định toàn diện.

Quy định này đi kèm với chế tài nghiêm khắc. Trong lần vi phạm đầu tiên, người lao động sẽ bị phạt 500 nghìn đồng, lần thứ hai có thể bị điều chuyển công tác, từ lần thứ ba trở đi có nguy cơ bị trừ 100% thưởng hoặc sa thải.

Quản lý các bộ phận cũng sẽ bị trừ điểm chỉ tiêu quản lý trong đợt xét thi đua khen thưởng vào cuối năm nếu nhân viên vi phạm nhiều lần. Đặc biệt, nhân viên phát hiện và báo cáo chính xác trường hợp vi phạm sẽ được thưởng nóng 300 nghìn đồng.

Chuyên gia văn hóa doanh nghiệp Hà Minh Châu đồng tình với các quy định kiểm soát việc sử dụng điện thoại cá nhân của nhân viên tại nơi làm việc. Bà lấy ví dụ về việc Elon Musk yêu cầu nhân viên Tesla quay lại văn phòng làm việc sau đại dịch Covid-19. Dù quyết định này vấp phải nhiều chỉ trích, ông lập luận rằng những lao động như công nhân lắp ráp ô tô hay nhân viên dọn vệ sinh không thể làm việc từ xa, nên nhân viên văn phòng cũng không nên có đặc quyền này.

"Tương tự, trong môi trường khách sạn hay sản xuất, việc nhân viên thường xuyên sử dụng điện thoại trong giờ làm việc có thể ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của thương hiệu trong mắt khách hàng và thậm chí là chất lượng sản phẩm, dịch vụ", bà Châu nhận định.

Tuy nhiên, bà cho rằng thay vì đưa ra những quy định mang tính áp đặt như công ty thời trang ở trên dễ gây phản ứng, doanh nghiệp nên có cách tiếp cận hợp tình, hợp lý hơn. Quyết định cấm sử dụng điện thoại trong giờ làm việc cần dựa trên dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như mức độ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc hay phản hồi từ khách hàng. Đây không phải là biện pháp kiểm soát mà là giải pháp cho một vấn đề thực tế.

“Cách tiếp cận này giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp một cách văn minh, thay vì tạo cảm giác bị áp đặt. Việc triển khai cũng đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư chi phí và nguồn lực, nhưng vẫn phải thực hiện vì lợi ích chung. Đồng thời, nhân viên cũng cần nhìn nhận rằng họ là một phần của vấn đề và có trách nhiệm cùng doanh nghiệp tìm cách khắc phục”, bà Châu nói.

Tránh phản ứng ngược khi cấm nhân viên dùng điện thoại

Dưới góc nhìn của bà Trần Thị Ngọc Thảo, Giám đốc điều hành TMS, việc cấm sử dụng điện thoại trong giờ làm việc không phải lúc nào cũng là giải pháp phù hợp. Với một công ty sản xuất thủy tinh như O-I BJC nơi bà từng làm việc, nhân viên sản xuất phải cất điện thoại và đồ cá nhân vào tủ locker trước khi vào ca. Một số vị trí trong dây chuyền không được phép sử dụng điện thoại để đảm bảo an toàn và năng suất lao động.

Tuy nhiên khi làm việc tại công ty dịch vụ chứng nhận Control Union, bà Thảo gặp một tình huống khác. Tổng giám đốc muốn cấm nhân viên sử dụng mạng xã hội và YouTube trong giờ làm vì phát hiện họ dùng Wi-Fi công ty để truy cập các nền tảng này. Nhưng theo bà Thảo, cách tiếp cận này không hiệu quả, bởi nhân viên vẫn có thể dùng dữ liệu di động cá nhân.

Thay vì cấm đoán, bà khuyên vị lãnh đạo nên đưa ra thông báo nhắc nhở, khuyến khích nhân viên hạn chế sử dụng điện thoại cho mục đích cá nhân trong giờ làm. Việc khuyến khích này có thể xem là một lời cảnh báo đến những nhân sự vẫn có hành vi sử dụng điện thoại cho các mục đích cá nhân trong giờ làm việc.

Bà Thảo nhấn mạnh rằng điều quan trọng là quản lý theo hiệu suất, không phải kiểm soát chặt chẽ hành vi. Cấp quản lý cần tập trung vào kết quả công việc thông qua giao việc rõ ràng, đặt mục tiêu cụ thể.

“Nếu nhân viên có thời gian rảnh để lướt điện thoại quá nhiều, vấn đề có thể nằm ở cách phân bổ công việc của quản lý”, bà Thảo nói.

Với những người lớn lên cùng công nghệ như thế hệ Z, việc tách rời hoàn toàn điện thoại khỏi công việc là không thực tế. Do đó, thay vì áp đặt quy định cứng nhắc, bà Thảo khuyên nên sử dụng cách tiếp cận linh hoạt như: ra thông báo rằng nhân viên có thể sử dụng mạng xã hội ngoài giờ làm hoặc trong giờ nghỉ trưa.

Doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp như chỉ cho phép nhân viên nhận hàng từ người giao hàng vào khung giờ cố định thay vì bất cứ lúc nào, nhằm hạn chế thời gian bị phân tán.

Cách làm này vừa giúp công ty ngầm gửi lời cảnh báo, đồng thời có thể kiểm soát, vừa tránh gây phản ứng tiêu cực từ nhân viên.

Về mặt pháp lý, việc cấm sử dụng điện thoại trong giờ làm việc là quyền của doanh nghiệp, nhưng các chế tài xử phạt đi kèm cần tuân thủ quy định của pháp luật.

Về chế tài xử lý vi phạm, Điều 127 Bộ luật Lao động chỉ cho phép bốn hình thức kỷ luật: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức và sa thải.

Một số hình thức xử lý như phạt tiền và điều chuyển công tác là chưa phù hợp với quy định pháp luật nếu không có sự thỏa thuận trước với người lao động. Đặc biệt, sa thải người lao động chỉ được áp dụng trong các trường hợp nghiêm trọng theo Điều 125, trong khi hành vi sử dụng điện thoại cá nhân trong giờ làm việc thường không đủ căn cứ để áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất này.

Việc kiểm soát các ứng dụng liên lạc cá nhân trên máy tính có thể xâm phạm quyền riêng tư nếu không có sự đồng ý từ người lao động, theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.

Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách minh bạch và có sự đồng thuận từ nhân viên để tránh vi phạm quyền cá nhân. Bên cạnh đó, chính sách khuyến khích nhân viên báo cáo vi phạm có thể làm nảy sinh vấn đề về môi trường làm việc và tinh thần đoàn kết nội bộ.

Ngoài ra, theo Bộ luật Lao động Việt Nam, mọi hình thức xử lý kỷ luật lao động phải thực hiện đúng quy trình, có sự thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng lao động hoặc nội quy công ty đã đăng ký với cơ quan quản lý lao động.

Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức xử phạt không hợp lệ, đặc biệt liên quan đến việc phạt tiền, điều chuyển công việc hoặc sa thải..., người lao động có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện để bảo vệ quyền lợi của mình.

Trên thực tế, đã có trường hợp công nhân đình công để phản đối lệnh cấm điện thoại. Năm 2016, khoảng 380/1.400 công nhân tại Công ty TNHH Hanul Line (Đồng Nai) đã ngừng việc vì chính sách cấm mang điện thoại vào nơi làm việc. Sau thương lượng, công ty đã điều chỉnh quy định, cho phép công nhân mang điện thoại vào công ty nhưng có biện pháp kiểm soát để tránh sử dụng vào mục đích cá nhân trong giờ làm việc, tránh ảnh hưởng đến sản xuất, kinh doanh.

Điều này cho thấy, việc quản lý sử dụng điện thoại tại nơi làm việc cần có sự cân bằng giữa kỷ luật lao động, hiệu suất làm việc và quyền lợi hợp pháp của nhân viên. Các doanh nghiệp khi triển khai chính sách này nên cân nhắc đến tính khả thi, sự đồng thuận của nhân sự và đảm bảo tuân thủ pháp luật, kể cả trong việc xử lý kỷ luật, để tránh những tranh chấp lao động không đáng có.