Lỗi hệ thống của mô hình ban quản trị nhà chung cư

Ba mô hình ban quản trị nhà chung cư

Thời gian gần đây diễn ra nhiều vụ việc liên quan đến thành viên ban quản trị nhà chung cư rút ruột quỹ bảo trì, nâng khống, kê khai giá dịch vụ vận hành toà nhà để ăn chặn tiền quỹ dịch vụ nhà chung cư.

Nguyên nhân của thực trạng này được nhiều chuyên gia chỉ ra là xuất phát từ chỗ nhiều ban quản trị hoạt động không đúng với mô hình được quy định pháp luật cho phép, trong khi cơ chế giám sát và các chế tài xử phạt lại chưa đủ nghiêm minh.

Về bản chất, ban quản trị là tổ chức dân sự, đại diện cho cư dân ký hợp đồng với công ty quản lý, để thực hiện việc quản lý vận hành tòa nhà.

Sau đó, công ty quản lý sẽ đứng ra cung cấp toàn bộ dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo dự toán và giá đấu thầu. Ban quản trị có vai trò giám sát hoạt động của các công ty quản lý.

Đây là mô hình ban quản trị hoạt động đúng nhất với bản chất của ban quản trị.

Song, trên thực tế, mô hình này thường chỉ diễn ra ở các dự án chung cư có ít quỹ căn hộ, quỹ vận hành, quỹ bảo trì nhỏ, nguy cơ âm quỹ cao. Ở đó, ban quản trị khoán trọn gói cho công ty quản lý vận hành.

Còn lại, đa phần các ban quản trị chung cư đều hoạt động theo mô hình ban quản trị "thực doanh thực chi". Hay nói cách khác là ban quản trị tự thu tự chi, tự điều hành, trực tiếp ký hợp đồng mua sắm từng loại hình dịch vụ, từ vệ sinh, bảo vệ, lễ tân... đến việc bảo trì chung cư.

Bên cạnh đó, còn một mô hình hoạt động nữa là ban quản trị hỗn hợp, một nửa khoán cho công ty quản lý, một nửa tự thu tự chi.

Hai mô hình sau thường xuất hiện tại những dự án quy mô lớn, phí dịch vụ cao, số tiền thu lớn, thặng dư nhiều và ban quản trị muốn điều hành trực tiếp việc thu chi quản lý vận hành.

Kẽ hở pháp luật

Trước khi Luật Nhà ở 2024 có hiệu lực thi hành, theo quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều 27 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 02/2016/TT-BXD được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 3 Thông tư 28/2016, khoản 5 Điều 2 Thông tư 06/2019, đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có thể là chủ đầu tư hoặc đơn vị khác có đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định.

Cụ thể, khi chưa tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức việc quản lý vận hành nhà chung cư. Trường hợp nhà chung cư có thang máy mà chủ đầu tư không đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định, thì phải thuê đơn vị có đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định để quản lý vận hành.

Sau khi tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, việc lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư được thực hiện theo quy định.

Trường hợp nhà chung cư không có thang máy thì hội nghị nhà chung cư tự quyết định việc quản lý vận hành theo hình thức tự quản hoặc thuê đơn vị có đủ điều kiện về chức năng, năng lực thực hiện quản lý vận hành.

Trường hợp nhà chung cư có thang máy mà chủ đầu tư có đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định, ban quản trị nhà chung cư và chủ đầu tư thương thảo để chủ đầu tư tiếp tục ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư.

Trường hợp nhà chung cư có thang máy mà chủ đầu tư không có chức năng, năng lực, không tham gia quản lý vận hành, thì hội nghị nhà chung cư quyết định lựa chọn đơn vị khác có đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định để thực hiện quản lý vận hành.

Thời gian gần đây, với việc thông qua của Luật Nhà ở 2024, Bộ Xây dựng đang soạn thảo quy chế mới về quản lý, sử dụng nhà chung cư, tuy nhiên, những quy định về việc quản lý vận hành của ban quản trị vẫn không có nhiều thay đổi.

Theo Điều 149, Luật Nhà ở 2024, hội nghị nhà chung cư quyết định việc tự quản lý vận hành hoặc thuê đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có đủ điều kiện (dựa theo yếu tố nhà chung cư có hoặc không có thang máy) thực hiện việc quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định.

Chính quy định này đã dẫn đến nhiều bản quản trị nhà chung cư hoạt động theo hình thức tự quản, tự thu tự chi phí dịch vụ, quỹ bảo trì. Cũng từ đây, các vấn đề phát sinh tiêu cực, rủi ro thâm hụt quỹ có nguy cơ bùng nổ.

Trục lợi quỹ bảo trì, quỹ dịch vụ

Nếu như ban quản trị hoạt động theo mô hình thứ nhất, là đại diện cho cư dân lựa chọn và giám sát công ty quản lý vận hành toà nhà, đơn vị này sẽ hoạt động đúng với bản chất là một tổ chức dân chủ cơ sở thay mặt cho cư dân, không liên quan đến hoạt động thu chi, tài chính của dự án.

Tiền phí dịch vụ nhà chung cư mà người dân đóng hàng tháng sẽ được chuyển vào tài khoản của công ty quản lý. 

Công ty quản lý vận hành nhà chung cư sẽ là đơn vị đứng ra ký kết hợp đồng với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khác như an ninh, bảo vệ, thu gom rác, bảo trì, bảo dưỡng thang máy... để thực hiện các dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư hiệu quả theo nội dung hợp đồng đã ký kết với ban quản trị.

Khi công ty quản lý ký kết hợp đồng với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khác, họ sẽ nhận hoá đơn phát hành theo đúng quy định của luật thuế và kiểm toán. Mọi hoạt động thu, chi đều có chứng từ, hoá đơn rõ ràng, công khai minh bạch.

Trong khi đó, nếu ban quản trị thực doanh thực chi, các quy định pháp luật hiện vẫn còn rất lỏng lẻo, chưa đủ hành lang pháp lý rõ ràng để giám sát ban quản trị.

Khi ban quản trị tự thu tự chi, họ cần một bộ máy giám sát theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc mô hình của cơ quan công quyền. Ở đó, các hoạt động tài chính, kế toán, kiểm toán, thuế, hoá đơn... cần hết sức công khai minh bạch.

Các ban quản trị sẽ hoạt động như mô hình công ty cổ phần, chịu sự điều hành của Luật Doanh nghiệp, các quy định về thuế, quy chế mua sắm hàng hoá, dịch vụ, mở tài khoản, phát hành hoá đơn đầu vào, thuế VAT, thuế thu nhập bất thường...

Lỗ hổng pháp lý nảy sinh khi ban quản trị "tự thu tự chi", thay cho vai trò của công ty quản lý vận hành, thu phí dịch vụ của cư dân và ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ an ninh, bảo vệ, vệ sinh môi trường, các nhà thầu dịch vụ khác.

Tuy nhiên, trong khi các doanh nghiệp có các định chế quy định quy chế cụ thể việc mua sắm, quản trị tài chính nội bộ, xuất hoá đơn... thì các hoạt động của ban quản trị lại không có quy định cụ thể.

Các công ty cung cấp dịch vụ gia tăng như đặt màn hình quảng cáo tại chung cư, thang máy cũng không được phát hành hoá đơn giá trị gia tăng từ phía ban quản trị tòa nhà.

Hoạt động thu chi chỉ được thực hiện trên "phiếu thu, chi", gây tiềm ẩn nhiều nguy cơ thiếu công khai, minh bạch, không chịu sự quản lý giám sát của các cơ quan thuế, kiểm toán.

Trước thực trạng này, nhiều ý kiến cho rằng, các cơ quan quản lý nhà nước cần có quy định chặt chẽ về việc ban quản trị nhà chung cư không được thực hiện thay vai trò của các công ty quản lý đứng ra thực doanh thực chi các hoạt động quản lý vận hành tòa nhà.

Nếu chỉ dựa vào tiêu chuẩn nhà chung cư có thang máy hay không để quyết định quy mô phức tạp của tòa nhà để lựa chọn có công ty quản lý hay không là không hợp lý.Trong nhà chung cư còn rất nhiều hệ thống kỹ thuật khác như hệ thống chống sét, phòng cháy chữa cháy, máy bơm, xả thải, phát điện, biến áp... nên việc chỉ dựa vào một tiêu chuẩn hệ thống thang máy là chưa chuẩn xác và phù hợp.

Ngoài ra, để cho chung cư tự quản lý sẽ luôn luôn có xung đột, rất khó phân công cụ thể để tự quản. Việc quản lý vận hành chung cư cần các cơ quan chuyên môn, đặc biệt là các pháp nhân có thể chịu trách nhiệm pháp lý, ở đây là các công ty quản lý vận hành nhà chung cư. 

Mặt khác, cơ quan quản lý nhà nước cần có các quy định cụ thể về hoạt động quản lý, thu chi tài chính của ban quản trị.

Bộ Tài chính, cơ quan thuế, kiểm toán... cần cùng vào cuộc để ban hành một thông tư riêng, quy định về việc quản lý tài chính, kế toán, hạch toán quỹ bảo trì tại các chung cư và các cơ chế giám sát tài chính của quỹ.

Có như vậy, hoạt động tài chính của ban quản trị mới được quản lý chặt chẽ, tránh những rủi ro, thâm hụt quỹ bảo trì, quỹ dịch vụ nhà chung cư.