Áp VAT vào quản lý chung cư có đủ sức kiểm soát ban quản trị?

Minh bạch nghĩa vụ thuế trong quản lý nhà chung cư

Chi cục Thuế khu vực II (tên cũ là Cục Thuế TP. HCM) vừa có thông báo hướng dẫn thực hiện nghĩa vụ thuế đối với hoạt động quản lý, vận hành chung cư trên địa bàn thành phố này.

Theo đó, dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chung cư thuộc đối tượng chịu thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp. Các đơn vị khi cung cấp dịch vụ này phải lập hóa đơn VAT, kê khai nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về thuế.

Cơ quan thuế cũng có hướng dẫn cụ thể đối với từng trường hợp quản lý vận hành tại các chung cư.

Cụ thể, nếu hội nghị nhà chung cư quyết định lựa chọn đơn vị quản lý vận hành tòa nhà theo hình thức tự quản lý vận hành, ban quản trị thực thanh thực chi, thì ban quản trị khi phát sinh hoạt động cung ứng dịch vụ phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định.

Việc sử dụng hóa đơn của ban quản trị thực hiện theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Nếu hội nghị nhà chung cư quyết định lựa chọn, thuê đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành tòa nhà thực hiện dịch vụ quản lý vận hành trọn gói, đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư sẽ trực tiếp cung cấp dịch vụ, thu tiền dịch vụ từ chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; ký hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ và nhận hóa đơn từ các nhà cung cấp đối với các hàng hóa, dịch vụ.

Khi thu tiền dịch vụ quản lý vận hành, đơn vị vận hành nhà chung cư phải lập hóa đơn cho chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, đồng thời phải kê khai, nộp thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp đối với dịch vụ cung cấp theo quy định.

Nhiều ý kiến cho rằng, quy định mới này sẽ giúp các cơ quan quản lý nhà nước quản lý một cách minh bạch, hiệu quả hoạt động thu chi tại các tòa nhà chung cư, từ đó giúp hạn chế các tranh chấp liên quan đến phí dịch vụ, phí bảo trì. Nhất là đối với việc kiểm soát hoạt động thu chi của ban quản trị nhà chung cư.

Thực tế tại TP.HCM cho thấy, có hai hình thức hoạt động của ban quản trị nhà chung cư. Thứ nhất là ban quản trị thông qua hội nghị nhà chung cư, lựa chọn đơn vị quản lý tòa nhà, thực hiện dịch vụ quản lý vận hành trọn gói.

Thứ hai là ban quản trị hoạt động theo mô hình tự quản lý vận hành, thực thanh thực chi, tự mua lẻ các dịch vụ cấu thành việc quản lý vận hành toà nhà để cung cấp cho cư dân.

Nếu như hình thức thông qua đơn vị quản lý vận hành trọn gói đảm bảo được tính minh bạch trong việc thu chi, quản lý vận hành toà, các công ty này đều có chức năng xuất hoá đơn VAT và đóng thuế thu nhập doanh nghiệp đúng theo quy định, mô hình ban quản trị tự quản lại bộc lộ nhiều kẽ hở.

Các ban quản trị này hoạt động theo mô hình tự thu tự chi, tự điều hành sẽ trực tiếp ký hợp đồng mua sắm từng loại hình dịch vụ riêng lẻ cấu thành lên hoạt động quản lý vận hành toà nhà, từ vệ sinh, bảo vệ, lễ tân... đến việc bảo trì, bảo dưỡng chung cư.

Trong khi đó, ban quản trị vốn không có chức năng xuất hoá đơn VAT và bộ máy kế toán, hạch toán tài chính, đóng thuế thu nhập như một doanh nghiệp. 

Tại không ít dự án chung cư, người dân khi đóng tiền phí dịch vụ hàng tháng cho ban quản trị chỉ nhận về phiếu thu, thay vì hoá đơn VAT như tại các tòa nhà có đơn vị quản lý vận hành.

Mặt khác, tại những chung cư có nhiều tiện ích, dịch vụ giúp gia tăng các khoản thu cho toà nhà như cho thuê biển quảng cáo, cho thuê chỗ để xe, khi ban quản trị thay mặt cư dân cung cấp các dịch vụ này cho bên sử dụng dịch vụ, họ cũng không xuất hoá đơn VAT cho đơn vị sử dụng dịch vụ mà chỉ có phiếu thu.

Theo đại diện một doanh nghiệp quản lý vận hành, trong khi cơ quan thuế giám sát hoạt động tài chính của các doanh nghiệp dựa trên hoá đơn "đầu vào" và "đầu ra" rất minh bạch, thì rõ ràng, hoạt động của các ban quản trị không chịu sự quản lý này. Họ không có chức năng xuất hoá đơn, cũng như không có bộ phận kế toán, tài chính như một doanh nghiệp.

Trong khi đó, việc sử dụng phiếu thu rất dễ dẫn đến các rủi ro gian lận và thất thoát nguồn tiền. Các thành viên ban quản trị hoàn toàn có thể dễ dàng lập phiếu thu khống hoặc "biển thủ" phiếu thu, không đưa tiền vào quỹ vận hành toà nhà mà chiếm dụng cá nhân.

Chính điều này đã dẫn đến việc các ban quản trị lạm quyền, thậm chí là dễ dàng kê khống, rút ruột quỹ bảo trì, phí dịch vụ, mập mờ trong các khoản thu chi của tòa nhà.

Trước thực trạng này, bà Trần Minh Ái, Giám đốc bộ phận quản lý bất động sản của Savills TP. HCM cho rằng, các hướng dẫn về chính sách thuế từ các cơ quan thuế ban hành sẽ giúp chi tiết hơn các quy định của luật để giúp các doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý vận hành cũng như ban quan trị chung cư hiểu rõ hơn về các quy định hóa đơn chứng từ, nghĩa vụ kê khai và nộp thuế trong hoạt động quản lý vận hành chung cư theo quy định của pháp luật.

Đặc biệt, quy định mới của cơ quan thuế đã làm rất rõ vai trò, nghĩa vụ về thuế của các bên đối với mô hình quản lý vận hành theo phương thức ban quản trị tự thu tự chi, vốn có nhiều kẽ hở gây tranh chấp chung cư.

Các hướng dẫn này cũng đề cập về nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp đối với nguồn thu từ khai thác dịch vụ tại phần sở hữu chung của nhà chung cư. Khi nhà chung cư có phát sinh nguồn thu từ khai thác dịch vụ tại phần sở hữu chung, ban quản trị sẽ đại diện cư dân xuất hóa đơn khi thu khoản thu này và thực hiện các nghĩa vụ kê khai, khấu trừ và nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp dưới mã số thuế của ban quản trị theo luật định. 

Trước khi có các hướng dẫn chi tiết và đồng bộ từ các cơ quan ban ngành, việc áp dụng các quy định của luật quản lý thuế có thể có những quan điểm khác nhau và không nhất quán giữa các đơn vị quản lý vận hành và ban quản trị khi áp dụng luật. Điều này dẫn đến khả năng đã gây ra tranh chấp giữa cư dân và ban quản trị về việc sử dụng quỹ chung cư, về tính minh bạch trong việc thu – chi, hoặc phát sinh các vấn đề pháp lý liên quan đến nghĩa vụ thuế của các bên. 

Chính vì vậy, các hướng dẫn chi tiết này đã giúp phân định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của các bên trong việc tuân thủ các quy định của luật quản lý thuế trong hoạt động quản lý và vận hành chung cư phù hợp với từng loại mô hình quản lý tài chính, góp phần triển khai đồng bộ việc tuân thủ các nguyên tắc chung về thuế, tạo sự thuận tiện, minh bạch hơn cho các bên liên quan thực hiện, bà Ái nhận định.

Có nên để ban quản trị tự quản lý vận hành?

Mặc dù góp phần minh bạch hoạt động của các ban quản trị, tuy nhiên, nhiều ý kiến khác lại cho rằng, quy định mới về thuế chưa thể giải quyết tận gốc một cách căn nguyên, sâu xa những bất cập của mô hình ban quản trị tự quản lý vận hành các chung cư hiện nay.

Đặc biệt, đây là vấn đề nổi cộm tại TP.HCM, bởi trong khi tại Hà Nội, đa phần chung cư đều hoạt động theo hình thức ký kết trọn gói với một công ty quản lý vận hành tòa nhà độc lập để thực hiện các nghĩa vụ quản lý, thì tại TP.HCM, nhiều chung cư có ban quản trị hoạt động theo hình thức thực thanh thực chi, thay mặt cư dân, mua các dịch vụ lẻ, cấu thành lên dịch vụ quản lý.

"Đã đến lúc, chúng ta cần nhìn nhận thực trạng này một cách sâu xa để giải quyết tận gốc các vấn đề trong hoạt động của ban quản trị đối với việc quản lý vận hành toà nhà", lãnh đạo một doanh nghiệp quản lý vận hành toà nhà nhận định.

Theo đó, Luật Nhà ở hiện có quy định rõ hai mô hình hoạt động của ban quản trị là ban quản trị hoạt động như mô hình hội đồng quản trị của công ty cổ phần và ban quản trị hoạt động theo mô hình hợp tác xã.

Trong mô hình thứ nhất, các ban quản trị hoạt động tương tự hội đồng quản trị công ty cổ phần, tuân theo các quy định pháp luật về doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là ban quản trị không phải một pháp nhân, mà chỉ thay mặt các cư dân giám sát công ty quản lý vận hành.

Do đó, ban quản trị không thể tự ý mua lẻ các dịch vụ, mà phải thông qua các công ty quản lý để quản lý vận hành tòa nhà. Vai trò của ban quản trị lúc này là hội đồng quản trị giám sát hoạt động của các công ty quản lý tuân thủ các hợp đồng quản lý tòa nhà đã ký kết.

Tuy nhiên, hiện nay tại một số chung cư, mặc dù ban quản trị hoạt động theo mô hình như hội đồng quản trị, nhưng thực chất lại là "ban tổng giám đốc". Họ tự thu tự chi, tự quyết định mua sắm và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Điều này đã dẫn đến một loạt các hệ lụy như đã phân tích ở trên.

Mô hình thứ hai là ban quản trị hoạt động theo cơ chế của ban chủ nhiệm hợp tác xã. Theo đó, họ có quyền phát hành phiếu thu, mua sắm dịch vụ theo quy định, đồng thời được phép xuất hóa đơn và thực hiện hạch toán kế toán theo các quy định pháp luật liên quan đến hợp tác xã.

Tuy nhiên, trên thực tế, phần lớn các ban quản trị khi được chính quyền địa phương công nhận đều vận hành theo mô hình hội đồng quản trị của công ty cổ phần. Dù vậy, khi đi vào hoạt động, họ lại áp dụng cơ chế tự thu, tự chi giống như hợp tác xã hoặc ban tổng giám đốc. Điều này không phù hợp với quy định pháp luật.

Từ đó, kéo theo một loạt các vấn đề về thủ tục pháp lý, đại diện pháp luật, chống tham nhũng, quản lý tài sản tại các chung cư, bởi quy định hoạt động của ban quản trị như một hội đồng quản trị, khác hoàn toàn so với quy định hoạt động của hợp tác xã hay ban tổng giám đốc.

Một vấn đề khác, quy định của Chi cục Thuế khu vực II hướng dẫn việc ban quản trị xuất hoá đơn VAT, thế nhưng, ban quản trị với mô hình hoạt động như hội đồng quản trị công ty cổ phần, không phải pháp nhân, vậy vấn đề đặt ra là liệu họ có mở được mã số thuế hay không?

Các quy định cho hoạt động của ban quản trị dựa trên việc vay mượn các luật có liên quan, liệu có thể đảm bảo tính nhất quán và phù hợp cho hoạt động của tổ chức vốn mang nhiều tính đặc thù này?

Trước thực trạng này, theo đại diện nhiều doanh nghiệp và giới chuyên gia, thay vì để ban quản trị thực thanh thực chi, sau đó quản lý hoạt động này bằng công cụ thuế, các cơ quan quản lý nhà nước nên thống nhất quy định để ban quản trị thông qua hội nghị nhà chung cư và cư dân, lựa chọn đơn vị quản lý vận hành cho tòa nhà. Ban quản trị chỉ nên giữ vai trò kiểm soát hoạt động của đơn vị quản lý vận hành theo đúng hợp đồng đã ký kết.

Các công ty quản lý vận hành sẽ thực hiện toàn bộ các thủ tục kê khai thuế đầu vào đầu ra và nộp thuế VAT và đóng thuế thu nhập doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật.

Đây cũng là mô hình này phù hợp nhất với Luật Nhà ở và tối ưu hoá vai trò, vị trí của các bên liên quan trong việc quản lý vận hành nhà chung cư.

Quy định mới của cơ quan thuế chỉ đề cập đến vấn đề về hoá đơn, trong khi đó, còn rất nhiều vấn đề khác trong hoạt động của ban quản trị cần được quy định rõ.

Trong trường hợp vẫn giữ nguyên các quy định như hiện tại, các cơ quan quản lý nhà nước, Bộ Tài chính cần sớm vào cuộc, yêu cầu tất cả các hoạt động quản lý vận hành chung cư phải phát hành hoá đơn để đảm hoạt động minh bạch, tránh những rủi ro. Các cơ quan quản lý cũng nên quy định thống nhất trên phạm vi cả nước, tránh việc chỉ quy định riêng tại TP.HCM, dẫn đến các địa phương khác không có quy định đồng bộ, mỗi nơi một kiểu.

Nhìn xa hơn về dài hạn, Việt Nam nên học tập kinh nghiệm của các quốc gia trên thế giới như Singapore, Nhật Bản, Hàn Quốc. Các nước này đều có các luật riêng về ban quản trị bởi ban quản trị ngoài quản lý vận hành toà nhà còn bảo trì, bảo dưỡng suốt vòng đời của dự án kéo dài hàng chục năm.

Có như vậy mới đảm bảo được minh bạch, rõ ràng trong hoạt động của ban quản trị, tránh các tranh chấp không đáng có và bảo vệ an toàn cho cư dân sinh sống tại các tòa nhà chung cư.