Quản trị bằng coaching để khai phá tiềm năng đội nhóm

Năm 2018, Maxport - doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm may mặc cho các thương hiệu thời trang như Nike, Lululemon, Aritzia… bước vào một giai đoạn chuyển đổi quan trọng về cấu trúc tổ chức. Với các giá trị cốt lõi gồm bền vững - sáng tạo - hiệu suất - nhân văn, Maxport bắt đầu triển khai chương trình khai vấn lãnh đạo cấp điều hành cho 6 lãnh đạo cấp cao, với mong muốn tập trung đào tạo và phát triển nhân sự, đưa luồng gió mới vào trong doanh nghiệp.

Đây cũng là dấu mốc đầu tiên đưa Maxport tiếp cận đến khai vấn. Sau chương trình này, các lãnh đạo đều cảm nhận và hiểu rõ những giá trị chuyển hoá mạnh mẽ mà coaching mang lại, tạo tiền đề thuận lợi cho giai đoạn triển khai văn hóa coaching mạnh mẽ sau này. 

Năm 2021, ban lãnh đạo Maxport quyết định đưa coaching xuống các nhà máy. Sáu nhà quản lý tại các nhà máy ở Nam Định và Thái Bình cũng bắt đầu được khai vấn. Cùng lúc, Maxport xây dựng đội ngũ bốn giảng viên coaching nội bộ được lấy từ nhóm sáu lãnh đạo cấp cao được khai vấn đầu tiên. Họ có thể trực tiếp đứng lớp đào tạo kỹ năng coaching cho các quản lý phía dưới. Ngay trong những khoá đào tạo nội bộ đầu tiên, đã có gần 30 quản lý các cấp được đào tạo về coaching, được đồng hành liên tục trong quá trình thực tập, ứng dụng coaching trong công việc quản trị.

“Coaching giúp bản thân người quản lý lãnh đạo thay đổi tư duy, biết đặt ưu tiên vào sự phát triển của con người, từ đó tạo cơ hội để các nhân sự tối đa năng lực bản thân. Lãnh đạo dám trao quyền, còn nhân viên dám nhận nhiệm vụ”, bà Quách Hương - nhà sáng lập Coach For Life chia sẻ với TheLEADER.

Trong quá trình làm việc với các nhà quản lý/lãnh đạo, bà nhận thấy họ đang gặp phải những thách thức nào?

Bà Quách Hương: Với lãnh đạo cấp cao, thách thức lớn nhất là phải “lèo lái” doanh nghiệp đi qua những biến động lớn của cả thế giới và môi trường kinh doanh. Chiến tranh, lạm phát, nhu cầu tiêu dùng suy giảm sau đại địch, giá xăng dầu lên xuống liên tục… tất cả đều có thể đe dọa sự phát triển của tổ chức, đặc biệt là những doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài. Những biến động đó đang diễn ra hàng ngày, tạo áp lực lớn đến lãnh đạo cấp cao, những người đang chịu trách nhiệm cho cơm ăn áo mặc của hàng nghìn nhân sự.

Các quản lý cấp trung lại phải đối mặt với những thách thức khác. Thứ nhất, họ vừa phải hoàn thành công việc của mình, vừa phải lãnh đạo đội nhóm, hỗ trợ nhân viên. Một người tôi từng khai vấn chia sẻ rằng phải tốn đến 90% thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân, không có nhiều thời gian trong việc quản lý và phát triển đội nhóm.

Thứ hai, phần nhiều trong số họ đi lên vị trí quản lý bằng năng lực chuyên môn, không được đào tạo các kỹ năng quản lý con người. Họ không biết làm thế nào để dẫn dắt, tạo động lực và kết nối nhân viên. Nhiều người còn cảm thấy họ và nhân viên như ở hai chiến tuyến, lúc nào cũng trong trạng thái “chiến đấu” với nhau mà không tìm thấy tiếng nói chung. Chưa kể, chính lãnh đạo cấp cao tại nhiều doanh nghiệp cũng không nhìn nhận ra vai trò của quản lý cấp trung. Họ mắc kẹt trong chính vị trí quản lý của mình.

Cũng là một lãnh đạo trong chính doanh nghiệp của mình, bà có từng gặp những thách thức đó?

Bà Quách Hương: Có lẽ vì những thách thức kể trên, giai đoạn vừa rồi, các quản lý lãnh đạo và nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam bắt đầu tìm đến Coach For Life nhiều hơn. Công việc của chúng tôi có xu hướng phát triển liên tục trong hai năm vừa rồi.

Đó vừa là cơ hội, vừa là thách thức. Chúng tôi có cơ hội để đưa coaching đến nhiều doanh nghiệp hơn. Cùng lúc, chúng tôi cũng phải rất tỉnh táo để giữ sự cân bằng, đảm bảo sức khoẻ và hạnh phúc cho chính mình cũng như cho cả đội ngũ khi khối lượng công việc tăng lên nhanh chóng.

Những người đã vượt qua được thách thức kể trên, họ đã làm gì?

Bà Quách Hương: Khi làm khai vấn nhóm cho các lãnh đạo cấp cao của một tổ chức đầu tư lớn tại Việt Nam, chúng tôi đều nhận ra rằng họ đã quá nhanh và quá giỏi trong lĩnh vực của họ và họ cần chậm lại để vững vàng đối diện với sóng gió. 

Chậm lại không phải là trì trệ trong công việc mà là cho bản thân người lãnh đạo một khoảng lặng, một khoảng dừng khi cần để quan sát, cân nhắc và đưa ra những quyết định sáng suốt. Khi chậm lại, họ cũng nhận ra nhu cầu chăm sóc bản thân, cả về sức khoẻ thể chất và tinh thần. 

Điều thú vị mà một số lãnh đạo đó nhận ra là khi chậm lại, chất lượng cuộc sống của họ thay đổi theo chiều hướng tích cực rõ rệt, các mối quan hệ với nhân viên, đồng nghiệp và người thân được cải thiện, và điều quan trọng nhất bản thân họ cảm thấy được thoải mái, vui vẻ hơn và không còn cảm thấy bị áp lực. Họ tỉnh thức hơn!

Thứ hai, họ bắt đầu đặt con người vào vị trí trọng tâm thay vì tập trung vào kết quả công việc. Lãnh đạo cấp cao nhìn nhận lại vai trò của quản lý cấp trung, trao quyền phù hợp để họ phát huy đúng vai trò quản lý của mình. Còn quản lý cấp trung cũng bắt đầu học cách điều phối đội nhóm, làm việc hiệu quả với con người, khuyến khích nhân viên bên dưới chủ động và sáng tạo trong công việc. Khi làm được điều này, khối lượng công việc của quản lý lãnh đạo được giảm tải rất nhiều. 

Coaching là một công cụ hữu ích để giúp quản lý lãnh đạo trao quyền, tối đa năng lực nhân viên. Khi một vấn đề nảy sinh, thay vì phải hướng dẫn cụ thể cách giải quyết hoặc thậm chí làm thay nhân viên, người quản lý có thể dùng coaching để cùng nhân viên tư duy giải pháp, tìm ra hướng đi. Nhiều lần như vậy, nhân viên sẽ được xây dựng tư duy chủ động trong việc tìm kiếm giải pháp. 

Đó cũng là lý do mà khi xây dựng khoá học High Impact Manager – Lãnh đạo tạo ảnh hưởng, chúng tôi xây dựng riêng một module lớn về cách thức quản trị bằng coaching. Chúng tôi tin tưởng rằng, với kỹ năng coaching, năng lực quản lý và tạo ảnh hưởng của người lãnh đạo sẽ được đẩy lên một tầm hiệu quả mới.

Tại sao coaching lại có thể giúp khai thác tối đa tiềm năng đội nhóm? Ngoài ra, coaching còn có ích lợi gì khác không?

Bà Quách Hương: Người lãnh đạo có thể đóng bốn vai trò khác nhau gồm: người thách thức, người khám phá, chuyên gia và người ủng hộ. 

Một cách lý tưởng, người lãnh đạo cần linh hoạt trong bốn vai trò này vào thời điểm phù hợp. Khi nhân viên thiếu kinh nghiệm, lãnh đạo đóng vai chuyên gia để chia sẻ hiểu biết, kinh nghiệm. Khi nhân viên thiếu động lực hoặc mất tự tin, lãnh đạo cần là một người hỗ trợ, đồng hành, cung cấp những sự ủng hộ kịp thời.

Đối với coaching, người lãnh đạo sẽ thể hiện rất rõ vai trò của một người khám phá và người thách thức. Bằng các câu hỏi gợi mở, bằng việc giúp nhân viên đặt mục tiêu và theo đuổi mục tiêu, quản lý lãnh đạo đang giúp nhân viên bước ra khỏi vùng an toàn. Họ thử nghiệm những cách làm mới, những nhiệm vụ mới, tiềm năng của họ được mở rộng một cách tích cực. Họ hào hứng hơn khi tham gia vào công việc chung của tổ chức. Nhờ niềm tin này, nhân viên thì dám thử nghiệm, còn lãnh đạo thì dám trao quyền.

Cùng với lợi ích trên, theo nghiên cứu của Liên đoàn Khai vấn quốc tế (ICF), có 7 lợi ích coaching mang lại cho các doanh nghiệp: trao quyền cho các cá nhân và khuyến khích họ chịu trách nhiệm; tăng mức độ gắn kết của nhân viên; cải thiện hiệu suất cá nhân; giúp xác định và phát triển nhân viên tiềm năng cao; giúp xác định điểm mạnh và cơ hội phát triển cho cả cá nhân và tổ chức; giúp thúc đẩy và trao quyền cho các cá nhân để họ trở nên xuất sắc; thể hiện cam kết của tổ chức đối với phát triển nguồn nhân lực.

Nhiều người nghĩ rằng kỹ năng coaching đơn thuần là đặt câu hỏi. Có phải như vậy không? Kỹ năng coaching nên được hiểu như thế nào cho đúng, thưa bà?

Bà Quách Hương: Quan điểm rằng coaching chỉ có đặt câu hỏi là một cách hiểu sai lầm, dẫn đến những ấn tượng và cách ứng dụng sai lệch. Nhiều nhân viên cảm thấy khó hiểu khi sếp tự nhiên gọi mình vào phòng họp rồi đặt một loạt câu hỏi. Họ có cảm giác bị “tra khảo”, bị thách thức và bị dồn vào thế bí.

Bản chất của coaching không phải để đánh đố nhân viên. Coaching là một quá trình đồng sáng tạo, khơi gợi nhận thức mới, từ đó tìm ra những giải pháp tối ưu nhất. 

Khi ứng dụng coaching, người quản lý cần có niềm tin rằng nhân viên của họ có tiềm năng phát triển hơn nữa. Vai trò của họ là tạo ra một không gian an toàn cởi mở để nhân viên được chia sẻ, đặt câu hỏi mạnh mẽ để khám phá các khía cạnh phát triển mới, tạo cơ hội để nhân viên mở rộng vùng an toàn của bản thân.

Để làm được điều này, quản lý cần có sự vững vàng và chân thật khi kết nối với nhân viên, cần có mong muốn thực tâm là giúp nhân viên phát triển. Tư duy này sẽ tạo nên sự kết nối mạnh mẽ, nơi nhân viên được tối đa tiềm năng, còn quản lý có thêm sự thấu hiểu sâu sắc về nhân viên của mình. Trong quá trình đó, họ kết hợp sử dụng nhiều kỹ năng như lắng nghe không phán xét, đặt câu hỏi mạnh mẽ, kỹ năng tạo thiện cảm,… để nhân viên thoải mái nói ra những điều họ đang nghĩ, khơi gợi những góc nhìn và giải pháp mới.

Coaching là một công cụ để nhà quản lý nâng cao tầm ảnh hưởng trong đội nhóm. Vậy nhìn rộng và sâu hơn, làm thế nào để một nhà quản lý tạo ảnh hưởng tích cực đến đội nhóm của mình một cách bền vững và hiệu quả nhất?

Bà Quách Hương: Đây cũng là câu hỏi lớn mà chúng tôi dành nhiều thời gian nghiên cứu khi xây dựng chương trình đào tạo High Impact Manager.

Có một triết lý mà chúng tôi vẫn luôn tin tưởng: lãnh đạo bản thân trước khi lãnh đạo người khác. Việc người quản lý lãnh đạo thấu hiểu bản thân, quản lý hiệu quả chính mình là nền tảng vững chắc và bền vững nhất để lãnh đạo đội nhóm hiệu quả. Đó chính là lý do mà chúng tôi quyết định đưa module về lãnh đạo bản thân ngay từ đầu. Tự nhận thức bản thân cũng là khía cạnh cốt lõi nhất trong mô hình lãnh đạo tỉnh thức của Coach For Life.

Từ sự nhận thức bản thân, lãnh đạo bắt đầu kết nối hiệu quả với những người xung quanh, tạo ảnh hưởng tích cực. Có ba khía cạnh quan trọng trong sự kết nối.

Thứ nhất là kết nối bằng sự chân thật. Người lãnh đạo dám sống đúng với con người thật của mình, họ hiểu rõ trạng thái cảm xúc, suy nghĩ, năng lượng của bản thân để lựa chọn được cách ứng xử phù hợp và đồng nhất với những giá trị cốt lõi họ theo đuổi.

Thứ hai là kết nối bằng sự thấu cảm. Lãnh đạo bằng sự thấu cảm là một phần cốt lõi trong việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp “people first” (con người là hàng đầu), nơi mọi mối quan hệ đều được trân trọng, nơi nhân sự được thấu hiểu và tôn trọng.

Thứ ba là kết nối bằng sự quan tâm trắc ẩn. Quản lý lãnh đạo có thể kết nối bằng những sự quan tâm chân thành dành cho người khác, dù đó là những hành động thật nhỏ bé. Bên cạnh công việc, hãy quan tâm đến nhân viên như những người bạn đồng hành.

Xu hướng ứng dụng coaching trong quản trị đang diễn ra như thế nào trên thế giới? Có khác biệt như thế nào so với ở Việt Nam?

Bà Quách Hương: Có một khoảng cách khá lớn giữa sự phổ biến của coaching trên thế giới và tại Việt Nam. Trên thế giới, coaching đã có lịch sử phát triển hơn 40 năm. Google — một trong những doanh nghiệp lớn nhất thế giới, đã coi coaching là kỹ năng quan trọng số một của một quản lý lãnh đạo.

Còn tại Việt Nam, coaching vẫn còn rất mới mẻ, nhiều quản lý lãnh đạo cũng chưa hiểu rõ coaching là gì. Trong những năm gần đây, các khách hàng của Coach For Life chủ yếu là các tập đoàn đa quốc gia, các công ty có vốn đầu tư nước ngoài, họ được công ty mẹ đề nghị triển khai coaching cho chi nhánh Việt Nam.

Khoảng sáu tháng qua, chúng tôi bắt đầu nhận được nhiều hơn những lời mời đào tạo kỹ năng coaching cho quản lý lãnh đạo từ các ngân hàng trong nước, công ty khởi nghiệp và một số tổ chức xã hội. Đó là những dấu hiệu đáng mừng.

Xin cảm ơn bà!