Dòng chảy dữ liệu tức thời từ văn phòng đến công trường

Bước tiến mới của quản trị

Tại Hội nghị toàn quốc quán triệt và triển khai thực hiện bốn nghị quyết mới của Bộ Chính trị, Tổng Bí thư Tô Lâm đã có bài phát biểu lần đầu tiên nhắc tới khái niệm dashboard (bảng điều hành) được hiểu như một công cụ quản trị hiện đại.

Theo TS. Nguyễn Sĩ Dũng, nguyên Phó chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, ủy viên Hội đồng tư vấn chính sách của Thủ tướng, ý nghĩa của chỉ đạo này là rất lớn.

Điều này có hàm ý rằng, từ nay, việc giám sát và triển khai các nghị quyết, chính sách sẽ không còn phụ thuộc vào các báo cáo định kỳ vốn luôn có độ trễ. Thay vào đó, việc điều hành cần được thực hiện dựa trên dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, thông qua các chỉ số định lượng trực quan.

Ông Dũng phân tích, một hệ thống "dashboard" sẽ cho phép các cấp lãnh đạo nhìn thấy ngay lập tức tiến độ công việc, so sánh hiệu quả giữa các địa phương, và quan trọng nhất là phát hiện sớm những điểm nghẽn để có hành động can thiệp kịp thời.

"Đây là một bước chuyển từ quản trị bằng cảm tính sang quản trị bằng dữ liệu, từ xử lý sự vụ sang điều hành chủ động," ông Dũng nhấn mạnh. "Có thể coi đây là tín hiệu mở đầu cho việc tiếp tục đổi mới phương thức lãnh đạo, nơi công nghệ và dữ liệu trở thành nền tảng để bảo đảm hiệu lực và hiệu quả."

Tư duy này, dù mới được nhấn mạnh ở tầm quốc gia, nhưng lại chính là bài toán mà khu vực tư nhân đã phải đối mặt và tìm kiếm lời giải từ nhiều năm nay.

Áp lực cạnh tranh khốc liệt buộc các doanh nghiệp phải liên tục tối ưu bộ máy, loại bỏ những quy trình rườm rà và ra quyết định nhanh hơn. Dòng chảy dữ liệu thông suốt, tức thời từ mọi bộ phận về trung tâm đầu não đã trở thành yếu tố sống còn.

Đơn cử như ngày xây dựng, nhu cầu về dữ liệu rất lớn, khi quy tụ nhiều thành phần từ con người, máy móc cho tới vật liệu, được trải dài trên nhiều địa điểm, kéo dài hàng tháng, thậm chí nhiều năm.

Ông Vũ Văn Thê, Chủ tịch Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Việt Hàn thừa nhận, trong ngành xây dựng hiện nay, một quyết định chậm trễ, hay một thông tin sai lệch có thể gây ra những thiệt hại không thể đo đếm.

Dòng chảy dữ liệu tức thời

Thành lập từ năm 2010, Việt Hàn đã có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng hạ tầng và công nghiệp, ghi dấu ấn qua hàng loạt dự án nhà máy, khu công nghiệp tại miền Bắc.

Nhưng cũng như nhiều doanh nghiệp cùng ngành, khi quy mô ngày càng mở rộng, bộ máy quản lý truyền thống bắt đầu bộc lộ những điểm yếu.

Ông Thê cho hay, với hàng trăm cán bộ nhân viên và nhiều dự án diễn ra đồng thời trên các tỉnh, thành, thì việc điều hành trên giấy tờ và mệnh lệnh "miệng" như trước đây càng trở nên bất khả thi.

"Đặc thù của ngành xây dựng là mọi thứ phải nhanh và chính xác. Lãnh đạo cần nhìn thấy dữ liệu tức thì để đưa ra quyết định kịp thời, dù đang ở văn phòng, hay ngoài công trường", ông Thê bộc bạch. "Chúng tôi cần một hệ thống minh bạch, đủ nhanh để lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình và phê duyệt dù đang ở bất cứ đâu".

Nỗi trăn trở của vị Chủ tịch cũng chính là những khó khăn thường nhật của bộ phận vận hành bên dưới. Ông Đinh Ngọc Khánh, Trưởng phòng kinh tế kế hoạch của Việt Hàn mô tả: "Trước đây, hồ sơ giấy tờ thường bị thất lạc, chậm trễ, hoặc thông tin bị phân mảnh trong vô số nhóm chat và email. Một tờ trình có khi mất cả tuần để đi từ công trường về văn phòng rồi chờ ký duyệt".

Sự tắc nghẽn thông tin này không chỉ gây chậm trễ trong vận hành, làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án, mà còn tạo ra áp lực khổng lồ cho cả nhân viên và ban lãnh đạo.

Đối mặt với điểm nghẽn đó, Việt Hàn quyết định thay đổi. Doanh nghiệp cùng với Base.vn số hóa quy trình làm việc, xây dựng lại toàn bộ hệ thống vận hành, tạo ra một dòng chảy dữ liệu thông suốt.

Chỉ trong vòng một tháng, Việt Hàn đã đưa 16 quy trình cốt lõi, từ tạm ứng, thanh toán đến quản lý hợp đồng lên nền tảng số. Sáu tháng sau, hơn 50 quy trình đã được vận hành trơn tru, với 80% cán bộ nhân viên sử dụng thường xuyên.

Những con số biết nói đã chứng minh hiệu quả của sự thay đổi. Thời gian xử lý một bộ hồ sơ giảm đến 50%, một quy trình từng mất hàng giờ, thậm chí hàng tuần, nay chỉ còn gói gọn trong nửa ngày.

Lượng công việc thủ công, lặp đi lặp lại giảm 40%, giải phóng nhân viên khỏi gánh nặng giấy tờ để họ có thể tập trung vào công việc chuyên môn. Hệ quả tất yếu là năng suất lao động toàn công ty tăng 30%.

Sự thay đổi không chỉ nằm trên các con số báo cáo, nó hiện hữu trong công việc hàng ngày của mỗi nhân viên. Chị Nguyễn Thị Thảo, một nhân viên của Việt Hàn chia sẻ: "Trước kia, cuối ngày là tôi phải ngồi rà soát lại xem có sót việc hay quên hồ sơ nào không. Bây giờ, mọi thứ đều rõ ràng, khoa học trên hệ thống. Tôi có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc tính toán, kiểm soát chi phí cho dự án".

Đối với Chủ tịch Vũ Văn Thê, chuyển đổi số không chỉ là một giải pháp tình thế. Nó đã giúp Việt Hàn xây dựng "nền móng" quản trị vững chắc, minh bạch, vận hành bằng dữ liệu thay vì mệnh lệnh. Từ nền móng này, doanh nghiệp có thể tự tin cải tiến và vươn tới những mục tiêu lớn hơn.