Giảm gánh nặng chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp sau dịch

Bắt đầu khởi nghiệp từ giữa năm 2019 trong lĩnh vực dịch vụ du lịch, anh Tuấn (Hà Đông, Hà Nội) đang đau đầu xử lý khối tài sản không nhỏ mà mình đã đầu tư.

Thời điểm ấy, khi cùng với ba người bạn thành lập công ty, do quá tự tin vào ý tưởng khởi nghiệp và kỳ vọng cao sẽ thành công vượt mong đợi, anh đã chi mạnh tay thuê văn phòng. 

Thuê một văn phòng tại Thanh Xuân với giá gần 20 triệu đồng/tháng, tiền đặt cọc 3 tháng và tiền thuê một năm anh Tuấn phải trả là gần 300 triệu đồng. Đó là chưa kể đến chi phí đầu tư cho trang thiết bị, bàn ghế, điều hoà, lát sàn, nội thất hết gần 100 triệu đồng.

Đầu tư lớn vào hệ thống cơ sở vật chất làm "bộ mặt" thật hoành tráng cho công ty, anh Tuấn kỳ vọng sẽ là khởi đầu thuận lợi cho việc kinh doanh sau này. Thế nhưng, chỉ sau nửa năm hoạt động, trong khi công ty vẫn chưa thể có tệp khách hàng thường xuyên để mang lại doanh thu ổn định thì dịch Covid-19 khiến anh Tuấn không thể “gượng dậy”.

Kết thúc gần một tháng cách ly xã hội do dịch bệnh cũng chính là lúc công ty dừng hoạt động và trả lại văn phòng. Hàng trăm triệu đồng đầu tư vào nội thất buộc phải thanh lý với giá rẻ mạt, còn tiền thuê văn phòng đã trả trước nhiều khả năng không thể lấy lại.

Tình cảnh của anh Tuấn cũng là thực trạng chung của nhiều doanh nghiệp hậu Covid-19. Theo báo cáo đánh giá, bổ sung tình hình kinh tế - xã hội của Bộ trưởng Kế hoạch đầu tư, chỉ trong ba tháng đầu năm nay, gần 34.900 doanh nghiệp rút lui khỏi thị trường, tăng 2% so với cùng kỳ năm trước. 

Trong đó, có 18.600 doanh nghiệp tạm thời đóng cửa, tăng 26% so với cùng kỳ; 12.200 doanh nghiệp ngừng hoạt động chờ làm thủ tục giải thể.

Nói về thất bại của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp khởi nghiệp hiện nay, ông Vũ Văn Thành, Tổng giám đốc VNGroup cho rằng, bên cạnh yếu tố khách quan là dịch Covid-19 khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong hoạt động kinh doanh thì còn một yếu tố rất quan trong khác nằm trong tư duy của doanh nghiệp.

Vấn đề quan trong nhất đối với doanh nghiệp khi khởi nghiệp là kinh doanh gì và như thế nào rất ít được trú trọng. Hầu hết họ chỉ quan tâm đến việc đổ tiền vào đầu tư cơ sở vật chất, làm cho thật đẹp, "thật oách" ngay từ đầu. 

Trong khi đó, một thực tế hiện nay là tỷ lệ thành công của các doanh nghiệp khởi nghiệp rất thấp. Nhiều bạn trẻ khởi nghiệp bốn, năm lần mới thành công. Kết quả là sau 6 - 7 tháng hoạt động không hiệu quả, doanh nghiệp phải giải thể, trả lại văn phòng. 

"Khi đó, toàn bộ tiền đầu tư vào cơ sở vật chất, máy móc thiết bị văn phòng buộc phải thanh lý với giá rẻ mạt. Đầu tư quá lớn vào yếu tố tiêu sản sẽ không những không "đẻ ra tiền" mà còn làm tăng tỷ lệ tài sản khấu hao của doanh nghiệp", ông Thành nhìn nhận.

Lý giải nguyên nhân của sự đầu tư lãng phí cho hệ thống văn phòng, theo ông Thành, phần lớn doanh nghiệp đều chưa hiểu bài toán chi phí. Họ quá quan trọng yếu tố "bề nổi", vỏ bọc bề ngoài mà không chú ý tới hoạt động thực chất bên trong. 

Mặt khác, doanh nghiệp khởi nghiệp cũng kỳ vọng quá lớn vào sự thành công mà không lường trước được những rủi ro.

Theo ông Thành, các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp khởi nghiệp nên tính toán tới bài toán hiệu quả hơn cho việc thuê văn phòng là sử dụng các mô hình co-working (văn phòng chia sẻ).

Hiểu một cách đơn giản, đây là một phong cách làm việc nơi mọi người chia sẻ một không gian văn phòng cho nhiều công ty cùng làm việc, sử dụng chung các khu vực và trang thiết bị mà các văn phòng riêng sử dụng lãng phí để tối ưu chi phí, nhưng lại vẫn có các không gian độc lập cho từng công ty hoạt động như phòng họp, phòng sự kiện hội thảo, phòng giải trí.

Nhiều ý kiến trên thị trường cho rằng khi thuê co-working, chi phí khoảng 60 - 90 USD/m2/ tháng đắt hơn văn phòng bình thường chỉ khoảng 15 USD/m2/tháng. 

Song thực chất, khi thuê tại các văn phòng chia sẻ này, chủ đầu tư đã trang bị mọi thứ từ bàn ghế, trang thiết bị, các phòng chức năng, doanh nghiệp không cần đầu tư gì thêm. Do đó, tưởng là đắt nhưng lại rất rẻ và tiết kiệm chi phí. 

Sau thời gian 2 - 3 năm hoạt động, khi doanh nghiệp đã có lượng khách hàng và tạo được doanh thu ổn định, họ sẽ có đủ tiềm lực để thuê một văn phòng cố định nhằm tạo cơ sở cho sự phát triển lâu dài và bền vững sau này, ông Thành chia sẻ.

Mô hình văn phòng chia sẻ sẽ lên ngôi sau dịch?

Thực tế, không phải đến thời điểm hiện tại mà những năm gần đây, tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP. HCM, Đà Nẵng, nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước cũng đã đẩy mạnh hoạt động đầu tư vào văn phòng chia sẻ.

Nhiều trung tâm co-working đã ra đời như Regus, Toong và Up, NakedHub, WeWork hay mới đây là CoGo, Tiktak. Trong đó, tăng trưởng tốc độ nhất phải kể đến Toong, doanh nghiệp này hiện đang có 14 địa điểm đã đi vào hoạt động và đang có kế hoạch vươn đến cả thị trường Lào và Campuchia.

VNG Group cũng đang có kế hoạch tăng tốc trong việc mở rộng chuỗi văn phòng Tiktak. Doanh nghiệp này đã có ba cơ sở và dự kiến mở thêm hai cơ sở trong năm nay.

Báo cáo của CBRE đánh giá, thị trường co-working tại Việt Nam trong thời gian gần đây vẫn đang trên đà tăng trưởng nhanh. Với trên 90% doanh nghiệp trên thị trường là doanh nghiệp vừa và nhỏ, cùng làn sóng khởi nghiệp đã đem lại số lượng khách hàng đông đảo cho mô hình văn phòng này. 

Sự phát triển của co-working tại TP. HCM diễn ra vô cùng mạnh mẽ. Thị trường Hà Nội cũng không kém phần sôi động. Tỷ lệ lấp đầy của phân khúc này đạt mức trung bình 80%.

Tiềm năng của mô hình văn phòng chia sẻ là rất lớn, tuy nhiên theo ông Thành, mô hình này ở Việt Nam vẫn còn rất mới, chưa phát triển xứng với tiềm năng.

Các co-working trên thị trường vẫn chỉ dừng ở việc cho thuê văn phòng, tổ chức sự kiện hay các hoạt động đào tạo. Trong khi đó, giá trị lớn nhất của nó nằm ở tính kết nối giữa các doanh nghiệp, nuôi dưỡng ý tưởng khởi nghiệp cho doanh nghiệp trẻ.

Có rất nhiều đơn vị hiểu sai về khái niệm “co-working là gì?”. Họ nghĩ co-working đơn giản chỉ là địa điểm cung cấp không gian làm việc cho người có nhu cầu. Điều này là đúng nhưng chưa đủ. 

Theo ông Thành, co-working được phát triển theo hướng xây dựng một cộng đồng kết nối tại không gian làm việc chung của nhiều người. Coworking là nơi tập trung nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp khác nhau. Tất cả mọi người khi đến đây sẽ có cơ hội gặp gỡ và tương tác lẫn nhau. Nó trở thành môi trường thuận lợi cho việc mở rộng các mối quan hệ. Qua đó, doanh nghiệp tìm ra những cơ hội hợp tác và cùng phát triển.

Cũng theo vị lãnh đào này, một nguyên nhân khác khiến co-working tại Việt Nam chưa phát triển mạnh mẽ là do các doanh nghiệp đầu tư gặp khó do chi phí lớn. Một hệ thống coworking bao gồm rất nhiều những phòng phụ trợ như nhà kho, phòng họp, phòng thư giãn đòi hỏi chủ đầu tư phải đầu tư đồng bộ để đáp ứng đủ mọi nhu cầu của khách thuê.

Mặt khác, khi phát triển một hệ thống co-working, doanh nghiệp cũng không thể kỳ vọng có lợi nhuận ngay mà phải mất khoảng ba năm mới có thể có tệp khách hàng ổn định. Đó chính là lý do khiến không nhiều doanh nghiệp tâm huyết và đầu tư bải bản, lâu dài vào mô hình văn phòng này.

Tuy nhiên, ông Thành tin tưởng rằng, sau dịch bệnh, khi nhiều doanh nghiệp hoạt động khó khăn do giảm mạnh doanh thu, mô hình văn phòng chia sẻ sẽ càng khẳng định được giá trị và lợi ích của mình, đặc biệt là đối với doanh nghiệp nhỏ và khởi nghiệp. Mô hình văn phòng chia sẻ tại Việt Nam được dự báo sẽ phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới.

Bà Đỗ Thị Thu Hằng, Giám đốc Tư vấn & Nghiên cứu, Savills Hà Nội cho biết: “Do tác động của Covid-19, quý 1/2020, công suất thuê của phân khúc văn phòng chia sẻ đã giảm đáng kể do đặc thù thời hạn cho thuê ngắn và hợp đồng linh hoạt. 

Hiện có những văn phòng chia sẻ đã giảm giá thuê các dịch vụ 20-30% để giữ chân khách hàng, cá biệt những nơi lên tới 50% cho khách hàng thanh toán lần đầu. 

Cũng có tình huống là một số nhà phát triển đang tính đến việc cơ cấu lại hệ thống các địa điểm đang mở tùy thuộc hiệu quả hoạt động của từng vị trí.”