Những sai lầm trong cải cách doanh nghiệp

Thị trường luôn biến động và để công ty có thể tồn tại thì cải cách là điều không thể tránh khỏi. Thiếu bản kế hoạch chi tiết và muốn đốt cháy giai đoạn là nguyên nhân chủ yếu dẫn tới những sai lầm dưới đây.

Lỗi 1: Bệnh chưa chết thì cứ… từ từ

Việc cải cách doanh nghiệp bắt đầu khi một cá nhân hoặc nhóm người nhìn thấy được sự khó khăn của công ty khi cạnh trạnh, định vị thương hiệu, vấn đề tài chính…Tuy nhiên, họ không thể hiện được sự cấp thiết của việc cần phải thay đổi với những người xung quanh. Việc này nghe có vẻ đơn giản nhưng 50% công ty đã thất bại trong việc cải cách ngay từ bước đầu. 

Họ đánh giá quá thấp sức ì của mọi người khi phải rời khỏi “vùng an toàn”. Người lãnh đạo bị phủ đầu bởi sự phản đối hay bàng quan. Ví dụ như: “Em thấy tình hình công ty bây giờ vẫn ổn mà” hay “Mình nên từ từ, xem xét thêm đã”… Sau một thời gian loay hoay với công việc hàng ngày, người ta thôi không cải cách nữa…vì khó, vì lười.

Lỗi 2: Thiếu khối đại đoàn kết

Nhóm cải cách thường bắt đầu với một hoặc hai người và phát triển số lượng theo thời gian. Tuy nhiên, nếu không đủ lớn mạnh thì sẽ chẳng có thay đổi gì đáng kể cả. Cải cách không thể thành công nếu thiếu sự ủng hộ của lãnh đạo. Vì vậy nhóm này cần có những người lãnh đạo, quản lý ở các phòng, các lĩnh vực, các cấp độ khác nhau. 

Ở các doanh nghiệp nhỏ thì nhóm này thường có từ 2 tới 5 người. Nhưng ở trong các tập đoàn lớn, nhóm này cần phải có từ 20 tới 50 người trước khi có thể bước sang bước tiếp theo. Chính sự cấp thiết của việc cải cách sẽ giúp những con người này tập trung lại. Họ cần chia sẻ những vấn đề của doanh nghiệp, đạt được sự tin cậy và giao tiếp tối thiểu với nhau.

Lỗi 3: Tầm nhìn hạn chế

Trong tất cả những nỗ lực cải cách thành công, nhóm cải cách cần phải phát triển được một bức tranh tương lai dễ hiểu, dễ truyền đạt tới khách hàng, nhân viên, và cổ đông. Tầm nhìn không chỉ là những con số trong kế hoạch 5 năm, mà còn là hướng đi của doanh nghiệp. Trong rất nhiều cuộc cải cách thất bại, chúng ta thấy rất nhiều kế hoạch, chỉ dẫn nhưng không hề có tầm nhìn. Để rồi, nhân viên bị hoang mang khi lạc trong rừng kế hoạch và số liệu mà chẳng biết đi về đâu. 

Nguyên tắc cơ bản là nếu lãnh đạo không thể mô tả rõ ràng tầm nhìn của công ty với bất kì một ai trong 5 phút, khiến họ hiểu và hứng thú thì người lãnh đạo vẫn chưa hoàn thành tốt bước này.

Lỗi 4: Thiếu giao tiếp tầm nhìn

Sau khi phác họa được bức tranh tương lai, các nhà lãnh đạo thường chỉ chia sẻ nó với toàn bộ nhân viên thông qua một vài văn bản, một vài buổi họp và rồi không chia sẻ thêm điều gì nữa trong cả năm. Liệu một nhân viên có thể hiểu được tầm nhìn chỉ trong một vài lần tiếp xúc? Nếu như họ hiểu, liệu họ có đủ động lực để thay đổi trong suốt cả năm? 

Các công ty dùng rất nhiều tiền để phát triển các kênh truyền thông bên ngoài mà lãng quên, đánh giá thấp tác dụng truyền thông nội bộ. Cải cách chỉ thành công nếu hàng trăm, hàng nghìn con người đều sẵn sàng thay đổi. Lãnh đạo chỉ có thể tạo cơ hội để thay đổi nhưng chính những nhân viên mới là người làm nên sự thay đổi đó.

Lỗi 5: Không loại bỏ chướng ngại vật

Khi cải cách, hàng trăm con người sẽ tham gia và tạo lực đẩy cực lớn cho doanh nghiệp. Hàng ngàn ý kiến, góp ý, đề xuất được nêu ra. Càng nhiều người tham gia thì cải cách càng thành công. Tuy nhiên vấn đề là làm sao thống nhất mọi ý kiến, hành động theo một kế hoạch chung. Lúc này, chướng ngại vật bắt đầu xuất hiện. Chướng ngại vật có thể là cấu trúc công ty. 

Một cấu trúc cũ không thể đáp ứng nhu cầu làm việc hoặc cấu trúc không đủ linh động để xử lý các vấn đề phát sinh khi cải cách. Chướng ngại cũng có thể là một cá nhân khi anh ta thấy quyền lợi có thể bị đe dọa khi cải cách (mất việc, thuyên chuyển, giảm lương,…). Lúc này hãy để anh ta cảm thấy được đối xử công bằng và phù hợp với hướng đi mới. Nhân viên hiểu và có động lực tiến lên là chưa đủ. Lãnh đạo cần phải dẹp sạch chướng ngại vật trên con đường cải cách.

Lỗi 6: Thiếu chiến thắng ngắn hạn

Cải cách cần thời gian mà động lực thường không thể kéo dài. Bất kì ai cũng sẽ thấy chán nản nếu sau 12 tới 24 tháng mà không thấy một kết quả khả quan nào. Những con người đầy nhiệt huyết ấy sẽ quay lại đầu quân vào nhóm phản đối. Mọi người thường nghĩ tới sự bất ổn, suy giảm doanh số, thị phần… khi cải cách mà quên rằng chúng ta hoàn toàn có thể đạt được những thắng lợi ngắn hạn nếu có kế hoạch cụ thể. Đây không phải là sự hi vọng mà cần có kế hoạch cụ thể để đạt được những điều đó. 

Lãnh đạo và quản lý cần tuyên bố về những thành tích, mục tiêu đã đạt được hàng năm và thưởng, tuyên dương những cá nhân, đội nhóm góp phần tạo nên thành quả đó. Các nhà quản lý thường than phiền về áp lực tạo ra thành tích ngắn hạn. Nhưng xét trên một góc độ khác, áp lực giúp duy trì sự cấp thiết của cải cách, bắt buộc doanh nghiệp phải luôn phân tích và đánh giá bức tranh tương lai mình đã vẽ.

Lỗi 7: Tuyên bố thắng lợi quá sớm

Sau một thời gian dài nỗ lực, các nhà quản lý thường rất muốn tuyên bố thành công với sự cải thiện năng suất lao động rõ rệt. Tuy nhiên, ăn mừng thì được chứ tuyên bố thắng lợi có thể là thảm họa. Trước khi thực sự ăn vào máu, những cải cách đều rất “mỏng manh, dễ vỡ”. Cả nhóm phản đối và nhóm cải cách đều rất muốn tuyên bố chiến thắng. 

Một bên thì muốn khẳng định sự thành công, còn một bên muốn tìm cách ngừng cải cách. Không còn động lực, không còn mục tiêu vì đã “chiến thắng”, doanh nghiệp sẽ ngừng cải cách và những thành tích đạt được từ từ phai nhạt rồi biến mất. Thay vì ngủ quên trên chiến thắng, lãnh đạo cần sử dụng cơ hội này để tạo động lực vượt qua các khó khăn lớn hơn, đánh giá và phân tích lý do thành công cho tới thời điểm này.

Lỗi 8: Không “neo” cải cách vào văn hóa doanh nghiệp

Chỉ khi cải cách thực sự ngấm vào máu doanh nghiệp thì nó mới không thể bị phai nhạt hay thay thế. Những sự thay đổi cần ăn vào gốc rễ văn hóa, giá trị của công ty. Có hai yếu tố để tạo nên điều đó. Đầu tiên, lãnh đạo cần giúp nhân viên thấy tầm nhìn, hành động, thái độ mới giúp tăng năng suất làm việc. 

Thứ hai, cần thời gian để các nhà quản lý, lãnh đạo tiếp theo “cá nhân hóa” sự cải cách, phù hợp theo cá nhân từng người. Tất nhiên là dưới cùng một sự cải cách, mỗi người có một cách nhìn nhận, xử lý khác nhau để phù hợp với bản thân. Dấu ấn cá nhân hoàn toàn có thể chấp nhận nếu nó phù hợp với định hướng của công ty.

(*) Bài viết thể hiện quan điểm của tác giả Vũ Minh Trường, Đại học James Madison