Biến sổ tay văn hoá thành 'vũ khí mềm' trong quản trị doanh nghiệp

Càng ngày, sự quan tâm của các nhà lãnh đạo cho câu chuyện văn hoá doanh nghiệp càng được thể hiện rõ nét. Trong đó, nhiều doanh nghiệp đã chú trọng đầu tư xây dựng sổ tay văn hoá doanh nghiệp.

Tùy quan điểm của từng lãnh đạo và đặc thù doanh nghiệp mà nội dung trong cuốn sổ này có thể được thể hiện dưới những hình thức khác nhau. 

Chẳng hạn, sổ tay của Esoft tổng hợp những mẩu truyện tranh được xây dựng hết sức công phu dựa trên các câu chuyện có thật trong nội bộ công ty. 

Hay nội dung được thể hiện trong cuốn sổ tay văn hoá của Tổng công ty Đầu tư và kinh doanh vốn nhà nước (SCIC) được thể hiện thông qua các bài thơ ngắn gọn, súc tích. Có những doanh nghiệp kết hợp hình ảnh và video…

Ông Lê Quang Vũ, CEO của Blue C - đơn vị tư vấn xây dựng sổ tay văn hoá cho nhiều doanh nghiệp cho biết, đa phần công ty thích sự sáng tạo, vui vẻ trong sổ tay văn hoá vì mong muốn cuốn sổ gần gũi với con người, gắn kết con người chứ không chỉ là những câu khẩu hiệu hay quy định khô khan, quy ước chung chung.

Cái khó của người làm sổ tay văn hoá doanh nghiệp là phải đảm bảo được giá trị mang tính lâu dài thay vì như một tờ báo hay một cuốn tạp chí phải liên tục ra số mới. Do đó, nội dung và hình thức thể hiện cũng phải có giá trị mang tính trường tồn.

“Một con số năm nay có thể đúng nhưng hai năm sau sẽ khác, một người được coi là đại sứ hôm nay ở đây nhưng ngày mai sẽ không còn được biết đến, nên phải tính toán và cân nhắc thật kỹ. Có thể xem cuốn sổ tay văn hoá như một cuốn sách, phải đủ khả năng tự tồn tại trong một thời gian lâu dài”, ông Vũ lưu ý.

Việc xây dựng nội dung đầy đủ cho cuốn sổ tay văn hoá doanh nghiệp, để nó trở nên khác biệt, mang đúng bản sắc của doanh nghiệp cũng là một bài toán không hề dễ, đòi hỏi công sức và thời gian chứ không chỉ đơn thuần sao chép từ một khung có sẵn. 

Văn hoá thể hiện trong cuốn sổ phải do lãnh đạo định hướng và nhân viên kiểm chứng, nếu không sẽ rất duy ý chí. Nhiều khi lãnh đạo muốn một đằng nhưng nhân viên lại hiểu một nẻo, thậm chí là không làm hoặc không tin.

Esoft (một nền tảng trong lĩnh vực cung cấp giải pháp hình ảnh) là một trong những đơn vị được Blue C tư vấn triển khai xây dựng sổ tay văn hoá doanh nghiệp. 

Ông Thomas Frisenberg, Tổng giám đốc của doanh nghiệp này rất coi trọng phát triển văn hoá. Do phát triển tương đối nhanh và số lượng nhân sự bắt đầu tương đối nhiều nên việc truyền tải văn hoá doanh nghiệp đến nhân sự được ban lãnh đạo chú trọng.

Vị lãnh đạo của doanh nghiệp này muốn những người mới vào cũng phải hiểu và yêu công ty như những người đã gắn bó lâu năm. Tuy nhiên, dù đã nghĩ ra được tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, nhưng ông Thomas vẫn chưa tìm ra được chuẩn mực hành vi, không biết cách truyền tải một cách chính xác và đồng bộ đến từng nhân viên.

Ông Vũ cho biết, việc đầu tiên khi vào tư vấn cho Esoft là phỏng vấn CEO để xem tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi ở công ty này được hiểu như thế nào. Sau đó, làm việc với khoảng 10 người ở các bộ phận khác nhau để xác định các giá trị văn hoá tại công ty theo cách hiểu của nhân viên. Họ là những người hiểu Esoft và có chất văn hoá Esoft nhất.

Chẳng hạn, nếu nhắc đến sự trau chuốt thì nhân sự sẽ được hỏi các câu như “thế nào là trau chuốt”, “nêu một ví dụ, câu chuyện cụ thể về sự trau chuốt”. Từ những câu chuyện cụ thể đó, Blue C hệ thống lại, cho ra định nghĩa cụ thể về sự trau chuốt và các giá trị cốt lõi khác.

Tuy nhiên, nhân sự của công ty này thường rất đơn giản, ngại đọc nhiều chữ nên hình thức được lựa chọn để truyền tải nội dung là một loạt truyện tranh được dựng nên từ các mẩu chuyện có thật liên quan đến từng giá trị cốt lõi. Chân dung nhân vật, từ trang phục đến kiểu tóc, màu tóc, lời thoại dù là hoạt hình nhưng cũng thể hiện đúng chất của nhân vật. 

Những người đã làm lâu năm, khi đọc truyện trong cuốn sổ tay văn hoá mang tên “Đường chúng ta đi”, sẽ biết nhân vật là ai ở ngoài đời và thậm chí là thấy mình trong đó. Còn những người mới vào khi đọc sẽ thấy dễ tiếp cận vì cách thức thể hiện cuốn hút, thông tin chứa đựng nhiều giá trị.

“Khi xây dựng sổ tay văn hoá, cần có định hướng từ cấp trên và tham gia từ phía nhân viên cấp dưới để mọi người trong công ty dễ nhìn thấy mình ở trong đó và dễ tiếp nhận văn hóa đó hơn. Đơn giản chỉ là tiếp nhận chứ không thay đổi, vì thay đổi là điều rất khó”, ông Vũ nói.

Điều này giải quyết được góc nhìn từ phía trên của CEO cũng như góc nhìn và sự đồng thuận từ phía dưới, sau đó tiếp tục thực hiện các hoạt động truyền thông. Ông Vũ cho biết đã mất tới 7 tháng để hoàn thiện cuốn sổ tay văn hoá cho Esoft. Trong khi đó, Blue C chỉ mất 1 tháng để hoàn thiện cuốn sổ tay văn hoá doanh nghiệp cho SCIC.

“Có những công ty tự làm sổ tay, cũng có những công ty thuê đơn vị bên ngoài. Việc thực hiện sẽ không quá tốn thời gian và công sức nếu biết cách làm. Tuy nhiên, nếu đơn vị tư vấn ngoài vào thì thời gian thực hiện còn tuỳ thuộc vào việc có sắp xếp được cuộc họp với lãnh đạo hay không. Việc triển khai không mất thời gian mà hiểu được họ mới mất thời gian”, ông Vũ chia sẻ.

Tuy nhiên, một trong những vấn đề đang diễn ra hiện nay, theo lãnh đạo Blue C, là nhiều doanh nghiệp đang hiểu nhầm sổ tay văn hoá doanh nghiệp với bộ quy tắc ứng xử và bộ quy chuẩn hành vi.

Cụ thể, bộ quy tắc ứng xử quy ước phong cách làm việc trong cơ quan, cách ứng xử và làm việc với khách hàng, đối tác, với lãnh đạo cấp trên, với nhân viên cấp dưới,

Sổ tay văn hoá là quy ước một cách chính thống về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, niềm tin về những sự thật ngầm hiểu của doanh nghiệp. Sổ tay văn hoá có thể bao gồm hoặc không bao gồm quy tắc ứng xử, chuẩn hành vi.

Bộ chuẩn hành vi là bộ hướng dẫn các hành vi dựa theo giá trị cốt lõi. Ví dụ, nếu nói minh bạch là một giá trị cốt lõi của doanh nghiệp thì phải xác định minh bạch được hiểu như thế nào ở doanh nghiệp, hành vi nào là minh bạch, hành vi nào là không. 

Nếu chính trực là một giá trị cốt lõi thì cần thể hiện rõ chính trực được thể hiện như thế nào, chính trực với người lãnh đạo là gì và với nhân viên là gì.

Nếu chuyên nghiệp là một giá trị cốt lõi của doanh nghiệp thì sổ tay văn hoá sẽ lý giải “tại sao doanh nghiệp cần những người chuyên nghiệp”. 

Bộ chuẩn hành vi sẽ làm rõ khái niệm “chuyên nghiệp trong thực tiễn có nghĩa là phải đúng giờ” mà không cần thiết phải quy định rõ “nhân sự phải đến họp đúng giờ” vì đó là quy tắc ứng xử.

“Hiện có sự hiểu biết thiếu rõ ràng, thậm chí là không đúng về các khái niệm này. Thành ra, nhiều cuốn sổ tay văn hoá doanh nghiệp sai mục đích vì người làm ra không hiểu nó là cái gì. Chính vì sai mục đích nên sổ tay văn hoá không có lý do gì để tồn tại, chỗ dành cho nó cuối cùng cũng chỉ nằm xó ở một góc nào đó”, ông Vũ cho biết.

Liệu doanh nghiệp có thực sự cần sổ tay văn hoá doanh nghiệp?

Ông Vũ cho rằng trước hết phải trả lời được câu hỏi doanh nghiệp đó có quan trọng văn hoá hay không. Nếu đã không coi trọng văn hoá thì sổ tay văn hoá cũng chẳng để làm gì. Vậy mới nói, để làm một cuốn sổ tay văn hoá thì tiền ít hay nhiều cũng làm được, nhưng tư duy không có thì chắc chắn không làm được.

Thực tế cho thấy, rất nhiều cuốn sổ được nhiều doanh nghiệp làm ra cho có và mang tính phong trào, hoặc đơn giản chỉ là thứ mà ai cũng nghĩ là cần phải có nhưng không ai “đụng” đến. 

Thậm chí, nhiều khi sổ tay văn hoá in ra nhưng bị vứt vào một góc do xuất phát từ ý tưởng nhất thời của một lãnh đạo, được đóng gói thành một cuốn sổ mà không hề được thực thi.

“Trong khi mục đích của cuốn sổ tay văn hoá doanh nghiệp là nhằm hướng dẫn cho các hành vi, chuẩn mực văn hoá, cho các sứ mệnh, niềm tin, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Toàn bộ nhân sự phải ngấm, hiểu và hành xử theo nó. Nhưng đa phần, các cuốn sổ đang làm xong để đó”, ông Vũ cho biết.

Trước hết phải trả lời được câu hỏi "doanh nghiệp có quan trọng văn hoá hay không?". Nếu đã không coi trọng văn hoá thì sổ tay văn hoá cũng chẳng để làm gì.

Ông Lê Quang Vũ

CEO Blue C

Theo lãnh đạo Blue C, một số doanh nghiệp đang đầu tư cho cuốn sổ tay văn hoá doanh nghiệp về hình thức mà không đầu tư cho nó về lý do để tồn tại, cho nội dung thật sự của nó.

Văn hoá là cái khiến doanh nghiệp trở nên khác biệt với bất cứ ai, là chất keo gắn kết giám đốc với người bảo vệ, là thứ luôn tồn tại dù khó khăn hay thịnh vượng. 

Nếu lãnh đạo nghĩ ra một văn hoá rất hay và làm nên một cuốn sổ rất đẹp nhưng không thực sự thực hành, mang văn hoá đó vào đời sống thì mãi mãi cũng chỉ là một ý tưởng.

Chủ doanh nghiệp sẽ là người quyết định văn hoá doanh nghiệp, định hướng và lựa chọn nhưng nhân viên phải thực hiện, chỉ mình ông chủ không thể tạo văn hoá doanh nghiệp. 

Để không mang tính áp đặt, duy ý chí và bị vênh về văn hoá, cần có sự trao đổi giữa lãnh đạo và quản lý cũng như các cấp nhân viên, có thể giải thích hoặc tranh luận để đưa ra sự đồng thuận.

Sổ tay văn hoá phải có môi trường mới “sống” được

Văn hoá là sự lựa chọn, phải bắt đầu câu chuyện văn hoá từ khi nhân sự chỉ là một ứng viên, phải chọn những người thực sự phù hợp với văn hoá doanh nghiệp dù kỹ năng, kiến thức chưa thực sự tốt.

Khi nhân sự đã vào công ty, văn hoá phải được thực hành thường xuyên trong suốt hành trình trải nghiệm của nhân viên. 

Sổ tay văn hoá đi vào cơ chế, chính sách khen thưởng, cơ chế tuyển dụng, đi vào các bài viết truyền thông nội bộ thì mọi người sẽ ngấm. 

Việc áp dụng sổ tay văn hoá phải được làm thường xuyên và duy trì, tránh tình trạng đầu voi đuôi chuột, năm đầu làm rất sâu nhưng nhạt dần, cuối cùng là không ai coi trọng.

Nói về những thách thức khi áp dụng những nội dung trong cuốn sổ tay văn hoá, ông Vũ cho biết, đầu tiên là phải đảm bảo tất cả nhân sự đều hiểu giống nhau, mà phải biết thì mới hiểu được. Thứ hai là tạo ra môi trường để văn hoá có thể “sống” được bằng việc thực hành thường xuyên

Khi phỏng vấn lãnh đạo doanh nghiệp về giá trị cốt lõi, câu hỏi mà ông Vũ hay đặt ra là “liệu đây có phải là cái mà bạn tin hay không? Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn, bạn có thỏa hiệp với nó không? Nếu doanh nghiệp phát triển mạnh, bạn có giữ nó hay không? Nếu như giá trị này khi đối đầu với đối thủ cạnh tranh có lợi thế hơn bạn vì chính giá trị cốt lõi thì bạn có dám bỏ giá trị cốt lõi để vượt lên đối thủ hay không? Có sẵn sàng sa thải một người vi phạm giá trị cốt lõi này hay không?”.

Thách thức tiếp theo là về sự gương mẫu của lãnh đạo. Nếu lãnh đạo không gương mẫu, không coi đó là chuẩn mực thì nhân viên sẽ không theo và không tin. Tuy nhiên, thực tế là có những lãnh đạo nhiều khi không gương mẫu, hay quên.

Một thách thức khác là đảm bảo sự dung hợp giữa cái cũ và cái mới. Ông Vũ cho rằng, bản thân văn hóa đã có sự xung đột vì thế giới luôn thay đổi. Có những xung đột từ bên ngoài, cũng có những xung đột từ bên trong doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp lớn lên lại lộ ra những lớp tiểu văn hoá.

Cuối cùng là thách thức trong câu chuyện làm văn hoá, không phải vô cớ mà nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam có hẳn một ban văn hoá. Nhưng thông thường, doanh nghiệp không có người làm mà phát triển một cách tự phát. Người làm văn hoá, theo ông Vũ, phải là người có gen trùng với gen của doanh nghiệp.

Dành lời khuyên cho các lãnh đạo doanh nghiệp, ông Vũ nói: “Đừng coi văn hoá là thứ có cũng được, không có cũng được vì nó là thứ cần phải có. Văn hoá giúp tạo ra một khối gắn bó thực sự về nhận thức chung – sức mạnh lớn mang tính lâu dài cho doanh nghiệp, tạo sự khác biệt cho thương hiệu”.