Chuyển đổi số là một vòng xoay cải tiến

Thời gian gần đây, chuyển đổi số đang được nhắc đến như một "nhiệm vụ" bắt buộc với mọi doanh nghiệp ở nhiều ngành nghề, trước những vận động và biến chuyển không ngừng của nền kinh tế trong và ngoài nước.

Việt Nam hiện là một trong những quốc gia đầu tiên trên thế giới ban hành chương trình hay chiến lược về Chuyển đổi số quốc gia, với mục tiêu đưa Việt Nam trở thành quốc gia có nhận thức về chuyển đổi số song hành cùng các quốc gia tiên tiến trên thế giới.

Tuy nhiên, một thực tế không thể phủ nhận là tại nhiều doanh nghiệp, vẫn còn những hoài nghi về hiệu quả của hoạt động chuyển đổi số. Hoặc có những doanh nghiệp chỉ coi đây là dự án ngắn hạn, thay vì có được nhận thức đầy đủ, rõ ràng về nhiệm vụ quan trọng này.

Theo bà Nguyễn Phương Tú, Phó Giám đốc Triển khai của Base, họat động chuyển đổi số tại doanh nghiệp là một quá trình cần liên tục cải tiến, thay vì được coi là một dự án.

"Chuyển đổi số là vòng xoay cải tiến với quy trình - công nghệ - dữ liệu. Muốn cải tiến cần tích lũy, muốn có tích lũy cần cải tiến liên tục. Chính Base cũng sẽ không ngừng cải tiến. Chúng tôi đã phải học lại chính những bài học mà mình đã hướng dẫn cho hơn 7.000 doanh nghiệp", bà Nguyễn Phương Tú chia sẻ.  

Câu chuyện lãnh đạo dẫn dắt công cuộc cải tiến

Đề cao sự cải tiến như kim chỉ nam hành động cho tập thể và mỗi cá nhân, bà Phạm Thị Hương, CEO Autotech Việt Nam chia sẻ: "9 năm qua Autotech Việt Nam luôn cầu thị, lắng nghe khách hàng để liên tục cải tiến, trở thành phiên bản tốt hơn của chính mình. Dù cải tiến, doanh nghiệp sẽ luôn rơi vào giai đoạn chững nếu tiếp tục duy trì phương thức thủ công cũ, bởi thiếu tính cập nhật, tính hệ thống và phân mảnh".

Autotech Việt Nam đã sử dụng mô hình Tinh gọn làm định hướng, linh hoạt áp dụng ERP để quản trị dữ liệu và Base để quản trị vận hành. Dù vậy, khó khăn lớn nhất của Autotech Việt Nam khi bắt đầu công cuộc cải tiến nằm ở sự kháng cự của hơn 160 nhân sự.

"Bởi họ cảm thấy tốn thời gian, phải làm gấp đôi việc cùng tâm thế công nghệ là gánh nặng. Chính vì thế, lãnh đạo phải dẫn dắt trực tiếp triển khai và tiên phong sử dụng công nghệ, cần có chính sách vừa ‘rắn’ cũng vừa ‘mềm’ để nhân viên cảm nhận giá trị thật sự của số hóa trong công việc của họ", bà Hương nhấn mạnh.

Sau 3 tuần áp dụng song song ERP và Base, Autotech Việt Nam tự hào đã thay đổi tư duy làm việc và thói quen của 60% đội ngũ nhân viên, 15 quy trình, 27 luồng đề xuất được số hóa.

Bà Hương cũng khẳng định tầm quan trọng của việc sử dụng tích hợp nhiều phần mềm để giải quyết chuyên sâu từng bài toán của doanh nghiệp. Hiện tại, Autotech Việt Nam còn hợp tác cùng Base xây dựng Data Warehouse - Công cụ tổng hợp dữ liệu từ đa nền tảng, giúp hoạt động quản trị được thống nhất, xuyên suốt.

Bà Phạm Thị Hương đúc rút: "Lãnh đạo phải trực tiếp dẫn dắt triển khai và tiên phong sử dụng công nghệ, cần có chính sách vừa ‘rắn’, vừa ‘mềm’ để nhân viên cảm nhận giá trị thực sự của việc số hóa".

Công cuộc cải tiến từ bên trong

Xác định chuyển đổi số là hành trình cần mẫn, Tập đoàn Thái Bình Dương đã xây dựng kế hoạch 5 năm phát triển bền vững, tập trung vào 3 yếu tố cốt lõi: hệ thống nền tảng, đội ngũ nhân sự và công nghệ thông tin.

Quyết tâm chuyển đổi số trong bối cảnh Covid-19, ban lãnh đạo công ty đã tiếp cận công nghệ rất quyết liệt, cuốn chiếu từng quy trình vận hành lên Base, buộc nhân sự phải thích nghi với phương pháp làm việc từ xa.

Ông Nguyễn Lê Hoàng, Trưởng phòng Công nghệ Thông tin - Tập đoàn Thái Bình Dương cho biết: "Chúng tôi ưu tiên số hóa các nhiệm vụ thiết yếu trước để mọi hoạt động hàng ngày không bị đình trệ. Đồng thời, thực thi quy tắc chỉ xử lý công việc trên Base, nếu tự ý phân mảnh, công việc và đề xuất sẽ không được ghi nhận và phê duyệt".

Là một đơn vị với hơn 20 năm tuổi, sở hữu các quy trình đạt chuẩn ISO nhưng còn nằm trên giấy, đội ngũ tiên phong của Tập đoàn Thái Bình Dương đã xác định những yếu tố cốt lõi, loại bỏ những chi tiết thừa, đảm bảo quy trình tinh gọn trước khi đưa lên nền tảng. 

"Sau một thời gian chạy, dữ liệu được tổng hợp thành báo cáo, giúp các bộ phận tiếp tục cải tiến để tối ưu, thậm chí liên kết các quy trình phòng ban với nhau", ông Hoàng nói.

Triển khai thành công với hơn 10.000 tờ trình số, 158 quy trình số và hơn 42 dự án số, bí quyết của ông Nguyễn Lê Hoàng là đo lường mức độ hoạt động trên hệ thống và liên tục phản hồi tình trạng sử dụng với đội ngũ triển khai của Base.

"Không chỉ đào tạo nhân sự cách sử dụng và thao tác trên nền tảng, đội ngũ Base đã cùng lăn xả với doanh nghiệp để tìm ra vấn đề và đề xuất hướng giải quyết. Hơn nữa, nền tảng Base được xây dựng dựa trên các kiến thức và phương pháp luận về quản trị, khi các cấp lãnh đạo sử dụng sản phẩm cũng có thể học hỏi thêm rất nhiều", ông Hoàng khẳng định.

Lãnh đạo Tập đoàn Thái Bình Dương đánh giá, công nghệ đã giúp nhân sự hào hứng, tự tin, cứng cáp và chủ động hơn trong công việc của chính mình cũng như trong mỗi lần trao đổi, đề xuất trực tiếp với Ban lãnh đạo tập đoàn.