7 yếu tố xây văn hóa đội nhóm hiệu quả cao

Kết quả nghiên cứu của Dale Carnegie với 2.650 người trên toàn cầu cho thấy, mặc dù hầu hết đội nhóm (96%) thừa nhận họ đã đạt được mục tiêu về hiệu suất, chưa đến một phần ba được xem là những người có hiệu quả làm việc cao, vượt mục tiêu trong năm qua.

Theo đó, các tổ chức ưu tiên văn hóa đồng cảm, trách nhiệm, tin tưởng và công nghệ hỗ trợ sẽ duy trì lợi thế cạnh tranh và khai thác các quan điểm đa dạng cần thiết cho sự đổi mới và tạo ra các nhóm có hiệu quả cao.

Để phát triển đội nhóm hiệu quả, bà Nguyễn Trịnh Khánh Linh, Chủ tịch Dale Carnegie Việt Nam nhấn mạnh bảy yếu tố chính các tổ chức cần tập trung.

Một là xác định mục đích và tầm nhìn rõ ràng để không chỉ giúp định hướng hoạt động mà còn tạo ra động lực làm việc. Khi hiểu rõ mục tiêu chung, các thành viên sẽ có trách nhiệm và tự do hơn trong việc đưa ra các giải pháp sáng tạo, đặc biệt trong bối cảnh làm việc từ xa.

Bà Linh gợi ý, doanh nghiệp nên chia nhỏ mục tiêu thành các cột mốc quan trọng với số liệu và phân tích cụ thể nhằm theo dõi tiến trình và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Việc thường xuyên tổ chức đào tạo, thảo luận để cải thiện kết quả thông qua các ví dụ điển hình hiệu quả của các lãnh đạo là điều cần thiết. Khi các nhóm và cá nhân hiểu rõ vị trí của họ với tiến độ của công việc chung, họ càng có trách nhiệm, tự chủ và tự do hơn đối với các giải pháp sáng tạo.

Hai là thu hẹp khoảng cách nhận thức giữa lãnh đạo và thành viên.

Theo nghiên cứu của Dale Carnegie, khoảng cách nhận thức giữa lãnh đạo và nhân viên là một trong những thách thức lớn nhất mà các tổ chức phải đối mặt.

Trong khi đó, nhận thức chung là yếu tố quan trọng giúp tạo ra sự đồng thuận và tin tưởng trong đội nhóm, từ đó hoạt động hiệu quả hơn.

Để thu hẹp khoảng cách nhận thức, các lãnh đạo cần cố gắng tìm hiểu quan điểm của nhân viên như một chuẩn mực văn hóa. Thay vì đưa ra giả định, trước khi hành động, các nhà lãnh đạo phải cố gắng tìm hiểu quan điểm của nhân viên để xác định những hành vi và cảm xúc đã tồn tại trong đội nhóm của họ.

Ba là thấu hiểu những điều làm đội nhóm hài lòng. Theo nghiên cứu của Dale Carnegie, 89% đội nhóm có hiệu quả cao rất hoặc cực kỳ hài lòng với nhóm của họ so với 65% nhóm không hiệu quả.

Các nhân viên được hỏi cho biết, khả năng hợp tác, tham gia nhóm và sự tin tưởng là động lực hàng đầu dẫn đến sự hài lòng chung của nhóm.

Để tạo ra sự hài lòng, trưởng nhóm cần tạo được sự tự tin và tin tưởng ở nhân viên. Điều này yêu cầu một văn hóa liên tục tạo điều kiện trao quyền cho các đội nhóm cơ hội mở rộng kiến thức và kỹ năng, công nghệ và quy trình làm việc, cho phép hợp tác liên tục và rộng rãi cùng với văn hóa tôn vinh tinh thần đồng đội.

Bốn là giao tiếp hiệu quả với việc trình bày rõ ràng và minh bạch thông điệp cùng với giọng điệu, phong cách, tần suất và kênh trao đổi phù hợp. Văn hoá tổ chức đóng vai trò quan trọng.

Khuyến khích các giao tiếp cởi mở và hai chiều để tiếp nhận những phản hồi có giá trị, có sự hiểu biết lẫn nhau và hợp tác liên tục là một yếu tố thành công khác.

Theo Dale Carnegie, các đội nhóm thành công thường có xu hướng chia sẻ ý tưởng nhiều hơn, truy cập và tương tác với các nền tảng công nghệ và sử dụng các phần mềm như Slack, Zoom… để trao đổi thông tin và giải quyết thắc mắc.

Doanh nghiệp cũng cần tối ưu hóa cách thức và kênh liên lạc nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân viên, khuyến khích sự hài lòng và tăng hiệu suất trong nhóm, vì điều này tạo ra sự cân bằng độc đáo giữa sự hướng dẫn từ lãnh đạo, quản lý và quyền tự chủ của các thành viên trong nhóm.

Năm là khả năng thích ứng và làm chủ. Điều này đòi hỏi các đội nhóm cam kết học tập trọn đời để ứng phó với môi trường chuyên nghiệp luôn thay đổi, chẳng hạn như sẵn sàng thử những cách làm việc mới theo cách thức chia sẻ công việc hay làm việc linh hoạt theo dự án.

Cam kết kiến tạo các cơ hội phát triển liên tục phải là một phần của văn hóa tổ chức. Trao quyền là chìa khóa quan trọng. Các thành viên trong đội nhóm cần cảm thấy họ có những kỹ năng cần thiết và được phép hành động cũng như đóng góp một cách hiệu quả cho thành quả công việc chung và cho kết quả công việc của đồng nghiệp.

Sáu là hợp tác và liên chức năng. Theo Dale Carnegie, tần suất tương tác giữa các thành viên trong đội nhóm giảm đi thì hiệu quả đội nhóm cũng giảm.

Lãnh đạo cần nuôi dưỡng một môi trường phản hồi mang tính xây dựng, công nhận lẫn nhau và cùng phát triển, nơi các thành viên có thể thoải mái bày tỏ mối lo ngại về khối lượng công việc của họ và của những người khác.

Các đội nhóm có thể xây dựng mô hình hợp tác linh hoạt sẽ dễ dàng chuyển đổi sang các phương thức làm việc mới trong tương lai; và hỗ trợ liên chức năng sẽ giúp các đội nhóm dễ dàng đạt được mục tiêu trở thành những đội nhóm có hiệu quả cao.

Điều quan trọng là phải kiến tạo một văn hóa đội nhóm tạo điều kiện và cơ hội cho mọi người phát huy hết tiềm năng dù làm việc từ đâu ở bất cứ nền tảng nào.

Cuối cùng là sử dụng công nghệ để thúc đẩy hiệu quả làm việc mà không thay thế cho văn hóa và động lực của đội nhóm.

Mặc dù ủng hộ tốc độ giao tiếp bằng công nghệ, nhưng nghiên cứu của Dale Carnegie cho thấy cá nhân thành viên trong đội nhóm thường ít ưa thích những nền tảng như Slack và Zoom hơn các nhà quản lý và lãnh đạo. Kể cả các nhà lãnh đạo cũng khó khăn khi sử dụng công nghệ. Sự khác biệt trong nhận thức về việc sử dụng công nghệ có thể dẫn đến sự thất vọng, giao tiếp kém và cản trở tinh thần đồng đội.

Chiến lược công nghệ liên kết chặt chẽ với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị bản sắc riêng của tổ chức. Điều này không chỉ yêu cầu cơ hội đào tạo chi tiết và liên tục đánh giá việc triển khai công nghệ mới và sự phù hợp của nó trong tổ chức mà còn bao gồm cơ hội tập trung vào cải tiến liên tục của văn hóa tổ chức nói chung.

Ông Joe Hart, Chủ tịch Dale Carnegie cho biết, văn hóa tăng trưởng có sức mạnh biến tính hiệu quả cao trở thành bản chất cho đội nhóm. Các tổ chức ưu tiên văn hóa đồng cảm, trách nhiệm, tin tưởng và công nghệ hỗ trợ sẽ duy trì lợi thế cạnh tranh và khai thác các quan điểm đa dạng cần thiết cho sự đổi mới và tạo ra các nhóm có hiệu quả cao.