Làm sao tránh bẫy trong tuyển dụng trực tuyến?

Sự nổi lên của phương thức trực tuyến

Dù ban đầu chỉ được xem là cách thay thế tạm thời, mô hình trực tuyến đã chứng minh được nhiều lợi ích và tiềm năng lâu dài trong quá trình tuyển dụng. 

Hơn 67% nhà tuyển dụng nhận thấy việc tuyển dụng trực tuyến giúp dễ sắp xếp các buổi phỏng vấn và gặp mặt hơn, theo khảo sát “Tuyển dụng, đào tạo nhập môn trực tuyến trong thị trường lao động bình thường mới” của Adecco Việt Nam.

Nhiều nhà tuyển dụng xem việc chuyển đổi sang quy trình trực tuyến là cách tiết kiệm thời gian, và cho rằng cách này cũng giúp tiết kiệm chi phí tuyển dụng. Việc áp dụng số hóa cũng giúp giảm bớt gánh nặng thủ tục giấy tờ, và cho phép doanh nghiệp tiếp cận với nguồn ứng viên đa dạng hơn.

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới trực tuyến mang lại nhiều lợi ích, nhưng không phải là giải pháp hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp, Adecco lưu ý.

Khi được hỏi về chất lượng nhân sự khi áp dụng mô hình này, 24% doanh nghiệp ghi nhận chất lượng ứng viên tốt hơn, 60% nói rằng không có khác biệt so với phương pháp truyền thống, và 16% phản hồi có sự giảm nhẹ về chất lượng ứng viên.

Khảo sát cho biết thêm việc đánh giá ứng viên, đào tạo ban đầu, và khả năng thích nghi của nhân viên với doanh nghiệp mới lại gặp nhiều trở ngại.

Cụ thể, các nhà tuyển dụng cho biết khi chuyển sang môi trường trực tuyến, các e ngại chính là thiếu tương tác trực tiếp, khó đánh giá tính cách ứng viên, khó xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp. Cùng với đó, nhiều nhà tuyển dụng nhận thấy thiếu sự gắn kết trong các buổi đào tạo ban đầu, và những gián đoạn trong giao tiếp.

Bà Cáp Thị Minh Trang, Giám đốc nhân sự khu vực Việt Nam – Campuchia của Schneider Electric – công ty đa quốc gia cung cấp các giải pháp kỹ thuật số tự động hóa và năng lượng, cho biết nhờ số hóa quy trình tuyển dụng từ trước Covid-19, doanh nghiệp không gặp trở ngại nào về kỹ thuật công nghệ ngay cả trong tình huống giãn cách xã hội nghiêm ngặt nhất.

Thế nhưng, dù được trang bị công nghệ tiên tiến, môi trường trực tuyến không thể thay thế hoàn toàn các tương tác trực tiếp tại nơi làm việc.

Ví dụ, khi nhân viên mới làm việc tại văn phòng, họ có nhiều cơ hội gặp gỡ, tương tác, và trò chuyện phiếm với đồng nghiệp. Những khoảnh khắc ngẫu nhiên và thoải mái này giúp họ có thể nhanh chóng tìm hiểu về đội ngũ, và tạo nên các kết nối cá nhân.

“Nhưng trong thế giới ảo, mọi người đều cần đặt lịch hẹn từ trước để có thể cùng tham gia. Các sự kiện cần lên kế hoạch thế này hầu như khó có thể đạt được kết quả tương tự”, bà Trang phân tích.

Đâu là lựa chọn tuyển dụng hiệu quả trong bối cảnh mới?

Trong bình thường mới, sự kết hợp giữa phương pháp trực tuyến và truyền thống được nhận định sẽ giúp nâng cao hiệu quả tuyển dụng.

Cụ thể, đối với các vị trí yêu cầu ít năm kinh nghiệm và không phải là cấp quản lý, bà Trang cho biết doanh nghiệp hiện tiến hành các vòng sàng lọc và đánh giá ban đầu bằng cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số và AI, sau đó sắp xếp các cuộc gặp trực tiếp với những ứng viên phù hợp nhất để có thể đánh giá thêm về ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ và cá tính.

Đối với các vị trí cấp cao và quản lý, Schneider Electric ưu tiên gặp mặt trực tiếp ngay từ đầu, trừ những trường hợp bất khả kháng như ứng viên ở xa trong khi cần đẩy nhanh tiến độ. Với việc sử dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn trong quá trình tuyển dụng, giảm thiểu sự chậm trễ mà vẫn tiết kiệm được nguồn lực đáng kể.

Tuy nhiên, khi áp dụng mô hình làm việc kết hợp, bà Trang nhấn mạnh rằng cần có những quy định cụ thể để đảm bảo sự gắn bó của nhân viên và năng suất làm việc, trong khi vẫn mang lại sự linh hoạt cho người lao động.

“Ví dụ như, dù tất cả các buổi đào tạo nhập môn đều đã được số hóa, chúng tôi vẫn mời nhân viên mới đến văn phòng vào ngày làm việc đầu tiên để nhận thiết bị, thăm văn phòng và không gian làm việc, gặp gỡ và ăn trưa chào mừng với đồng nghiệp. Ngoài ra, một số cuộc họp có thể cần tất cả thành viên tham gia trực tiếp. Chúng tôi cũng tổ chức các sự kiện offline định kỳ như là dịp để mọi người gặp gỡ nhau”, bà cho biết.

Để giải quyết những thách thức trong tuyển dụng trực tuyến, doanh nghiêp có thể sử dụng các phương pháp đánh giá bổ sung, như kiểm tra tham chiếu, thực hiện công việc mẫu, làm bài kiểm tra kiến thức chuyên môn.

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các bài kiểm tra tính cách hoặc văn hóa, cùng với bài đánh giá kỹ năng và phương pháp làm việc thử để đánh giá ứng viên một các toàn diện hơn.

Bà Lê Nguyễn Ngọc Thanh, Giám đốc Adecco Việt Nam, khuyến nghị các doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc vạch ra mục tiêu ngay từ đầu.

Theo đó, khi quản lý tuyển dụng và quản lý trực tiếp cùng ngồi xuống và thống nhất về những kỳ vọng chung ở kết quả của bài đánh giá, thì việc thu hẹp các lựa chọn và đưa ra quyết định sẽ dễ dàng hơn.

Ví dụ, nếu muốn đảm bảo trình độ của ứng viên, doanh nghiệp có thể nghĩ đến các bài kiểm tra kiến ​​thức và kỹ năng chuyên ngành. Nếu muốn thuê các ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, bạn có thể dùng các bài đánh giá tính cách và hành vi.

Trong trường hợp coi trọng kỹ năng mềm và kỹ năng có thể chuyển giao, doanh nghiệp hãy cân nhắc đến các bài kiểm tra năng khiếu, bà Thanh đề xuất.

Cùng với đó, nhà tuyển dụng cần quyết định xem sẽ dùng các đánh giá bổ sung ở bước nào, ngay khi bắt đầu tuyển, sau khi đã phỏng vấn, hoặc trước khi đưa ra lời mời làm việc chính thức.

Bà Thanh lưu ý: “Doanh nghiệp nên quyết định các bước đánh giá ứng viên trước khi đăng quảng cáo tuyển dụng để có thể báo trước cho ứng viên về những gì họ cần hoàn thành. Điều này giúp ứng viên nắm được những bước cần thiết, chuẩn bị phù hợp và thể hiện bản thân một cách tốt nhất. Bạn cũng nên nhắc họ về những đánh giá này khi liên hệ với qua email hoặc điện thoại lần đầu tiên”.

Một trong những điều quan trọng là các nhà tuyển dụng nên đánh giá quá trình tuyển dụng từ góc độ của ứng viên. “Sau khi xây dựng một kế hoạch tuyển dụng, hãy nhìn lại xem liệu với tư cách là một người tìm việc, bạn có sẵn sàng thực hiện tất cả các bước để ứng tuyển cho vị trí đó không? Nếu bạn do dự, rất có thể nhiều người khác cũng sẽ do dự như vậy”.

“Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng bạn có thể đưa ra phản hồi, nhận xét cho các ứng viên. Dù phản hồi có tích cực hay không, thì bạn vẫn nên cho họ biết họ giỏi ở điểm nào và cần cải thiện điều gì, và tất nhiên là cả quyết định cuối cùng của bạn. Bất cứ ai dành thời gian và nỗ lực để hoàn thành các bước ứng tuyển đều nên nhận được các chia sẻ này”, bà Thanh nhấn mạnh.